Wciąż popularne są pozapłacowe systemy motywacyjne pracowników. Mogą przybrać postać służbowego samochodu, telefonu czy mieszkania, opłacania abonamentu medycznego czy przyznania prawa do nabycia określonych towarów lub usług po preferencyjnych cenach albo nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami komunikacji publicznej.

Otrzymanie tego rodzaju korzyści materialnych w wielu przypadkach wiąże się niestety z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika. Jednak czasem przed ich opłatą ratują postanowienia wewnątrzzakładowych przepisów płacowych (np. układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania), a niekiedy umowy o pracę.

Ważne definicje podatkowe

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przystępując zatem do ustalenia, czy uzyskaną przez pracownika korzyść materialną należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia, w pierwszym rzędzie trzeba ustalić, czy jest to przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych.

Fiskalne reguły uznają za przychód ze stosunku pracy wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Wśród tych przychodów wymienia w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, płacę za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Przychodem są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Tylko dla personelu

Sądy administracyjne stoją na stanowisku, że o zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych decyduje to, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik, czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy (wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r., II FSK 251/08, wyrok WSA we Wrocławiu z 10 lutego 2005 r., I SA/Wr 1038/03).

Zatem nie może być wątpliwości co do tego, że korzyści materialne otrzymywane od pracodawcy, które zatrudniony otrzymał w związku z łączącym ich stosunkiem pracy, są jego przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Jednak to nie przesądza jeszcze, że wartość tej korzyści trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika.

Reguły wewnętrzne

Niektóre korzyści materialne, mimo że są przychodami ze stosunku pracy, są zwolnione ze składek. Dotyczy to m.in. korzyści materialnych, które:

- wynikają z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu oraz

- polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług bądź korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Tego rodzaju korzyści są wyłączone z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Konieczny zapis

Pierwszym warunkiem, by mówić o wyłączeniu z oskładkowania korzyści materialnych polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług bądź na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, jest to, aby prawo pracownika do nich wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

ZAMIAST REGULAMINU WYNAGRADZANIA

Dla osób zatrudnionych w zakładach pracy, w których nie obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, istotne jest to, że za „przepisy o wynagradzaniu", do których odwołuje się § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, uznaje się także postanowienia umowy o pracę, które gwarantują pracownikowi prawo do omawianych korzyści materialnych.

Ponadto Sąd Najwyższy w wyroku z 6 maja 2010 r. (II UK 337/09) stwierdził, że „przepisami o wynagradzaniu" w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego mogą być też postanowienia uchwały wspólników określające prawo pracowników do bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Jeśli zatem zatrudniony uzyska tego rodzaju korzyść materialną, która nie ma swojego źródła w przepisach płacowych, nie jest ona wolna od składek. Jej wartość pieniężną trzeba wówczas uwzględnić w podstawie wymiaru składek.

Przysłowiowa złotówka

Drugą przesłanką wyłączenia korzyści materialnej z podstawy wymiaru składek jest natomiast to, aby pracownik ponosił częściową odpłatność z tytułu jej nabycia, tj. cena za nabyty artykuł, towar lub usługę musi być niższa niż cena detaliczna. Ten warunek odnosi się jednak wyłącznie do korzyści materialnych polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Nie dotyczy korzyści polegającej na korzystaniu z przejazdów środkami lokomocji.

Z uwagi na to, że § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego nie formułuje żadnych wymagań co do skali odpłatności, której ciężar musi ponieść pracownik, za wystarczającą należy uznać również odpłatność symboliczną (do takiego poglądu ZUS przychylił się w decyzji z 7 czerwca 2011 r., znak: DI/100000/451/ 335/2011).

Przykład

Pan Jan jest pracownikiem firmy energetycznej. Na podstawie obowiązującego w niej układu zbiorowego pracy ma prawo do nabycia energii elektrycznej w ilości, która nie przekracza 3000 kWh w roku i 250 kWh miesięcznie za 50 proc. ceny wynikającej z obowiązującej taryfy energetycznej.

Z uwagi na to, że ta korzyść materialna wynika z układu zbiorowego pracy, a pracownik ponosi za nią częściową odpłatność, jej wartość nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

Co na liście

W ocenie ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego wolne od składek są takie korzyści materialne wynikające z przepisów płacowych jak:

- abonament medyczny częściowo finansowany przez pracownika,

- szczepienia ochronne zatrudnionych współfinansowane przez pracodawcę,

- udostępnienie podwładnemu lokalu mieszkalnego stanowiącego własność pracodawcy na preferencyjnych warunkach finansowych,

- dofinansowanie przez pracodawcę badań psychologicznych i lekarskich pracowników,

- dowóz zatrudnionych do pracy środkiem lokomocji należącym do pracodawcy,

- nieodpłatne lub częściowo odpłatne przekazanie personelowi przez pracodawcę okresowych biletów uprawniających do przejazdów środkami lokomocji.

Bilet, a nie gotówka

W przypadku korzyści materialnych polegających na bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdach środkami lokomocji należy zwrócić uwagę na to, że ZUS za taką korzyść nie uważa kwoty pieniężnej zwracanej zatrudnionym przez pracodawcę z tytułu zakupu biletu okresowego na przejazdy środkami lokomocji. Tak wypowiedział się m.in. oddział ZUS w Gdańsku w decyzji z 17 października 2011 r., nr 249, znak: WPI/200000/451/ 691/2011).

Stanowisko ZUS w tym zakresie pozostaje niezmienne, mimo że Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2007 r. (II UK 172/07), stwierdził, że ekwiwalenty pieniężne wypłacane pracownikom z tytułu kosztów przejazdów do pracy na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

ZUS przyjmuje również, że omawiane zwolnienie od składek nie znajduje zastosowania do korzyści materialnej polegającej na bezpłatnym lub częściowo odpłatnym korzystaniu przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych.

Przykład

Zgodnie z obowiązującym w spółce z o.o. regulaminem wynagradzania każdy pracownik, który ma miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, ma prawo do ulgowych przejazdów koleją z miejsca zamieszkania do miejsca pracy.

Prawo to spółka realizuje w ten sposób, że na mocy zawartej z kolejowym przewoźnikiem umowy pracownicy tej spółki mają prawo kupić ulgowy bilet miesięczny. Otrzymana w tej postaci korzyść materialna nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zatrudnionych.