- Jestem nowym specjalistą płacowym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Mój poprzednik narobił bałaganu. Przez dwa miesiące niesłusznie pobrał składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od dodatku stażowego, wypłacanego pracownikowi za czas choroby. Czy nadpłatę trzeba oddać zatrudnionemu? Jeśli tak, to jak wygląda korekta i jak ustalić kwotę do zwrotu? - pyta czytelnik dF.

Przedsiębiorca, jeśli chce, może zatrudnionym przyznać w przepisach zakładowych składniki wynagrodzenia wypłacane obok wynagrodzenia chorobowego i zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego czy opiekuńczego oraz obok świadczenia rehabilitacyjnego. Gdy się na to zdecyduje, owe składniki wynagrodzeń są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dotyczy to również opisanego dodatku stażowego. A skoro tak, to poprzedni specjalista płacowy nieprawidłowo pobierał z niego składki wtedy, gdy zatrudniony przebywał na zwolnieniu lekarskim. Składki od niego potrącamy tylko za czas, gdy osoba świadczyła pracę.

Błąd pracownika spowodował zawyżenie podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne oraz zapłatę zbyt wysokich składek. Doprowadziło to jednocześnie do zaniżenia podstawy opodatkowania, bo została z niej odliczona zawyżona kwota składek na ubezpieczenia społeczne. Ponadto z przekazywanej do urzędu skarbowego zaliczki podatkowej poprzedni specjalista ds. płac odjął składkę zdrowotną ustaloną od zawyżonej podstawy wymiaru (łącznie z dodatkiem stażowym). W takiej sytuacji pracodawca powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, czyli miesięcznych raportów imiennych ZUS RCA oraz deklaracji ZUS DRA za miesiące, w których niesłusznie naliczył składki od dodatku stażowego.

Po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych powstanie na koncie pracodawcy nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Opłacając składki za kolejny miesiąc, należy zmniejszyć przekazywane do ZUS należności o kwotę nadpłaty. Szef jest również zobowiązany rozliczyć się z ubezpieczonym, czyli zwrócić mu niesłusznie potrącone składki. Oddawana kwota stanowi jednak przychód w miesiącu jej wypłaty. Trzeba ją wówczas doliczyć do wynagrodzenia pracownika, a od łącznego przychodu naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Przedstawimy tę sytuację na przykładzie.

Księgowa wskutek błędu zawyżyła obie kwoty. Na podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne składa się bowiem wyłącznie wynagrodzenie i dodatek za czas przepracowany, czyli 1150 zł. Do podstawy składki zdrowotnej wchodzi natomiast wynagrodzenie i dodatek za czas przepracowany obniżone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego oraz wynagrodzenie chorobowe, a więc łącznie 1934,84 zł {1150 zł - (18,71 proc. x 1150 zł) + 1000 zł}.

KROK 2. Obliczamy nadpłacone składki

Przez pomyłkę księgowa zawyżyła składki na ubezpieczenia:

- emerytalne - składka zapłacona: 1300 zł x 9,76 proc. = 126,88 zł - składka należna: 1150 zł x 9,76 proc. = 112,24 zł - nadpłata: 126,88 zł - 112,24 = 14,64 zł (po 14,64 zł finansowane ze środków pracodawcy i pracownika)

- rentowe - składka zapłacona: 1300 zł x 6,5 proc. = 84,50 zł - składka należna: 1150 zł x 6,50 proc. = 74,75 zł - nadpłata: 84,50 zł - 74,75 zł = 9,75 zł (po 9,75 zł finansowane ze środków pracodawcy i pracownika)

- chorobowe - składka zapłacona: 1300 zł x 2,45 proc. = 31,85 zł - składka należna: 1150 zł x 2,45 proc. = 28,18 zł - nadpłata: 31,85 zł - 28,18 zł = 3,67 zł (finansowana w całości ze środków pracownika)

- wypadkowe - składka zapłacona: 1300 zł x 1,80 proc.* = 23,40 zł - składka należna: 1150 zł x 1,80 proc.* = 20,70 zł - nadpłata: 23,40 zł - 20,70 zł = 2,70 zł (finansowana w całości ze środków pracodawcy) * przy założeniu że taka stawka procentowa obowiązuje płatnika

- zdrowotne - składka zapłacona: 2056,77 zł x 9 proc. = 185,11 zł - składka należna: 1934,84 zł x 9 proc. = 174,14 zł - nadpłata: 185,11 zł - 174,14 zł = 10,97 zł

KROK 3. Potrącanie nadpłaty

z następnych należności przesyłanych do ZUS

Opłacając składki za kolejny miesiąc, pracodawca powinien pomniejszyć należność na ubezpieczenia społeczne o kwotę 55,15 zł {2 x (14,64 zł) + 2 x (9,75 zł) + 3,67 zł + 2,70 zł}, a na ubezpieczenie zdrowotne o kwotę 10,97 zł.

KROK 4. Oszacowanie kwoty do zwrotu zatrudnionemu

Pracownikowi natomiast płatnik ma oddać 39,03 zł (14,64 zł + 9,75 zł + 3,67 zł +10,97 zł). Od kwoty tej musi oczywiście odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawa prawna: § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), art. 24 ust. 6 a, art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)

Zgodnie z obowiązującym w zakładzie regulaminem wynagradzania dodatek stażowy przysługuje również za czas choroby. Pracownik korzystał ze zwolnienia lekarskiego od 15 do 28 lutego. Dostał za ten miesiąc 1000 zł wynagrodzenia chorobowego, 1000 zł za czas przepracowany oraz dodatek stażowy w wysokości 300 zł (150 zł za okres od 1 do 14 lutego oraz 150 zł za okres od 15 do 28 lutego). Wszystkie te pieniądze otrzymał 28 lutego. Księgowa pomyliła się, uwzględniając dodatek stażowy w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawa ta wyniosła więc 1300 zł, a podstawa składki zdrowotnej 2056,77 zł {1300 zł - (18,71 proc. x 1300 zł) + 1000 zł}.