Firmowa kwatera dla pracownika jest obciążona składkami

Nie dodajemy wówczas do podstawy wymiaru składek czynszu, jaki zakład opłaca właścicielowi lokalu, który jest zwykle kilkakrotnie wyższy od spółdzielczego czy gminnego. Wartość pieniężną takich świadczeń w naturze (bezpłatna kwatera) ustalamy w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w naszych przepisach płacowych.

[srodtytul]Szacowanie według rozporządzenia[/srodtytul]

Zdarza się często, że nasze regulacje pomijają te kwestie. Szacujemy wówczas przekazane zatrudnionym lokale:

- spółdzielcze typu lokatorskiego i własnościowego – według czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej;

- komunalne – według czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę;

- własnościowe z wyłączeniem wymienionych – według czynszu określonego zgodnie z zasadami i stawkami dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy;

- w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez ten hotel.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pracodawca wynajął w Warszawie kawalerkę i płaci za nią właścicielowi 1200 zł czynszu, podczas gdy należny spółdzielni wynosi 300 zł. Od 1 października 2008 r. udostępnił to mieszkanie pracownikowi przenoszonemu z Pomorza do centrali spółki. W październiku podwładny otrzymał 2000 zł wynagrodzenia. Ze względu jednak na korzystanie z lokalu, składki na ubezpieczenia społeczne za październik trzeba opłacić od 2300 zł.[/ramka]

Jeżeli mieszkanie udostępniamy dwóm pracowników, wartość czynszu doliczamy po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich. Podkreślam, że dotyczy to jednak takich rozliczeń, kiedy sami kwaterujemy zatrudnionego w lokalu będącym własnością firmy bądź przez nią wynajmowanym.

[srodtytul]Zwracamy koszty[/srodtytul]

Najgorzej podwładny wychodzi, gdy sam opłaca mieszkanie, a my oddajemy poniesione w związku z tym wydatki. W takiej sytuacji kwota zwrotu stanowi w całości podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne bez względu na to, komu płacimy czynsz: spółdzielni, gminie czy osobie prywatnej.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Zatrudniony wynajął mieszkanie, za które uiszcza co miesiąc 1200 zł. Kwotę tę zwraca mu co miesiąc szef. W październiku 2008 r. pracownik otrzymał 2000 zł wynagrodzenia i 1200 zł jako zwrot kosztów wynajmu lokalu. Składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc trzeba naliczyć od 3200 zł.[/ramka]

[srodtytul]Naliczamy podatek[/srodtytul]

Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania zatrudnionych w:

- hotelach pracowniczych – bez limitu;

- w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł.

Dotyczy to pracowników, którzy spełniają łącznie dwa warunki:

- mają miejsce zamieszkania poza miejscowością, gdzie znajduje się zakład,

- nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Nie ma przy tym znaczenia, kto jest właścicielem hotelu lub jaki podmiot go prowadzi. Podwładny korzysta ze zwolnienia, zarówno gdy jest on prowadzony przez firmę, jak i przez obcy podmiot.

Inaczej jest z kwaterą prywatną, którą musimy wynajmować na cele zbiorowego zakwaterowania. Oznacza to, że zwolnione od podatku mogą być tylko te świadczenia pracodawcy, które polegają na równoczesnym udostępnieniu tej samej kwatery więcej niż jednemu podwładnemu.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pracodawca podpisał umowę najmu z właścicielem mieszkania. Miesięczny czynsz płaci firma i wynosi on 2000 zł, a należny spółdzielni 400 zł. W lokalu mieszka czterech pracowników spółki. Takie udostępnienie mieszkania stanowi nieodpłatne świadczenie dla każdego z umieszczonych w nim pracowników w wysokości po 500 zł. Kwota ta jest całkowicie zwolniona z podatku, ale do podstawy wymiaru składek doliczamy każdemu po 100 zł miesięcznie.

[b]Przykład 4[/b]

Pracodawca zakwaterował podwładnego w hotelu pracowniczym. W październiku br. z tego tytułu zapłacił za niego 800 zł. Wartość tego świadczenia jest zwolniona od podatku, stanowi natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.[/ramka]

Inaczej przedstawia się sytuacja pracownika, jeżeli takie mieszkanie zostanie udostępnione tylko jemu. Wówczas cała kwota czynszu stanowi nieodpłatne świadczenie i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w pełnej wysokości.

Wartość nieodpłatnego świadczenia ustalamy wtedy w następujący sposób:

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenie – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,

- w pozostałych przypadkach – według cen rynkowych stosowanych w danej miejscowości w dacie otrzymania świadczenia.