Do ZUS wpływają co miesiąc ogromne ilości danych zawartych w deklaracjach i raportach miesięcznych. ZUS przetwarza je i gromadzi na kontach płatnika oraz ubezpieczonych. Zgodnie z art. 34 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 nr 11, poz. 74 ze zm.; ustawa) podlegają one szczególnej ochronie. Stosujemy do nich bowiem przepisy o ochronie danych osobowych.

Na koncie płatnika ZUS ewidencjonuje następujące informacje:

- dane identyfikacyjne: nazwa płatnika, numery NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu;

- adres siedziby, adres prowadzenia działalności, gdy jest inny niż adres siedziby, oraz adres do korespondencji;

- nazwy i numery rachunków bankowych płatnika;

- dane informacyjne płatnika, w tym szczególną formę prawną według krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), numer według Europejskiej Klasyfikacji Działalności (EKD), numer według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

- inne dane konieczne do obsługi konta, a w szczególności dla celów rozliczania należności z tytułu składek oraz dla celów prowadzenia postępowania egzekucyjnego, w tym dotyczące wspólników spółek cywilnych, jawnych i komandytowych w zakresie rejestrowanym w krajowej ewidencji podatników.

Wzory dokumentów zgłoszeniowych płatnika określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU z 1998 r. nr 149, poz. 982 ze zm.). Warto zwrócić uwagę, że we wzorach tych nie ma pól do podania takich danych, jak PKD czy EKD.

Na kontach ubezpieczonych ZUS gromadzi dane:

> o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, z wyłączeniem na otwarte fundusze emerytalne:

– należnych ubezpieczonym niebędącym płatnikami,

– wpłaconych przez płatników oraz za osoby współpracujące z prowadzącymi pozarolniczą działalność,

> o zwaloryzowanej wysokości należnych składek na otwarte fundusze emerytalne, które uległy przedawnieniu zgodnie z art. 24 ustawy, oraz o zwaloryzowanej wysokości składek na otwarte fundusze emerytalne należnych za okres do końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego miesiąc, kiedy ubezpieczony zgłosi wniosek o emeryturę, i nieopłaconych do końca tego miesiąca – jednakże te informacje ewidencjonowane są tylko w odniesieniu do ubezpieczonych niebędących płatnikami,

> wymienione w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych, w imiennych raportach miesięcznych oraz w deklaracjach rozliczeniowych:

– o członkostwie w otwartym funduszu emerytalnym i o terminach przekazania składek do tego funduszu,

– o członkostwie w kasie chorych i o terminach przekazania składek do tej kasy,

> o wysokości należnych i wpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne oraz o wysokości należnej i odprowadzonej składki na otwarty fundusz emerytalny,

> o faktach pozaubezpieczeniowych, mających wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i na ich wysokość,

> o wysokości emerytury dożywotniej wypłacanej przez zakład emerytalny,

> niezbędne do przyznania i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach,

> niezbędne do ustalenia, ponownego ustalenia lub przeliczenia kapitału początkowego,

> o kapitale początkowym oraz zwaloryzowanym kapitale początkowym,

> niezbędne do realizacji przez ZUS zadań zleconych na podstawie odrębnych przepisów.

Dane zawarte na koncie płatnika oraz ubezpieczonego ZUS może udostępniać na wniosek osób fizycznych i płatników, których te informacje dotyczą. Zanim ubezpieczony nie uzyska pierwszej informacji o stanie konta, ZUS przekazuje mu informacje z jego konta ustnie, na ustny wniosek zgłoszony osobiście przez zainteresowanego. Wniosek taki zgłaszamy w jednostce organizacyjnej ZUS. Na wniosek ubezpieczonego ZUS jest zobowiązany potwierdzić na piśmie dane udostępnione ustnie. Dane zgromadzone na kontach płatników i ubezpieczonych ZUS może również udostępnić bezpłatnie sądom, prokuratorom, organom kontroli skarbowej i podatkowym, ośrodkom pomocy społecznej, powiatowym centrom pomocy rodzinie oraz Komisji Nadzoru Finansowego, a także w zakresie niezbędnym do realizacji świadczeń rodzinnych – wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta.

W celu udostępnienia danych zawartych na wymienionych kontach zainteresowany występuje z wnioskiem zawierającym:

> gdy chodzi o dane z konta ubezpieczonego – imię i nazwisko ubezpieczonego oraz numery PESEL i NIP, a w razie gdy nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,

> z konta płatnika – imię i nazwisko lub nazwę skróconą płatnika oraz numery NIP i REGON, a jeżeli nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Jeżeli wniosek nie zwiera tych informacji, ZUS nie udostępni danych. Co do zasady, ZUS przekazuje je za darmo. Opłaty ponoszą wyłącznie komornicy sądowi starający się o dane pomocne w prowadzeniu postępowania egzekucyjnego.