Lepiej zatrudnić w firmie obcą osobę niż własną żonę

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy oboje zawrą między sobą umowę-zlecenie lub o dzieło. Wówczas żona pozostanie – dla celów ZUS – zleceniobiorcą albo wykonawcą umowy o dzieło.

Gdy jednak mąż zatrudni u siebie żonę na umowę o pracę, wówczas będzie ona traktowana jako osoba współpracująca, a nie jako pracownik.

Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.). To samo, gdy żona pomaga mężowi bez podpisywania z nim jakiejkolwiek umowy. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 11 ustawy o sus za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się:

- małżonka,

- dzieci własne,

- dzieci drugiego małżonka,

- dzieci przysposobione,

- rodziców,

- macochę i ojczyma,

- osoby przysposabiające

– jeśli tylko pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności.

Co to oznacza dla obojga z nich?

Angażując żonę w swojej firmie (bezumownie lub na podstawie umowy o pracę), mąż musi zgłosić ją do ZUS jako osobę współpracującą (z kodem 05 11 xx) i płacić za nią obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne:

- emerytalne,

- rentowe,

- wypadkowe,

- zdrowotną.

Na jej wniosek może też płacić za nią dobrowolną składkę chorobową.

Składki na ubezpieczenia społeczne oblicza się nie od faktycznego wynagrodzenia żony, tylko od zadeklarowanej kwoty, nie niższej niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. I to nawet gdyby przedsiębiorczy mąż nie płacił jej ani grosza. Podstawa wymiaru składek jest więc tu taka sama jak u osób prowadzących działalność gospodarczą (niekorzystających z ulgi w składkach).

Uwaga: Gdy przedsiębiorca korzysta z ulgi w składkach do ZUS (płaci je od podstawy równej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia), to i tak składki od osoby współpracującej musi opłacać od podstawy wymiaru nie niższej niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Osoba współpracująca nie ma bowiem prawa do ulgi w składkach.

Również składka na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej jest obliczana od takiej samej podstawy, jak u przedsiębiorców (tzn. od 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w poprzednim kwartale, włącznie z wypłatami z zysku).

Jeżeli żona jest równolegle zatrudniona u innego pracodawcy i zarabia tam co najmniej tyle, ile wynosi minimalne wynagrodzenie (w 2007 r. 936 zł, w 2008 r. 1126 zł), wówczas mąż zgłasza ją do ubezpieczeń jako osobę współpracującą, ale odprowadza za nią tylko składkę zdrowotną.

Przedsiębiorca opłaca składki za osobę współpracującą z własnej kieszeni. Wydatki te może sobie zrekompensować w ten sposób, że:

- składki na ubezpieczenia społeczne żony wliczy do kosztów uzyskania przychodów (zmniejszając swój przychód do opodatkowania) lub odliczy wprost od dochodu. Efekt jest taki sam, bo i w jednym, i w drugim wypadku przedsiębiorca zmniejsza sobie podstawę, od której płaci podatek dochodowy;

- składkę na ubezpieczenie zdrowotne żony odliczy od podatku (na podstawie art. 27b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w skrócie updof). Odliczenie nie może jednak przekroczyć 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki. Ponieważ mąż opłaca składkę również za żonę, więc tę podstawę się podwaja (tak też Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie z 19 października 2004 r., BI/005-0379/04).

Zanim jednak przedsiębiorca odliczy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, musi pamiętać o tym, że może je zaliczyć do kosztów dopiero po ich wpłaceniu do ZUS.

Wprawdzie art. 23 ust. 1 pkt 55a oraz ust. 3d updof zakazują wrzucać w koszty tylko nieopłacone składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, ale – jak już powiedzieliśmy – składki za osoby współpracujące w całości finansuje przedsiębiorca (płatnik).

Tak samo, gdy mąż wybierze inne rozwiązanie i zamiast wliczać składki do kosztów, będzie je odliczał od dochodu (na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a updof). Z przepisu tego również wynika, że składki muszą być zapłacone.

Podobnie jest ze składką na ubezpieczenie zdrowotne, odliczaną od dochodu dopiero po jej opłaceniu (art. 27b updof).

Pan Jan prowadzi własną firmę. Pomaga mu żona. Ponieważ pan Jan opłaca składki za siebie i za żonę, jako osobę współpracującą, więc termin ich opłacenia upływa 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli więc pan Jan wpłaci składki za listopad 15 grudnia, to dopiero w grudniu będzie mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu lub odliczy od grudniowego dochodu.

Trzeba pamiętać, że o możliwości odliczenia składek decyduje też forma, w jakiej małżonek prowadzący firmę płaci podatek dochodowy. Jeśli wybrał kartę podatkową, to nie odliczy żadnych składek na ubezpieczenia społeczne; ani tych zapłaconych za siebie, ani tych uiszczonych za żonę. Będzie mógł jedynie zmniejszyć podatek o zapłaconą składkę zdrowotną (swoją i żony).

Pan Tomasz ma firmę świadczącą usługi introligatorskie. Płaci podatek dochodowy na podstawie karty podatkowej. Pomaga mu żona. Wprawdzie żona uzyskuje też dochody z wynajmu mieszkania (będącego jej odrębną własnością), ale najem nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. Dlatego składki do ZUS na ubezpieczenia własne i żony opłaca pan Tomasz. Ponieważ jednak płaci on podatek w formie karty, więc nie może wliczyć składek do kosztów uzyskania przychodu ani odliczyć ich od dochodu (bo w ogóle nie wykazuje przychodów). Odliczy tylko – od podatku – składkę na ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconą za siebie i za żonę.

Zatrudnianie małżonka nie jest opłacalne dla przedsiębiorcy przede wszystkim z tego powodu, że nie może on wrzucić w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenia wypłacanego małżonkowi.

Zabrania tego art. 23 ust. 1 pkt 10 updof. Zakaz ten obowiązuje niezależnie od tego, czy mąż zatrudni żonę bezumownie, czy na podstawie umowy o pracę, umowy-zlecenia bądź o dzieło.

Nie ma też znaczenia to, czy między małżonkami istnieje wspólność majątkowa, czy spisali oni intercyzę. Dopóki trwa małżeństwo, dopóty wartość pracy małżonka nie może być kosztem. Dlatego, nawet gdyby sąd orzekł separację małżonków, mąż nie wliczy do kosztów wynagrodzenia żony (i odwrotnie), bo nadal pozostają oni w związku małżeńskim.

Jedynym wyjątkiem, kiedy mąż może wrzucić w koszty wynagrodzenie wypłacone żonie, jest sytuacja, gdy oboje zarejestrują dwa odrębne przedsiębiorstwa i na tej podstawie będą świadczyć sobie wzajemnie usługi (patrz ramka).

Choć żona zatrudniona u męża na podstawie umowy o pracę jest dla celów ZUS traktowana jako osoba współpracująca, to dla celów podatkowych pozostaje pracownikiem. To oznacza, że przysługują jej takie koszty uzyskania przychodu, jak wszystkim pracownikom:

- 108 zł 50 gr miesięcznie, a za cały rok nie więcej niż 1302 zł, gdy żona uzyskuje przychody z tytułu jednego pracy,

- 1953 zł 23 gr za cały rok podatkowy, gdy żona uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy,

- 135 zł 63 gr miesięcznie, a za cały rok łącznie nie więcej niż 1627 zł 56 gr, gdy żona ma miejsce stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (i nie dostaje dodatku za rozłąkę),

- 2441 zł 54 gr za cały rok, gdy żona uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku pracy i jednocześnie ma miejsce stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (i nie dostaje dodatku za rozłąkę).

Przedsiębiorca zgłasza siebie i osobę z nim współpracującą do ubezpieczeń społecznych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Musi to zrobić w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej, a w stosunku do żony jako osoby współpracującej w ciągu 7 dni od rozpoczęcia współpracy. Natomiast do dobrowolnego ubezpieczenia zgłasza siebie i żonę w dowolnym terminie (nie wcześniejszym jednak niż data złożenia wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem), również na formularzu ZUS ZUA.

Oprócz tego przedsiębiorca jako płatnik składek na własne ubezpieczenia społeczne i osoby współpracującej musi złożyć, również w ciągu 7 dni, druk ZUS ZFA „Zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej”. Dołącza do niego kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON. Następnie, co miesiąc, rozliczając składki za siebie i za żonę, przekazuje:

- raport imienny ZUS RCA o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,

- deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Jeśli będzie opłacał za żonę tylko składkę zdrowotną (bo żona będzie pracownikiem w innej firmie), wówczas przedsiębiorca zgłosi ją tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA) i będzie składał co miesiąc raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS RZA) oraz deklarację ZUS DRA.

Uwaga! Przedsiębiorca, który opłaca składki wyłącznie za siebie i osoby z nimi współpracujące, nie musi składać raportów imiennych i deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc, jeżeli nic nie zmieniło się w stosunku do miesiąca poprzedniego albo gdy zmieniło się tylko wynagrodzenie będące podstawą wymiaru składek. I tak z reguły będzie, skoro składki na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących są obliczane od sztywnej podstawy, niemającej nic wspólnego z faktycznym wynagrodzeniem. Zwolnienie to dotyczy również sytuacji, gdy przedsiębiorca opłaca za osobę współpracującą wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zatrudniając żonę na podstawie umowy o pracę, mąż wrzuci do kosztów uzyskania przychodu (oprócz wspomnianych już składek na ubezpieczenia społeczne) również:

- świadczenia urlopowe wypłacane małżonkowi na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

- koszty sfinansowanych małżonkowi badań lekarskich.

Jak potwierdził Urząd Skarbowy Warszawa-Targówek (pismo z 9 lipca 2007 r., 1437/ZDD/ 423/22/HL/2007), wydatki te „nie mieszczą się w pojęciu wartości własnej pracy małżonka”. Można więc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Przedsiębiorca wrzuci też w koszty wydatki poniesione w związku z podróżami służbowymi (zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi) swojej żony, gdy ta, jako osoba współpracująca, pomaga mu w prowadzeniu firmy. W takiej sytuacji, jak wyjaśnił Urząd Skarbowy w Sopocie (pismo z 31 maja 2006 r., PDDG/415-7/11356/06):

- kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą faktycznie poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane wydatki dotyczące kosztów noclegu, wyżywienia oraz opłat za wizę itp.,

- diety z tytułu podróży służbowych osoby współpracującej będą kosztem uzyskania przychodów w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom,

- wydatki dotyczące kosztów przejazdu prywatnym samochodem osobowym (będącym własnością osoby współpracującej) są limitowane; ich wysokość nie może przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego samochodu (i to pod warunkiem że osoba używająca tego pojazdu prowadzi ewidencję jego przebiegu).

Gdy przedsiębiorca ożeni się ze swoją pracownicą, jej sytuacja ubezpieczeniowa natychmiast się zmieni. I to nawet gdy nowo poślubiona żona nadal pracuje w firmie męża na podstawie umowy o pracę

Od dnia ślubu pracodawca nie płaci już za nią składek jak za pracownicę, ale jak za osobę współpracującą. To oznacza, że od tej pory przedsiębiorca płaci za świeżo poślubioną żonę składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału.

Jeśli więc żona zarabiała wcześniej jako pracownica mniej, niż wynosi ta podstawa (za listopad br. jest to 1586,60 zł), to po ślubie jej mąż będzie musiał płacić za nią wyższe składki niż dotychczas. Oczywiście, gdy zarabiała więcej, składki teraz zmaleją.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownica zawrze związek małżeński ze swoim pracodawcą w trakcie pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego) lub w czasie urlopu wychowawczego. Wówczas do chwili, aż przestanie pobierać zasiłek albo skończy urlop wychowawczy, podlega ubezpieczeniom jako pracownik, a nie jako osoba współpracująca.

Pani Joanna jest pracownikiem w firmie pana Tomasza. W trakcie pobierania zasiłku chorobowego bierze z nim ślub. Od tego dnia staje się członkiem rodziny przedsiębiorcy. Jednak jako osoba współpracująca będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym dopiero od dnia następującego po dniu zakończenia pobierania zasiłku chorobowego. Do tego czasu będzie podlegać ubezpieczeniom jako pracownik. Oczywiście pan Tomasz nie będzie w tym okresie płacił za nią składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ale przez cały okres pobierania przez nią zasiłku będzie musiał składać za nią imienny raport miesięczny ZUS RSA o okresach przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, z kodem tytułu ubezpieczenia osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę 01 10 xx.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudniał przed ślubem swoją przyszłą żonę na podstawie umowy-zlecenia i po ślubie będą tę umowę kontynuować, wówczas zawarcie małżeństwa niczego nie zmieni. Żona nadal będzie ubezpieczona jako zleceniobiorca.

Załóżmy, że przedsiębiorca Jan C. zawarł 20 listopada 2007 r. związek małżeński z byłą pracownicą. Po zawarciu małżeństwa musi złożyć odpowiednie dokumenty wyrejestrowujące oraz zgłoszeniowe:

- formularz ZUS ZWUA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx – umowa o pracę) i jako płatnik wyrejestrować żonę z wszystkich ubezpieczeń, do których była zgłoszona jako pracownica. Jako datę ustania ubezpieczeń podaje 20 listopada 2007 r.;

- formularz ZUS ZUA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 05 11 xx – osoba współpracująca) i od 20 listopada 2007 r. zgłosić żonę do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego oraz ewentualnie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (jeżeli żona będzie chciała podlegać temu ubezpieczeniu);

- opłacając składki na ubezpieczenia za listopad (w grudniu), przedsiębiorca musi jako płatnik złożyć dwa imienne raporty miesięczne za swoją żonę:

– ZUS RCA z kodem 01 10 xx, w którym wykaże wynagrodzenie wypłacone w listopadzie za okres do 20 listopada, oraz

– ZUS RCA z kodem 05 11 xx za okres od 20 listopada, w którym to raporcie, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wykaże kwotę nie niższą niż 581,76 zł.

Wynika to z tego, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne u przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących jest odpowiednio zmniejszana za miesiąc, w którym ubezpieczenia trwały tylko część miesiąca. W takiej sytuacji najniższą podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie w ten sposób, że:

- najpierw dzieli się ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca, przy czym uzyskanej w wyniku podzielenia liczby się nie zaokrągla,

- następnie mnoży się ją przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Po przemnożeniu należy zaokrąglić ustaloną podstawę wymiaru składek do pełnych groszy: w górę (jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 grosza) albo w dół (jeżeli końcówka jest niższa od 0,50 grosza).

Tak więc kwotę 581,76 zł przedsiębiorca Jan C. obliczył w następujący sposób:

1586,60 zł : 30 dni = 52,88667 zł

52,88667 zł x 11 dni = 581,76 zł

Natomiast jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne swojej nowo poślubionej żony pan Jan poda 2109,46 zł.

Inaczej wyglądają rozliczenia, gdy żony nie zatrudni mąż, ale spółka, w której jest on wspólnikiem. Różnica dotyczy jednak tylko rozliczeń z ZUS, nie z fiskusem.

Gdy pracodawcą jest spółka, w której mąż jest wspólnikiem, wówczas żona nie jest ubezpieczona jako osoba współpracująca, ale po prostu jako pracownik. To oznacza, że spółka (nie mąż) odprowadza za nią składki jak za pracownika

.

Potwierdza to ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl): „Dla ustalenia tytułu ubezpieczeń społecznych nie ma znaczenia fakt, iż zatrudniona w spółce cywilnej osoba pozostaje z jednym ze wspólników tej spółki w związku małżeńskim i prowadzi z nim wspólne gospodarstwo domowe. Osoba ma zawartą umowę o pracę ze spółką cywilną będącą jej pracodawcą (a nie z konkretną osobą prowadzącą pozarolniczą działalność) i podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę”.

Natomiast, pomimo zatrudnienia żony przez spółkę, mąż wspólnik nadal nie wrzuci do kosztów uzyskania przychodu wynagrodzenia małżonki. Mało tego, nie zrobią tego również jego wspólnicy

.

Art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie bowiem zakazuje wliczania do kosztów wartości pracy małżonka, a gdy działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej (jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej) – także małżonków wspólników. To oznacza, że wynagrodzenie małżonka jednego ze wspólników spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej nie jest kosztem uzyskania przychodu zarówno dla tego wspólnika, którego małżonek dostaje to wynagrodzenie, jak i dla pozostałych wspólników.

Zasadą jest, że mąż nie może wrzucić do kosztów uzyskania przychodów wartości pracy swojej żony (i odwrotnie)

Zakaz ten nie dotyczy jednak sytuacji, gdy każdy z małżonków samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą i w ramach dwóch odrębnych przedsiębiorstw oboje świadczą sobie wzajemnie usługi.

Wówczas mąż będzie mógł zaliczyć do kosztów wypłacone żonie wynagrodzenie (oczywiście w rozumieniu kodeksu cywilnego, a nie kodeksu pracy)

.

Potwierdziły to Urząd Skarbowy w Wejherowie w piśmie z 5 marca 2007 r. (PB/OPD/415-142/06/RC) i Drugi Urząd Skarbowy w Katowicach w piśmie z 5 maja 2005 r. (PBI/P/415-18/05).

Małżonkowie muszą tylko pamiętać, że w takiej sytuacji urząd skarbowy może skontrolować, czy nie zaniżają oni swoich dochodów z powodu powiązań rodzinnych (na podstawie art. 25 ust. 5 updof).

Uwaga: Gdy żona (ubezpieczona wcześniej jako osoba współpracująca) założy odrębną firmę, wówczas nie będzie mogła skorzystać z ulgi w opłacaniu składek do ZUS (tzn. płacić ich od podstawy równej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia), jeśli w ramach swojej firmy będzie wykonywała na rzecz męża te same czynności, które wykonywała wcześniej jako osoba współpracująca

.

Zakaz ten dotyczy jednak tylko tych sytuacji, gdy wcześniej męża i żonę łączyła umowa o pracę. Jeśli żona pomagała mężowi bezumownie albo wykonywała na jego rzecz umowę-zlecenie czy umowę o dzieło, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, by po założeniu własnej firmy mogła skorzystać z ulgi w składkach do ZUS.

Potwierdzają to wyjaśnienia na stronie www.zus.pl: „prawa do deklarowania do podstawy wymiaru składek kwoty nie niższej niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia nie ma np. osoba uprzednio ubezpieczona jako osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, podejmująca prowadzenie działalności gospodarczej i wykonująca na rzecz osoby, z którą uprzednio współpracowała, w ramach obecnie prowadzonej działalności te same czynności, które wykonywała jako osoba współpracująca, o ile współpraca odbywała się w ramach stosunku pracy”.