Pracownik korzystający z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, a później rodzicielskiego, może się zdecydować na wybieranie swoich uprawnień, korzystając z możliwości połączenia urlopu z etatową pracą. Zgodnie z art. 1821 § 5 k.p. ma prawo łączyć dodatkowy urlop macierzyński z pracą – maksymalnie na pół etatu – w macierzystej firmie. Dozwolone jest to również w czasie urlopu rodzicielskiego. Pozwala na to art. 1821a § 6 k.p.

Zdarza się jednak, że taki aktywny rodzic zachoruje. Wówczas ma prawo do dwóch zasiłków – macierzyńskiego z tytułu urlopu rodzicielskiego i chorobowego z połówki etatu. Ma również dwa tytuły do ubezpieczeń społecznych – pobieranie zasiłku macierzyńskiego oraz praca na część etatu.

Prześledźmy, jak rozliczyć pracownicę, która zachorowała, łącząc etatową pracę z opieką nad nowo narodzonym dzieckiem.

Założenia: Pani Katarzyna od 1 października br. łączy urlop rodzicielski z pracą na 1/2 etatu. Przez cały tzw. roczny urlop rodzicielski ma prawo do 80 proc. zasiłku macierzyńskiego. Po trzech tygodniach aktywności zawodowej zachorowała i dostarczyła zaświadczenie lekarskie na okres od 20 października do 5 listopada 2014 r. Pracownica ma stałą miesięczną pensję 4000 zł. W jaki sposób ustalić jej wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek macierzyński? Jak powinny zostać rozliczone składki ZUS i obliczona zaliczka na podatek dochodowy?

Roczny limit

Jeśli w okresie aktywnego rodzicielskiego zachoruje matka lub jej dziecko, kobieta uzyska prawo do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego z racji niepełnowymiarowego zatrudnienia, nie tracąc jednocześnie prawa do zasiłku macierzyńskiego. Ustalając prawo do chorobowych pieniędzy, trzeba ustalić, czy zatrudnionej należy się wynagrodzenie chorobowe, czy już zasiłek chorobowy. Dni niezdolności do pracy, za które szef płaci z własnej kieszeni, sumuje się w danym roku kalendarzowym niezależnie od tego, w jakim wymiarze czasu pracy wykonywane były obowiązki. Oznacza to, że jeśli w tym roku przed porodem matka nie chorowała przez 33 dni, to gdy pójdzie na zwolnienie po powrocie do aktywności na rodzicielskim, najpierw szef będzie płacił jej wynagrodzenie chorobowe, a dopiero później nabędzie ona prawo do zasiłku chorobowego.

Ustalamy proporcje

Oczywiście za okres łączenia dodatkowego urlopu macierzyńskiego z pracą w obniżonym wymiarze pracownik powinien otrzymać świadczenia pozostające do nich w odpowiedniej proporcji. Ustalając wysokość należnego zasiłku macierzyńskiego, należy postępować zgodnie z art. 29 ust. 7 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., dalej: ustawa zasiłkowa). Nakazuje on pomniejszyć wysokość zasiłku proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym pracownik łączy korzystanie z urlopu z wykonywaniem pracy na część etatu.

Kodeks pracy nie ma tego rodzaju regulacji. Ale skoro art. 80 k.p. stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za wykonaną pracę, to i na gruncie wynagrodzeń można wywieść analogiczną zasadę jak w zasiłkach. Płaca powinna być proporcjonalnie obniżona do wymiaru aktywnego etatu. Sposób jego obliczenia powinno się dostosować do rodzaju wypłacanych składników, z uwzględnieniem wysokości wynagrodzenia zagwarantowanego w umowie oraz zasad jego pomniejszania przewidzianych w przepisach rozporządzenia o wynagrodzeniu.

Aby ustalić wysokość wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, trzeba się zastosować do wskazań § 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm., dalej: rozporządzenie o wynagrodzeniu). Miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez 30, a otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zwolnieniu. Stawkę dzienną płacy ustalamy, zawsze dzieląc miesięczną płacę przez 30 – niezależnie od tego, czy miesiąc, w którym podwładny zachorował, liczy 28, 29, 30 czy 31 dni. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Przepis ten stosuje się zawsze, gdy nieobecność pracownika spowodowana jest przyczynami tzw. zasiłkowymi (pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, opiekuńczego czy macierzyńskiego).

Gdyby wynagrodzenie było określone według stawki godzinowej, to wynagrodzenie za pracę należałoby ustalić, mnożąc liczbę godzin przepracowanych przez obowiązującą stawkę.

PŁACA PAŹDZIERNIKOWA

– wynagrodzenie za przepracowane dniówki

Wynagrodzenie zasadnicze: 4000 zł

KROK. 1. Ustalenie stawki dziennej

4000 zł : 30 = 133,33 zł

KROK 2. Płaca za 12 dni nieobecności

133,33 zł x 12 = 1599,96 zł

KROK 3. Wynagrodzenie za czas przepracowany

4000 zł – 1599,96 zł = 2400,04 zł

PŁACA LISTOPADOWA

– wynagrodzenie za przepracowane dniówki

Wynagrodzenie zasadnicze: 4000 zł

KROK 1. Stawka dzienna

4000 zł : 30 = 133,33 zł

KROK 2. Pensja za czas nieobecności

133,33 zł x 5 = 666,65 zł

KROK 3. Wynagrodzenie za czas przepracowany

4000 zł – 666,65 zł = 3333,35 zł

Kasa ze zwolnienia

Podstawę chorobówki (wynagrodzenia czy zasiłku) za czas pracy w obniżonym wymiarze stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie. Obliczając ją, bierzemy pod uwagę dzień, w którym pracownik się rozchorował. Jeżeli niezdolność do pracy powstanie w pierwszym miesiącu łączenia urlopu z pracą, podstawę stanowić będzie wynagrodzenie określone dla części etatu (uzupełnione). Gdy choroba przydarzy się później, jest to przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane z tytułu pracy na niepełny etat.

LICZYMY PODSTAWĘ ZASIŁKU MACIERZYŃSKIEGO

Krok 1. Podstawa zasiłku macierzyńskiego za czas podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego: 3451,60 zł

4000 zł – 13,71 proc. z 4000 zł = 3451,60 zł

Krok 2. Dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w czasie podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego: 92,04 zł

(3451,60 zł x 80 proc.) : 30

2761,28 zł : 30 = 92,04 zł

LICZYMY ZASIŁEK MACIERZYŃSKI ZA PAŹDZIERNIK

Krok 1. Dzienna kwota zasiłku w czasie łączenia pracy na urlopie rodzicielskim z pracą na pół etatu: 46,02 zł

92,04 zł : 2 = 46,02 zł

Krok 2. Zasiłek za październik: 1426,62 zł

46,02 zł x 31 dni = 1426,62 zł

LICZYMY PODSTAWĘ WYNAGRODZENIA CHOROBOWEGO

Krok 1. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego od 20 października do 5 listopada br. z tytułu pracy na 1/2 etatu stanowi uzupełnione wynagrodzenie za październik 2014 r. pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownicę, tj. 1725,80 zł

4000 zł x 1/2 etatu = 2000 zł – zmniejszona podstawa zasiłku chorobowego

2000 zł – (13,71 proc. z 2000 zł)

2000 zł - 274,20 zł = 1725,80 zł

Krok 2. Za każdy dzień choroby pracownica otrzyma wynagrodzenie chorobowe w wysokości 46,02 zł

(1725,80 zł x 80 proc) : 30

1380,64 :30 = 46,02 zł

WYNAGRODZENIE CHOROBOWE ZA PAŹDZIERNIK

Wynagrodzenie chorobowe za 12 dni niezdolności do pracy (od 20 do 31 października): 552,24 zł

46,02 zł x 12 = 552,24 zł

WYNAGRODZENIE CHOROBOWE ZA LISTOPAD

Wynagrodzenie chorobowe za pięć dni niezdolności do pracy (od 1 do 5 listopada): 230,10 zł

46,02 zł x 5 = 230,10 zł

Składki i podatek

Aktywna matka, która łączy pracę w obniżonym wymiarze z urlopem rodzicielskim, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – zarówno jako pracownik, jak i osoba pobierająca zasiłek macierzyński (art. 9 ust. 6b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). W tym czasie płatnik ma więc podwójne obowiązki rozliczeniowe. Od wypłacanego pracownikowi zasiłku macierzyńskiego oblicza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i wykazuje je w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx. Aktywną część etatu rozlicza natomiast na ogólnych zasadach, z jedną tylko różnicą: nie opłaca składek na Fundusz Pracy (dalej FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (dalej FGŚP).

Zmniejszone obciążenia

Przyjmuje się, że pracownik łączący obie aktywności (obniżony etat urlop rodzicielski) korzysta ze zwolnień przysługujących etatowcom powracającym do pracy z urlopów rodzicielskich (np. macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego). Zamiast korzystać w „pełnym" wymiarze z urlopu rodzicielskiego, „odblokowuje" część etatu i wraca do pracy. Tym samym w części powraca do aktywności po wykorzystaniu pełnego dodatkowego urlopu macierzyńskiego.

Pracodawca obowiązkowo korzysta zatem ze zwolnienia z opłat na FP i FGŚP za takiego rodzica przez 36 miesięcy od powrotu do choćby częściowej firmowej aktywności (art. 104a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 674 ze zm.; art. 9a ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 272 ze zm.).

Przykład

Pani Katarzyna od 1 października br. łączy urlop rodzicielski z pracą w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jej szef zwolniony jest z opłat na FP i FGŚP przez trzy lata od powrotu pracownicy do częściowej aktywności firmowej. Oznacza to, że nie płaci składek od jej pensji za pracę na część etatu od 1 października 2014 r. do 30 września 2017 r.

Pora na rachunki...

W październiku pani Katarzyna otrzymała:

Z aktywnej połówki etatu w podstawie wymiaru składek płatnik uwzględni tylko wypracowane wynagrodzenie. Ale przy ustalaniu podstawy składki zdrowotnej doliczy wynagrodzenie chorobowe. Tak ustaloną podstawę składki zdrowotnej pomniejszy o 13,71 proc., czyli o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownicę.

Oczywiście zaliczkę na PIT trzeba pobrać od wszystkich wypłacanych świadczeń: wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego i macierzyńskiego. Zaliczka na podatek dochodowy wynosi 18 proc. dochodu uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu. Gdyby pracownica przeskoczyła z przychodami w wyższe widełki, szef pobierze 32-proc. zaliczkę. Ale w miesiącu przekroczenia pobiera jeszcze 18-proc. zaliczkę.

Od dochodu (wynagrodzenie wynagrodzenie chorobowe zasiłek macierzyński) szef odliczy koszty uzyskania przychodów oraz potrącane składki na ZUS. Tak ustaloną zaliczkę zmniejszy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownica złożyła pracodawcy PIT-2. Następnie obliczoną zaliczkę pomniejszy o składkę zdrowotną w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy wymiaru.

Październikowe rozliczenie przedstawiamy w tabeli poniżej.

...i dokumenty

W formularzach rozliczeniowych sporządzonych za październik br. pracodawca powinien wykazać pracownicę: