Stan ubezpieczonych na ten jeden dzień decyduje o obowiązkach w całym kolejnym roku. Późniejsze zmiany w zatrudnieniu nie mają znaczenia. Jeśli więc zakład zwiększył zatrudnienie choćby na kilka dni pod koniec roku w związku z nadchodzącymi świętami, to może ponosić tego konsekwencje przez cały 2015 r.

Nie tylko etaty

Z początkiem roku zakłady, w których stan zatrudnienia oscyluje około 20 osób, muszą zaktualizować swoje obowiązki. Przy czym te ZUS-owskie nie są związane z ilością etatów, lecz z liczbą osób zgłaszanych do ubezpieczeń.

Jednym z nich jest zobowiązanie zakładów, które 30 listopada danego roku zgłaszały do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, aby same zajmowały się naliczaniem i wypłacaniem im zasiłków. Oczywiście nie muszą ich finansować. Kwoty tych świadczeń odliczają od składek, które za dany miesiąc powinny wpłacić na konto ZUS.

Nie zmienia to faktu, że ktoś musi się zająć naliczaniem i wypłatą zasiłków. A kosztów ewentualnego zatrudnienia kolejnego pracownika albo zlecenia tego obowiązku biuru rachunkowemu z pewnością nie zrekompensuje wynagrodzenie, które z tego tytułu można uzyskać z ZUS >patrz ramka.

Newralgiczna data

Cały kolejny rok zależy więc od jednego dnia. Jeśli zakład 30 listopada miał zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w ZUS – zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego – co najmniej 21 osób, przez cały 2015 rok musi przyjąć na siebie obowiązek naliczania i wypłaty zasiłków. Nie ma znaczenia, że np. 1 grudnia zgłaszał już tylko dziesięć osób, a w 2015 r. średnio będzie zatrudniać pięć.

Inaczej jest jedynie w przypadku firm, które 30 listopada nie zgłaszały nikogo do ubezpieczenia chorobowego. Ustalają swoje obowiązki związane z wypłatą zasiłków na podstawie liczby ubezpieczonych zgłoszonych do chorobowego w miesiącu, od którego dokonały takiego zgłoszenia.

Liczenie i kontrola

Wiąże się z tym nie tylko konieczność ustalania prawa i wypłaty zasiłków, ale też obowiązek ustalania okresu zasiłkowego oraz przeprowadzania tzw. domowej kontroli chorych. Jeśli ZUS nie wypłaca zasiłków, bo przejął ten obowiązek pracodawca, nie będzie już kontrolował prawidłowości korzystania przez zatrudnione przez niego osoby ze zwolnień lekarskich. To na zakład spada konieczność sprawdzania, czy chorujący nie jest na fikcyjnym zwolnieniu, aby np. wyremontować mieszkanie, wyjechać na wakacje albo zarobić w innej firmie.

Przełom grudnia i stycznia

Przejęcie tych wszystkich obowiązków zasadniczo oznacza, że pracodawca musi je podjąć już od 1 stycznia 2015 r. Ale nie jest to reguła.

Jeśli firma wchodzi w rolę płatnika zasiłków od stycznia 2015 r., nie przejmie wypłaty zasiłków, które przed sylwestrem podjął ZUS. Organ rentowy będzie je realizował również po 1 stycznia 2015 r. do czasu przerwy – choćby jednodniowej – w pobieraniu zasiłku. Bez względu na to, czy po przerwie ubezpieczony będzie otrzymywał to samo czy inne świadczenie, wypłatę musi przejąć zatrudniający.

Ale jeśli taka przerwa nie wystąpi, np. w zasiłku macierzyńskim pobieranym na przełomie roku, to ZUS będzie go wypłacał do końca. A może to trwać długo, jeśli matka uzna, że korzysta w pełnym wymiarze z zasiłku zarówno za czas dodatkowego urlopu macierzyńskiego, jak i urlopu rodzicielskiego.

Taka sytuacja może komplikować rozliczenia. Z jednej strony zakład musi naliczać i wypłacać zasiłki pracownikom, którzy nabędą do niego prawo po 31 grudnia 2014 r. Z drugiej nie przejmie wypłat kontynuowanych przez ZUS od 2014 roku. Czasem trudno nad tym zapanować.

Nie działa w drugą stronę

Inaczej jest w sytuacji, gdy zakład, który w 2014 r. wypłacał zasiłki, żegna się z tym obowiązkiem na cały 2015 r. Nawet jeśli rozpoczął wypłatę zasiłku w 2014 r., musi ją przekazać do dalszej realizacji ZUS od 1 stycznia 2015 r., nie patrząc, czy wystąpiła przerwa.

Płatnik, który z rozpędu wypłaci styczniowe zasiłki, mimo że stracił te uprawnienia z końcem poprzedniego roku, nie musi ich zwracać. Wystarczy, że zwróci się do ZUS o wyrażenie zgody, aby mógł uznać wypłacone kwoty w deklaracji rozliczeniowej. Nie musi się przy tym obawiać kar za to, że wypłacił świadczenia mimo braku uprawnień. Taki płatnik musi jednak wykazać, że prawidłowo naliczył zasiłki. Do wniosku o uznanie powinien dołączyć dokumenty, na podstawie których ustalił ich wysokość, w tym: zwolnienie lekarskie, zaświadczenie płatnika na druku Z-3, odpis lub kserokopię karty zasiłkowej oraz potwierdzenie wypłaty. W zależności od okoliczności ZUS może żądać przedłożenia innych dowodów.

Gdyby się okazało, że pracodawca źle obliczył zasiłki, ZUS zatwierdzi jedynie wypłatę należnych kwot. Zobowiąże płatnika, aby skorygował dokumenty rozliczeniowe i ewentualnie dopłacił składki z odsetkami (jeśli nadpłacił zasiłek).

Jak ustalić stan ubezpieczonych

Do osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez zakład na 30 listopada 2014 r. należy wliczać:

- pracowników, w tym uczniów,

- zleceniobiorców zgłoszonych do tego ubezpieczenia,

- chałupników,

- przedsiębiorcę, jeśli przystąpił do chorobowego,

- osoby współpracujące z przedsiębiorcą,

- zatrudnionych, którzy w tym dniu mieli prawo do zasiłku za czas choroby lub macierzyństwa, bez względu na to, z jakiego tytułu uzyskali do niego prawo.

W tych rachunkach pomija się pracowników przebywających na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym oraz duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Symboliczna pensja dla płatnika

Pracodawca, który wypłaca zasiłki z ubezpieczenia chorobowego, za wykonywanie tego obowiązku ma prawo do wynagrodzenia. Jest ono jednak bardzo małe, bo stanowi równowartość 0,1 proc. sumy zasiłków prawidłowo wypłaconych w danym miesiącu. Co więcej, jeśli płatnik o nim nie wie, definitywnie straci prawo do tej minipensji. Aby ją otrzymać, musi bowiem odliczyć tę kwotę od składek w deklaracji składanej za miesiąc, w którym wypłacił zasiłki. Później, w korektach, nie może już tego zmienić. Ponadto nie może naliczać tego wynagrodzenia od zasiłków wypłaconych z ubezpieczenia wypadkowego. W gruncie rzeczy wychodzi więc na to, że to gra niewarta świeczki.