- Pracownicy dostali w czerwcu, ze środków zfśs, paczki z okazji Dnia Dziecka, wszyscy o jednakowej wartości. W lipcu była kontrola z ZUS i stwierdzono, że należy odprowadzić od wartości paczek składki, bo nie było kryteriów socjalnych. Jak sporządzić korekty i rozliczyć niedopłaty składek, czy to też wpływa na podatek?
–
pyta czytelnik.
– Paczki miały wartość 250 zł, a wcześniej pracownicy dostali jeszcze świadczenia na Wielkanoc, więc w sumie przekroczyły już 380 zł.
Faktycznie, składki na ZUS w tym wypadku są należne i płatnik musi je zapłacić. Kwota niedopłaty wyniknie z korekt dokumentów rozliczeniowych za pracowników, za czerwiec. Pracownicy będą musieli zwrócić zapłacone za nich składki w części, która ustawowo ich obciąża. Jeśli tego nie zrobią, powstanie u nich przychód do opodatkowania.
Nie może być po równo
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Z kolei z podatkowego punktu widzenia przychodem ze stosunku pracy, oprócz wypłat pieniężnych, jest wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W praktyce niemal każde świadczenie – pieniężne, rzeczowe czy jako usługa od pracodawcy – jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, a w konsekwencji podstawą wymiaru składek na ZUS. Wyjątkiem są przychody zwolnione z oskładkowania na podstawie przepisów rozporządzenia z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Wśród nich są m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Działalność socjalną i zasady jej prowadzenia reguluje ustawa z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU nr 70, poz. 335 ze zm.). Pracodawcy tworzący fundusz, przyznając ulgowe usługi i świadczenia oraz ustalając wysokość dopłat z jego środków, muszą uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs).
Pomoc z funduszu powinna być skierowana przede wszystkim na osoby znajdujące się w trudniejszym położeniu niż inni. Rodzaj wsparcia i jego rozmiar musi być uzależniony od indywidualnych potrzeb materialno-życiowych danego pracownika i jego rodziny. W regulaminie funduszu powinna być również wyjaśniona kwestia sposobu
dokumentowania przez osoby uprawnione do korzystania z niego swojej sytuacji materialnej. Pracodawca musi bowiem rozstrzygnąć na podstawie dowodów, komu i w jakiej wysokości przyznać wsparcie. Może zażądać nawet przedłożenia zeznań rocznych czy odcinków emerytury.
Nie jest działalnością socjalną przyznawanie wszystkim pracownikom świadczeń w jednakowej wysokości, po równo. Pracownicy, owszem, mogą negatywnie postrzegać różnicowanie ich przy podziale świadczeń, ale takie są wymogi ustawowe i pracodawca jako administrator środków funduszu musi stosować kryteria socjalne.
Jeżeli pracodawca chce uniknąć konfliktów na tym tle wśród załogi, może pominąć fundusz i wygospodarować inne środki, np. obrotowe, które przeznaczy na wypłaty dla pracowników czy zakup artykułów spożywczych.
Zatem zwolnienie ze składek na ZUS ma zastosowanie wyłącznie do świadczeń, które
- zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i
- przeznaczone na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o zfśs, tzn. w zróżnicowanej wysokości.
Błędy należy skorygować
W opisanej sytuacji pracodawca nie zachował warunków zwolnienia paczek ze składek. Nie można więc nie zgodzić się ze stanowiskiem kontrolera ZUS, który nakazał naliczyć i zapłacić składki od świadczeń wydanych pracownikom w jednakowej wysokości, czyli niezgodnie z przepisami ustawy o zfśs, mimo że źródłem pochodzenia był fundusz. Dla płatnika oznacza to pewne komplikacje.
Po pierwsze, powinien sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych do ZUS za czerwiec, kiedy pracownicy uzyskali przychód w postaci paczek stanowiący podstawę wymiaru składek.
W raportach korygujących ZUS RCA należy wykazać prawidłową wysokość podstawy wymiaru, tj. zwiększoną o wartość paczki, i ponownie obliczyć kwoty należnych składek. Komplet korygujący składa się z raportów imiennych i zbiorczej deklaracji korygującej ZUS DRA.
Szef płaci, ale zwraca pracownik
Skutkiem poprawienia dokumentów będzie niedopłata na koncie wszystkich składek. Płatnik musi zapłacić je w całości, a więc zarówno w części finansowanej przez siebie, jak i pracownika wraz z odsetkami za zwłokę, chyba że ich kwota nie przekracza 6,60 zł.
Wówczas nie ma obowiązku doliczania odsetek do kwoty zaległości (art. 23 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Kolejny krok płatnika to odzyskanie od pracowników składek za nich „wyłożonych". Trzeba więc poinformować pracowników o konieczności zwrotu na rzecz pracodawcy zapłaconych do ZUS zaległych składek, w części obciążającej stronę ubezpieczoną.
Osobom, które oddadzą składki społeczne i zdrowotne, przysługuje odliczenie ich odpowiednio od dochodu i podatku w zeznaniu rocznym. Natomiast ci, którzy nie zwrócą składek, uzyskają przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Gdyby bowiem od razu pracodawca doliczył wartość paczki do podstawy wymiaru i naliczył składki, pracownicy mieliby je potrącone z wypłaty czerwcowej. Zapłata przez pracodawcę składek zaległych nie zwalnia pracownika z obowiązku ich sfinansowania.
Podatek też trzeba sprostować
Pozostaje jeszcze do wyjaśnienia i naprawienia ze strony płatnika kwestia zaniżenia przychodu pracowników w czerwcu i niepobrania zaliczek na podatek od świadczeń, które też podlegały opodatkowaniu.
Zwolnienie, które przysługuje na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), również wymaga zastosowania kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń z zfśs.
Pracodawca – jako płatnik – ma obowiązek wpłacić do urzędu skarbowego niedopłatę w zaliczkach na podatek za czerwiec wraz z odsetkami za zwłokę (odsetek się nie nalicza, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej).
Podatnik nie ponosi bowiem odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania z tytułu m.in. przychodów ze stosunku pracy – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. Tak stanowi art. 26a ordynacji podatkowej. Przewiduje on odpowiedzialność płatnika za niewykonanie określonych obowiązków, nałożonych na niego ustawowo.
Płatnik ma prawo domagać się zwrotu zapłaconego za każdego z pracowników podatku w trybie regresowym, na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Jednak trzeba zwrócić uwagę, że w praktyce organy podatkowe mogą potraktować niezwrócony przez pracownika podatek, zapłacony przez pracodawcę, jako przychód ze stosunku pracy.
Zdaniem organów podatnik wcale nie jest zwolniony od ponoszenia ciężaru podatku od swoich dochodów.
Pamiętać bowiem należy, że zobowiązanie płatnika nie jest oderwane od zobowiązania podatkowego podatnika. Przychód powstaje w miesiącu zapłaty podatku przez płatnika do urzędu skarbowego (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 19 stycznia 2011, ITPB2/415-969/10/ENB).
Wartość paczki 250 zł, podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek (złożony PIT-2).
3550 zł x 9,76 proc. = 346,48 zł (składka emerytalna)
3550 zł x 1,5 proc. = 53,25 zł (składka rentowa)
3550 zł x 2,45 proc. = 86,98 zł (składka chorobowa)
Razem składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
486,71 zł
3550 zł – 486,71 zł = 3063,29 zł (podstawa wymiaru składki zdrowotnej)
3063,29 zł x 9 proc. = 275,70 zł (składka zdrowotna należna do ZUS)
3063,29 zł x 7,75 proc. = 237,40 zł (składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek)
3063 zł – 111,25 zł = 2952,04 zł; po zaokrągleniu 2952 zł (podstawa opodatkowania)
(2952 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 485,03 zł (zaliczka na podatek)
485,03 zł – 237,40 zł = 247,63 zł; po zaokrągleniu 248 zł (zaliczka do urzędu skarbowego)
Do wypłaty
3550 zł – (486,71 zł + 275,70 zł + 248 zł) = 2539,59 zł
3550 zł + 250 zł = 3800 zł
3800 zł x 9,76 proc. = 370,88 zł (składka emerytalna)
3800 zł x 1,5 proc. = 57 zł (składka rentowa)
3800 zł x 2,45 proc. = 93,10 zł (składka chorobowa)
Razem składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
520,98 zł
3800 zł – 520,98 zł = 3279,02 zł (podstawa wymiaru składki zdrowotnej)
3279,02 zł x 9 proc. = 295,11 zł (składka zdrowotna należna do ZUS)
3279,02 zł x 7,75 proc. = 254,12 zł (składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek)
3279,02 zł – 111,25 zł = 3167,77 zł; po zaokrągleniu 3168 zł (podstawa opodatkowania)
(3168 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 523,91 zł (zaliczka na podatek)
523,91 zł – 254,12 zł = 269,79 zł;po zaokrągleniu 270 zł (zaliczka do urzędu skarbowego)
Do wypłaty
3550 zł – (520,98 zł + 295,11 zł + 270 zł) = 2463,91 zł
Niedopłata po stronie pracownika
w:
– składkach społecznych 34,27 zł (520,98 zł – 486,71 zł)
– składce zdrowotnej 19,41 zł (295,11 zł – 275,70 zł)
– zaliczce na podatek dochodowy 22 zł (270 zł – 248 zł)
Po dokonaniu zwrotu składek pracownik będzie mógł odliczyć 34,27 zł od dochodu oraz od podatku 16,72 zł (254,12 zł – 237,40 zł), tj. składkę zdrowotną w wysokości 7,75 proc.
Pracownik powinien również zwrócić niedopłatę podatku 22 zł.
Czytaj również:
Zobacz serwis:
Składki ZUS » Świadczenia dla pracowników
