Nie dodajemy wówczas do podstawy wymiaru składek czynszu, jaki zakład opłaca właścicielowi lokalu, który jest zwykle kilkakrotnie wyższy od spółdzielczego czy gminnego. Wartość pieniężną takich świadczeń w naturze (bezpłatna kwatera) ustalamy w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w naszych przepisach płacowych.

[srodtytul]Szacowanie według rozporządzenia[/srodtytul]

Zdarza się często, że nasze regulacje pomijają te kwestie. Szacujemy wówczas przekazane zatrudnionym lokale:

- spółdzielcze typu lokatorskiego i własnościowego – według czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej;

- komunalne – według czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę;

- własnościowe z wyłączeniem wymienionych – według czynszu określonego zgodnie z zasadami i stawkami dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy;

- w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez ten hotel.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pracodawca wynajął w Warszawie kawalerkę i płaci za nią właścicielowi 1200 zł czynszu, podczas gdy należny spółdzielni wynosi 300 zł. Od 1 października 2008 r. udostępnił to mieszkanie pracownikowi przenoszonemu z Pomorza do centrali spółki. W październiku podwładny otrzymał 2000 zł wynagrodzenia. Ze względu jednak na korzystanie z lokalu, składki na ubezpieczenia społeczne za październik trzeba opłacić od 2300 zł.[/ramka]

Jeżeli mieszkanie udostępniamy dwóm pracowników, wartość czynszu doliczamy po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich. Podkreślam, że dotyczy to jednak takich rozliczeń, kiedy sami kwaterujemy zatrudnionego w lokalu będącym własnością firmy bądź przez nią wynajmowanym.

[srodtytul]Zwracamy koszty[/srodtytul]

Najgorzej podwładny wychodzi, gdy sam opłaca mieszkanie, a my oddajemy poniesione w związku z tym wydatki. W takiej sytuacji kwota zwrotu stanowi w całości podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne bez względu na to, komu płacimy czynsz: spółdzielni, gminie czy osobie prywatnej.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Zatrudniony wynajął mieszkanie, za które uiszcza co miesiąc 1200 zł. Kwotę tę zwraca mu co miesiąc szef. W październiku 2008 r. pracownik otrzymał 2000 zł wynagrodzenia i 1200 zł jako zwrot kosztów wynajmu lokalu. Składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc trzeba naliczyć od 3200 zł.[/ramka]

[srodtytul]Naliczamy podatek[/srodtytul]

Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania zatrudnionych w:

- hotelach pracowniczych – bez limitu;

- w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł.

Dotyczy to pracowników, którzy spełniają łącznie dwa warunki:

- mają miejsce zamieszkania poza miejscowością, gdzie znajduje się zakład,

- nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Nie ma przy tym znaczenia, kto jest właścicielem hotelu lub jaki podmiot go prowadzi. Podwładny korzysta ze zwolnienia, zarówno gdy jest on prowadzony przez firmę, jak i przez obcy podmiot.

Inaczej jest z kwaterą prywatną, którą musimy wynajmować na cele zbiorowego zakwaterowania. Oznacza to, że zwolnione od podatku mogą być tylko te świadczenia pracodawcy, które polegają na równoczesnym udostępnieniu tej samej kwatery więcej niż jednemu podwładnemu.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pracodawca podpisał umowę najmu z właścicielem mieszkania. Miesięczny czynsz płaci firma i wynosi on 2000 zł, a należny spółdzielni 400 zł. W lokalu mieszka czterech pracowników spółki. Takie udostępnienie mieszkania stanowi nieodpłatne świadczenie dla każdego z umieszczonych w nim pracowników w wysokości po 500 zł. Kwota ta jest całkowicie zwolniona z podatku, ale do podstawy wymiaru składek doliczamy każdemu po 100 zł miesięcznie.

[b]Przykład 4[/b]

Pracodawca zakwaterował podwładnego w hotelu pracowniczym. W październiku br. z tego tytułu zapłacił za niego 800 zł. Wartość tego świadczenia jest zwolniona od podatku, stanowi natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.[/ramka]

Inaczej przedstawia się sytuacja pracownika, jeżeli takie mieszkanie zostanie udostępnione tylko jemu. Wówczas cała kwota czynszu stanowi nieodpłatne świadczenie i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w pełnej wysokości.

Wartość nieodpłatnego świadczenia ustalamy wtedy w następujący sposób:

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenie – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,

- w pozostałych przypadkach – według cen rynkowych stosowanych w danej miejscowości w dacie otrzymania świadczenia.

[ramka][b]Przykład 5[/b]

Szef wynajął dla pracownika mieszkanie, które następnie mu udostępnił. Co miesiąc płaci właścicielowi czynsz w wysokości 1200 zł, natomiast czynsz dla spółdzielni to 400 zł. Kwota 400 zł stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast podatek należyliczyć od 1500 zł.[/ramka]

[srodtytul]NIE POBIERAMY SKŁADEK OD WARTOŚCI NOCLEGU PRACOWNIKA W DELEGACJI[/srodtytul]

[b]Z podstawy wymiaru składek są wyłączone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach[/b]

Podróż służbowa to wykonywanie zadania wskazanego przez pracodawcę poza miejscowością, gdzie znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Zasady przyznawania osobom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności z tego tytułu regulują dwa rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. (DzU nr 236, [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]poz.1990[/link] i [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]1991[/link] ze zm.). Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków określonych przez szefa stosownie do uzasadnionych potrzeb. Zasady wypłacania takich należności pracownikom spoza sfery budżetowej i samorządowej powinniśmy określić u siebie w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę.

Wolno nam w ten sposób ustalić nawet niższe wypłaty od wynikających z cytowanych rozporządzeń, ale z jednym zastrzeżeniem: diety żywieniowe za dobę delegacji krajowej jak i zagranicznej nie mogą spaść poniżej diety dobowej krajowej.

Nic nie stoi też na przeszkodzie, abyśmy wprowadzili wyższe świadczenia niż wskazane w rozporządzeniach. Wówczas jednak od nadwyżki ponad limity z rozporządzeń musimy pobrać składki na ubezpieczenia społeczne.

Za nocleg w hotelu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniliśmy mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg na poziomie 150 proc. diety, czyli 34,50 zł. Zwrot takich kosztów jest wyłączony od składek i podatku.