Należy pamiętać że, jeśli chodzi o ubezpieczenia społeczne, to pracownikiem jest nie tylko osoba pozostająca w stosunku pracy, ale również ta, która z własnym pracodawcą lub na jego rzecz wykonuje pracę:

- na podstawie umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu,

- na podstawie umowy o dzieło.

Jeżeli pracodawca zawiera z pracownikiem umowę-zlecenie, to przychód z niej jest traktowany w zakresie naliczania składek jak przychód z umowy o pracę. To oznacza, że pracodawca nie zgłasza dodatkowo zatrudnionej osoby na formularzu ZUS ZUA do ubezpieczeń, tylko wypłaconą kwotę wykazuje w raporcie ZUS RCA (z kodem 01 10 xx) wraz z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Od tak ustalonej podstawy nalicza i opłaca składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne (patrz przykład w ramce).

Pan Marek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce Dax. Od 12 do 31 marca przebywał na urlopie wypoczynkowym. Pracodawca zawarł z nim wtedy dodatkowo umowę-zlecenie od 12 do 17 marca. 30 marca pan Marek otrzymał wynagrodzenie z umowy o pracę oraz wynagrodzenie z umowy-zlecenia, a także zwrot należności z tytułu podróży służbowej, którą odbywał, wykonując umowę-zlecenie. Płatnik w podstawie wymiaru składek powinien uwzględnić wyłącznie wynagrodzenie ze stosunku pracy i z umowy-zlecenia. Nie może brać pod uwagę należności za podróż służbową, bo są one zwolnione od składek zgodnie z § 2 ust. 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. (jest to konsekwencja sytuacji, w której umowa-zlecenie zawarta z własnym pracodawcą jest traktowana jak umowa o pracę).

Gdy umowa-zlecenie z własnym pracownikiem została zawarta przed 14 stycznia 2000 r. i jest w dalszym ciągu wykonywana, to zatrudniona na tej podstawie osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu jako zleceniobiorca i jest rozliczana w imiennym raporcie miesięcznym z kodem tytułu ubezpieczenia 04 xx xx. Taka umowa jest traktowana jak zawarta z "obcym pracownikiem".

Jakie zasady obowiązują, jeśli firma zawarła z pracownikiem najpierw umowę-zlecenie, a po jakimś czasie umowę o pracę i teraz obydwie umowy pracownik wykonuje równocześnie?

W chwili zawarcia umowy o pracę dotychczasowa umowa-zlecenie przestaje być odrębnym tytułem do ubezpieczeń, a zaczyna być traktowana jak umowa o pracę.

W takiej sytuacji pracodawca powinien złożyć formularz ZUS ZWUA (z kodem 04 xx xx) i wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń, a wynagrodzenie z umowy-zlecenia, jakie będzie otrzymywał ubezpieczony, traktować jak przychód z umowy o pracę.

Mariusz H. zawarł umowę-zlecenie od 1 marca do 30 kwietnia 2007 r. z firmą ABC. Płatnik złożył formularz ZUS ZUA (z kodem 04 xx xx) i od 1 marca zgłosił pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego jako zleceniobiorcę. Od 2 kwietnia pan Mariusz został równolegle zatrudniony przez tę samą firmę na podstawie umowy o pracę. Oczywiście płatnik złożył formularz ZUS ZUA (z kodem 01 10 xx) i z umowy o pracę zgłosił go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Płatnik musi pamiętać, że od 2 kwietnia umowa-zlecenie będzie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy i w konsekwencji będzie traktowana jako umowa o pracę. Płatnik powinien więc:

- złożyć formularz ZWUA (z kodem 04 xx xx) i wyrejestrować pana Mariusza ze wszystkich ubezpieczeń, do których został zgłoszony z umowy-zlecenia, a w polu daty ustania ubezpieczeń wpisać 02.04.2007;

- wynagrodzenie z umowy-zlecenia należne od 2 kwietnia wykazywać w raporcie ZUS RCA (z kodem 01 10 xx) wraz z wynagrodzeniem z umowy o pracę;

- wynagrodzenie z umowy-zlecenia za okres od 1 marca do 1 kwietnia potraktować jako przychód z umowy-zlecenia i rozliczyć w raporcie RCA z kodem 04 xx xx. Oczywiście jeżeli wynagrodzenie z umowy-zlecenia za okres 1 marca - 1 kwietnia zostanie wypłacone w maju lub w kolejnym miesiącu, wówczas składki od tego przychodu powinny być wykazane w raporcie RCA z kodem 30 00 xx.

Co się dzieje, jeśli pracownik, który z tym samym pracodawcą miał zawartą umowę o pracę i umowę-zlecenie, zakończy umowę o pracę, a będzie wykonywał wyłącznie umowę-zlecenie?

Po ustaniu umowy o pracę umowa-zlecenie staje się samoistnym tytułem do ubezpieczeń i płatnik powinien z umowy-zlecenia zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego jako zleceniobiorcę.

Łukasz K. w spółce ADS miał zawartą umowę o pracę oraz umowę-zlecenie. 31 marca umowa o pracę została rozwiązana, w dalszym ciągu natomiast trwa umowa-zlecenie. W takiej sytuacji płatnik powinien:

- złożyć formularz ZUS ZWUA (z kodem 01 10 xx) i wyrejestrować pana Łukasza z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako pracownika oraz

- złożyć formularz ZUS ZUA (z kodem 04 xx xx) i zgłosić pana Łukasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako zleceniobiorcę,

- wynagrodzenie z umowy-zlecenia należne do 31 marca rozliczyć w raporcie RCA z kodem 01 10 xx, a wypłatę tego wynagrodzenia w maju lub w kolejnym miesiącu - w raporcie RCA z kodem 30 00 xx,

- wynagrodzenie z umowy-zlecenia należne i wypłacane od 1 kwietnia rozliczyć w raporcie RCA z kodem 04 xx xx.

Pracodawca, który zatrudni na umowę-zlecenie osobę, której udzielił urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego lub urlopu macierzyńskiego, musi traktować ją jak "obcego pracownika".

Umowy cywilnoprawne zawarte z takimi osobami nie są bowiem traktowane jako umowy zawarte z własnym pracownikiem. Wprawdzie podczas tych urlopów trwa stosunek pracy (umowa o pracę nie zostaje rozwiązana), ale pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca za ten okres wynagrodzenia. Pracownik z umowy o pracę nie podlega więc ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Za pracowników na urlopach bezpłatnych, wychowawczych i macierzyńskich pracodawca ma obowiązek składać imienne raporty miesięczne RSA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx - pracownik) o okresach przerwy w podleganiu ubezpieczeniom z umowy o pracę, gdzie będzie wykazany okres przerwy oraz kod świadczenia przerwy:

111 - urlop bezpłatny 121/122 - urlop wychowawczy 311 - zasiłek macierzyński

Przebywający na urlopie wychowawczym i macierzyńskim mają odrębne (od umowy o pracę) tytuły do ubezpieczeń.

W stosunku do nich pracodawca pełni również dodatkowo obowiązki płatnika składek, tj. wykazuje należne składki z urlopu wychowawczego i zasiłku macierzyńskiego oraz wypłaca zasiłek, o ile osoby te spełniają niezbędne warunki, czyli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Gdy pracodawca zawrze umowę-zlecenie z pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym, wychowawczym lub macierzyńskim, to musi złożyć za niego formularz ZUS ZUA (z kodem 04 xx xx), na którym zgłosi go z umowy-zlecenia do obowiązkowych ubezpieczeń:

- emerytalnego,

- rentowych,

- wypadkowego (gdy praca jest wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności),

- zdrowotnego oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (o ile zatrudniona osoba będzie chciała podlegać temu ubezpieczeniu).

Oczywiście od wypłacanego wynagrodzenia ze zlecenia płatnik musi naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Marek K. jest zatrudniony w spółce ABC na podstawie umowy o pracę oraz umowy-zlecenia. Od 5 do 8 marca przebywał na urlopie bezpłatnym. W tym okresie więc jego jedynym tytułem do ubezpieczeń była umowa-zlecenie. Pracodawca powinien:

- 5 marca z umowy-zlecenia zgłosić Marka K. na formularzu ZUS ZUA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 xx xx) do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego (gdy umowa była wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy) i zdrowotnego oraz ewentualnie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (jeżeli pan Marek złożył taki wniosek;

- 9 marca wyrejestrować Marka K. z ubezpieczeń jako zleceniobiorcę, składając formularz ZUS ZWUA, gdzie w polu data ustania ubezpieczeń wpisze 09.03.2007. Po zakończeniu bowiem urlopu bezpłatnego "powraca" umowa-zlecenie zawarta z własnym pracodawcą, której towarzyszy umowa o pracę. Dlatego od 9 marca umowa-zlecenie nie jest już tytułem do ubezpieczeń. Pracodawca powinien złożyć za marzec następujące dokumenty rozliczeniowe:

- raport ZUS RSA (z kodem 01 10 xx), gdzie wykaże okres 5 - 8 marca jako przerwę w podleganiu ubezpieczeniom z umowy o pracę spowodowaną urlopem bezpłatnym - kod świadczenia przerwy 111,

- raport ZUS RCA (z kodem 01 10 xx), gdzie w podstawie wymiaru składek wykaże wypłacone w marcu wynagrodzenie z umowy o pracę oraz wynagrodzenie z umowy-zlecenia (z wyjątkiem okresu 5 - 8 marca),

- raport ZUS RCA (z kodem 04 xx xx), gdzie w podstawie wymiaru składek wykaże wynagrodzenie wypłacone za okres 5 - 8 marca. Oczywiście, jeśli pracownik wykonuje równocześnie inną umowę-zlecenie u innego zleceniodawcy, z której są już opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, wówczas pracodawca z umowy-zlecenia zgłosi go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZZA, i będzie za niego opłacał tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast gdy osoba ta jest uczniem lub studentem i nie ukończyła 26 lat, nie podlega żadnym ubezpieczeniom z umowy-zlecenia i płatnik nie zgłasza jej do ubezpieczeń oraz nie opłaca żadnych składek.

Pracodawca musi opłacać składki na Fundusz Pracy za pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę i umowy-zlecenia, gdy łączny przychód pracownika-zleceniobiorcy jest w 2007 r. nie mniejszy niż 936 zł miesięcznie.

Za pracodawcę uważa się jednostkę organizacyjną, nawet gdy nie ma osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one co najmniej jednego pracownika.

To oznacza, że obowiązek opłacania składek za zleceniobiorców ciąży na tych zleceniodawcach będących osobami fizycznymi, którzy zatrudniają co najmniej jednego pracownika.

Składka na FP jest obowiązkowa wtedy, gdy podstawa jej wymiaru nie jest mniejsza niż minimalne wynagrodzenie za pracę (obecnie 936 zł).

Podstawa wymiaru składki na FP jest taka sama jak podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale nie stosuje się tu ograniczenia do kwoty 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Gdy pracodawca zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę oraz równocześnie zawrze z nim umowę-zlecenie, to składki na FP musi opłacać od zsumowanego przychodu wypłacanego pracownikowi. Oczywiście tylko wówczas, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w przeliczeniu na miesiąc) jest równa lub wyższa od minimalnego wynagrodzenia. Gdy jest niższa, składka na FP nie powinna być opłacana.

Tomasz K. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na 1/3 etatu i zarabia 500 zł miesięcznie. Dodatkowo pracodawca zatrudnia go na umowę-zlecenie z wynagrodzeniem 400 zł. W marcu łączny przychód pana Tomasza wynosi 900 zł. Ponieważ łączna podstawa wymiaru składek jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, pracodawca nie powinien opłacać za pana Tomasza składki na FP.

Karol G. jest od 15 marca zatrudniony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Miesięcznie zarabia 1000 zł. Dodatkowo od 19 marca zawiera z tym samym płatnikiem umowę-zlecenie z wynagrodzeniem miesięcznym 200 zł. 30 marca otrzymuje: 550 zł z umowy o pracę i 80 zł z umowy-zlecenia. Jego wynagrodzenie w przeliczeniu na miesiąc jest wyższe od wynagrodzenia minimalnego. Pracodawca musi więc opłacić składkę na FP.

Składki na Fundusz Pracy od umowy-zlecenia trzeba płacić tylko wówczas, gdy zatrudniona osoba z umowy-zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a jej podstawa wymiaru składek jest równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu.

Wynagrodzenie w umowie-zleceniu może być ustalone kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie.

Jeśli umowa-zlecenie trwa kilka miesięcy i określono w niej wynagrodzenie za pracę w stawce miesięcznej, to w celu ustalenia obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe trzeba przeliczać na miesiąc. To oznacza, że gdy zleceniobiorca pracował niepełny miesiąc, należy ustalić, ile wynosiłaby podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdyby zleceniobiorca pracował cały miesiąc.

Jeżeli obliczona w ten sposób podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest co najmniej równa kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę, to zleceniodawca musi opłacić składkę na FP.

Przeliczenia nie należy dokonywać, gdy wynagrodzenie dla zleceniobiorcy określono w stawce miesięcznej, ale w danym miesiącu przychód z umowy-zlecenia jest co najmniej równy minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (936 zł). W takiej sytuacji należy oczywiście opłacać składkę na FP.

Gdy w umowie-zleceniu nie określono wynagrodzenia za pracę wstawce miesięcznej, tylko w stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej, to o obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy za zleceniobiorcę decyduje wysokość osiągniętego przez zleceniobiorcę przychodu.

Jeżeli w danym miesiącu przychód z umowy-zlecenia jest co najmniej równy kwocie minimalnego wynagrodzenia, zleceniodawca ma obowiązek opłacenia składki na Fundusz Pracy.

Uwaga: podstawą wymiaru składki na Fundusz Pracy jest zawsze przychód z umowy-zlecenia w rozumieniu przepisów podatkowych. Podstawę wymiaru składek przeliczamy na okres miesiąca tylko po to, by ustalić, czy trzeba zapłacić składkę na FP.

Jakub R. został zatrudniony na podstawie umowy-zlecenia od 15 marca do 31 grudnia. W umowie-zleceniu wynagrodzenie ustalono w wysokości 1000 zł miesięcznie. W marcu płatnik wypłacił mu wynagrodzenie w wysokości 500 zł. W przeliczeniu na miesiąc podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest wyższa od minimalnego wynagrodzenia. Zleceniodawca powinien więc opłacić za pana Jakuba składkę na Fundusz Pracy.

Marek F. został zatrudniony na podstawie umowy-zlecenia od 16 lutego do 31 grudnia. Wynagrodzenie w umowie-zleceniu ustalono w stawce godzinowej 10 zł za godzinę. W lutym pan Marek otrzymał 900 zł, w kwietniu 1200 zł. Ponieważ wynagrodzenia według stawki godzinowej nie przelicza się na miesiąc, więc zleceniodawca nie opłaca składek na Fundusz Pracy za luty. Powinien natomiast opłacić składkę na FP za marzec, bo podstawa wymiaru składek za ten miesiąc była wyższa od minimalnego wynagrodzenia.

Marcin B. wykonuje pracę na podstawie umowy-zlecenia, którą zawarł na okres od 15 stycznia do 31 grudnia. W umowie-zleceniu wynagrodzenie określono w stawce miesięcznej, w wysokości 1500 zł. W styczniu płatnik wypłacił mu 800 zł, w lutym 1500 zł, w marcu tylko 300 zł (pan Marcin był chory i pracował tylko przez część miesiąca).

Ponieważ wynagrodzenie należne z umowy-zlecenia jest określone w stawce miesięcznej, a w styczniu i marcu było niższe od minimalnego wynagrodzenia, to zleceniodawca musi przeliczyć podstawę wymiaru składek w tych miesiącach. Po przeliczeniu wynagrodzenie jest wyższe od minimalnego. Zleceniodawca powinien więc opłacić za pana Marcina składkę na FP za styczeń, luty i marzec.

Tomasz N. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce ABC. Dodatkowo pracodawca zawarł z nim umowę-zlecenie.

W marcu br. Tomasz N. otrzymuje 1000 zł wynagrodzenia z umowy o pracę oraz 1000 zł wynagrodzenia z umowy-zlecenia. Składki na ubezpieczenia społeczne należy naliczyć od łącznego wynagrodzenia, tj. od 2000 zł. Będą to składki na ubezpieczenia:

- emerytalne: 2000 zł x 9,76 proc. = 195,20 zł - finansowane ze środków ubezpieczonego (tyle samo finansuje płatnik),

- rentowe: 2000 zł x 6,50 proc. = 130 zł - finansowane ze środków ubezpieczonego (tyle samo finansuje płatnik),

- chorobowe: 2000 zł x 2,45 proc. = 49 zł - składka finansowana ze środków ubezpieczonego,

- wypadkowe: 2000 zł x 1,80 proc. (przy założeniu że taka stawka procentowa obowiązuje płatnika składek) = 36 zł - składka finansowana ze środków płatnika.

Łącznie składki finansowane ze środków ubezpieczonego wynoszą 374,20 zł, w tym: składki finansowane z umowy o pracę 187,10 zł; składki finansowane z umowy-zlecenia 187,10 zł.

Ustalamy podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2000 zł - 374,20 zł = 1625,80 zł, a następnie składkę na ubezpieczenie zdrowotne: 1625,80 zł x 9 proc. = 146,32 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne z umowy o pracę:

1000 zł - 187,10 x 9 proc. = 73,16 zł Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek z umowy o pracę: 1000 zł - 187,10 x 7,75 proc. = 63 zł Składka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana z dochodu z umowy o pracę: 73,16 zł - 63 zł = 10,16 zł

Składka na ubezpieczenie z umowy-zlecenia:

1000 zł - 187,10 x 9 proc. = 73,16 zł Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek z umowy-zlecenia: 1000 zł - 187,10 x 7,75 proc. = 63 zł Składka finansowana z dochodu z umowy-zlecenia: 73,16 zł - 63 zł = 10,16 zł

Obliczamy koszty uzyskania poszczególnych przychodów:

z umowy o pracę 108,50 zł z umowy zlecenia (1000 zł - 187,10 zł) x 20 proc. = 162,58 zł

Podstawa naliczenia podatku z umowy o pracę:

1000 zł - 187,10 zł - 108,50 zł = 704,40 zł, po zaokrągleniu 704 zł Zaliczka na podatek z umowy o pracę: 704 zł x 19 proc. - 47,71 zł = 86,05 zł Zaliczka przekazywana do urzędu skarbowego: 86,05 zł - 63 zł = 23,05 zł, po zaokrągleniu 23 zł

Podstawa naliczenia podatku z umowy-zlecenia:

1000 zł - 187,10 zł - 162,58 zł = 650,32 zł, po zaokrągleniu 650 zł Zaliczka na podatek z umowy-zlecenia: 650 zł x 19 proc. = 123,50 zł Zaliczka przekazywana do urzędu skarbowego: 123,50 zł - 63 zł = 60,50 zł, po zaokrągleniu 61 zł

Ustalamy kwotę do wypłaty ubezpieczonemu:

- z umowy o pracę: 1000 zł - 187,10 zł - 73,16 zł - 23 zł = 716,74 zł 187,10 zł - składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika z umowy o pracę 73,16 zł - składka na ubezpieczenie zdrowotne z umowy o pracę 23 zł - zaliczka na podatek przekazywana do urzędu skarbowego

- z umowy-zlecenia: 1000 zł - 187,10 zł - 73,16 zł - 61 zł = 678,74 zł 187,10 zł - składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę z umowy-zlecenia 73,16 zł - składka na ubezpieczenie zdrowotne z umowy-zlecenia 61 zł - zaliczka na podatek z umowy-zlecenia