Jak liczyć przedawnienie składek ZUS

Od 2012 r. termin przedawnienia należności składkowych oraz tych nienależnie opłaconych wynosi pięć lat. Wcześniej płatników, którzy chcieli odzyskać nadpłatę, obowiązywał pięcioletni termin przedawnienia. Natomiast ZUS na upomnienie się o swoje miał dwa razy więcej czasu.

Ta zmiana obowiązująca od prawie trzech lat nie oznacza jednak, że wszystkie zaległości wobec ZUS po 31 grudnia 2011 r. automatycznie przedawniają się z upływem skróconego, pięcioletniego, okresu.

Zadawnione braki

Do końca 2011 r. obowiązywał 10-letni okres przedawnienia zusowskich składek. Liczony był od dnia, w którym roszczenie o zapłatę stało się wymagalne. Jeśli płatnik ma zaległości sprzed zmiany liczenia terminu przedawnienia, to co do zasady należy do nich stosować nowy, pięcioletni termin. Jednak nie liczy się go tak, jak przy „nowych" zaległościach (powstałych po 31 grudnia 2011 r.), czyli od dnia, w którym należności ze składek stały się wymagalne, ale od 1 stycznia 2012 r. A to oznacza, że takie stare długi przepadną dopiero 1 stycznia 2017 r.

Przykład

W 2011 r. spółka nie zapłaciła składek za październik. Mimo że 10-letni termin ich przedawnienia biegnie od 16 listopada 2011 r. (płatnik powinien je uregulować do 15 listopada), to trzeba go obliczyć na nowo od 1 stycznia 2012 r. Składki te przedawnią się po pięciu latach, licząc od 1 stycznia 2012 r., czyli dopiero 1 stycznia 2017 r.

Z korzyścią dla płatnika

Od tej ogólnej reguły ustawodawca przewidział wyjątek. Jeżeli stare należności ze składek (te sprzed 2012 r.) zgodnie z dotychczasowymi przepisami przedawniłyby się wcześniej, wolno nadal stosować 10-letni jego termin, liczony na dawnych zasadach.

Przykład

Firma nie uregulowała składek za grudzień 2004 r. Powinna je opłacić najpóźniej 17 stycznia 2005 r. (15 stycznia przypadał na sobotę). Należność ta stała się wymagalna 17 stycznia 2005 r. Wtedy rozpoczął się bieg 10-letniego terminu jej przedawnienia. Także obecnie stosuje się do niej stary, 10-letni, korzystniejszy dla płatnika termin przedawnienia. Upłynie on 18 stycznia 2015 r. Gdyby dług miał przepaść zgodnie z przepisem przejściowym, nastąpiłoby to dopiero 1 stycznia 2017 r.

Przykład

Płatnik zalegał z lutowymi składkami za 2008 r. Powinien je opłacić do 17 marca 2008 r. (15 marca przypadał na sobotę). Ponieważ już biegnie przedawnienie, to należy ustalić, czy stary 10-letni termin upłynie wcześniej niż nowy pięcioletni. 10-letnie przedawnienie (według starych przepisów) płynie od 18 marca 2008 r. i zakończy się 18 marca 2018 r. Ponieważ to późniejszy termin niż pięcioletni okres liczony na nowych zasadach, do rozliczenia tej zaległości płatnika zastosować należy termin dla niego korzystniejszy – czyli ustalony na nowych zasadach. Faktycznie jego zaległości do ZUS przedawnią się czternaście i pół miesiąca wcześniej, czyli 1 stycznia 2017 r.

Uwaga!

Wszystkie stare zaległości składkowe, czyli te sprzed 1 stycznia 2012 r., których 10-letni termin przedawnienia liczony na starych zasadach jest dłuższy niż ten wyliczony według przepisów przejściowych, przedawnią się 1 stycznia 2017 r.

Poszło w zapomnienie

Jakie zatem należności już się przedawniły? Przy założeniu, że ZUS nie upomniał się o dług, spokojnie może spać ten płatnik, który zalegał z opłatami za okres do października 2004 r. włącznie. Jednak sprawa komplikuje się, jeśli w stosunku do takich starych zaległości pojawiły się okoliczności powodujące przerwanie biegu już płynącego przedawnienia.

Przykład

Płatnik zalegał z opłatami na ubezpieczenie zdrowotne za wrzesień – grudzień 2004 r. Przedawnią się odpowiednio w październiku, listopadzie, grudniu 2014 r. i styczniu 2015 r., jeśli nie doszło do zawieszenia biegu przedawnienia.

Przerwany bieg

Do przerwy w rachunkach dochodzi w ściśle określonych przypadkach. Chodzi o sytuacje opisane w art. 24 ust. 5-6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm.; dalej: ustawa o sus). Ustawa między innymi mówi o:

Wznowione rachunki

Jeśli płatnik naruszy umowę z ZUS o rozłożenie należności na raty, czyli nie będzie terminowo i w pełnych kwotach uiszczał spłat uzgodnionych w układzie, wznowi się zawieszony termin biegu przedawnienia. Do obliczenia przedawnienia należności składkowych, co do których zawieszono jego bieg i trwa ono po 1 stycznia 2012 r., stosuje się korzystniejszy (wcześniejszy) jego termin >patrz ramka.

Przykład

Płatnik zalegał ze składkami za luty 2005 r. Zgodnie ze starymi zasadami należność przedawnia się 16 marca 2015 r. Jednak 1 kwietnia 2008 r. strony zawarły trzyletni układ ratalny na te zaległości. Zawiesiło to płynące przedawnienie na trzy lata – do 1 kwietnia 2011 r. Zgodnie ze starymi przepisami zaległości powinny się przedawnić 16 marca 2018 r. Jednak ze względu na to, że termin przedawnienia w myśl tych regulacji nie upłynie wcześniej niż według nowych zasad, to do jego obliczenia stosuje się nowe przepisy. Przedawnienie nastąpi więc 1 stycznia 2017 r.

Przykład

Płatnik powinien uregulować składki za listopad 2004 r. do 15 grudnia. Zgodnie ze starymi zasadami, bieg 10-letniego terminu przedawnienia powinien upłynąć 16 grudnia 2014 r. Jednak 16 października 2011 r. należności te objęto spłatą ratalną, która ma trwać pięć lat – do 16 października 2016 r. Przesuwa to 10-letnie przedawnienie aż do 16 grudnia 2019 r. Biorąc pod uwagę, że bieg przedawnienia był zawieszony w czasie gdy zmieniały się przepisy (1 stycznia 2012 r.), należy w tym wypadku zastosować stare, korzystniejsze dla płatnika, zasady. Oznacza to, że zaległości te przedawnią się już 1 stycznia 2017 r., czyli prawie trzy lata wcześniej.

Zdaniem eksperta

Michał Trzebiński radca prawny

Okres przedawnienia biegnie od dnia wymagalności należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Datą wymagalności jest natomiast dzień, w którym płatnik powinien opłacić składki. Termin regulowania tych opłat za dany miesiąc to – w zależności od statusu płatnika – 5., 10. lub 15. dzień następnego miesiąca. Oznacza to, że termin przedawnienia biegnie odpowiednio od 6., 11. lub 16. dnia danego miesiąca. Czasem jednak, z uwagi na układ kalendarza, data wymagalności jest późniejsza niż określona w art. 47 ustawy o sus. Jest tak, gdy ustawowy koniec terminu przypada w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Wówczas ostatni dzień na zapłatę składki przesuwa się na najbliższy roboczy dzień. Jeśli 15. dzień miesiąca przypada w sobotę, to termin na opłacenie składek przesuwa się na 17., w poniedziałek. Wówczas pierwszym dniem płynącego przedawnienia jest 18. dzień miesiąca, wtorek.

Andrzej Radzisław radca prawny, współpracuje z kancelarią LexConsulting.pl