Firmowe wyjazdy eventowe to szybko rozwijająca się część zorganizowanej turystyki. Jest to jednak specyficzny biznes: trzeba być nastawionym na dokładne spełnienie wymagań klientów. Działanie rutynowe szybko ich odstraszy.

Zdaniem touroperatorów organizacja firmowych wyjazdów nie jest przedsięwzięciem dla osób, które w turystyce dopiero zaczynają działalność. Doświadczenie pilota wycieczek bardzo się przydaje, ale uruchamianie pierwszego swojego biura podróży pod segment incentive może okazać się mocno ryzykowne.

– W tym biznesie szczególnie liczy się przede wszystkim jakość i rzetelność. Nie można czarować klientów, trzeba zawsze przedstawiać rzeczywistość tak, jak ona faktycznie wygląda. I na pewno nie można za wiele obiecywać – twierdzi wiceprezes Rainbow Tours Remigiusz Talarek.

Zaczynając działalność z firmami warto mieć dobre rekomendacje z wcześniej przygotowywanych imprez dla „zwykłych" turystów. Ważne, by nie porywać się z motyką na słońce: zlecające wyjazdy wielkie korporacje mają dużo pieniędzy, ale jeszcze większe wymagania. Przy małym doświadczeniu o organizacyjną wpadkę jest bardzo łatwo. Zwłaszcza przy wyjeździe z bardzo rozbudowanym programem, pełnym niestandardowych elementów.

Sprawdzeni partnerzy

Zawsze przydają się już ustalone kontakty z osobami, które za przygotowanie wyjazdu będą odpowiadać już na miejscu. Rzecz jasna, w dobie internetu wszystko można załatwić, nie ruszając się zza biurka. Ale nigdy nie ma pewności, czy za internetowym kontaktem stoi poważny partner, któremu można zaufać. Może się bowiem okazać, że w czasie wyjazdu organizowanego dla grupy menedżerów dużego banku, zamiast obiecanego na całodzienny rejs komfortowego jachtu, podstawiany jest wyeksploatowany kuter rybacki.

W wielu przypadkach klienci biur podróży są szczególnie wymagający ze względu na fakt, że w wyjazdach uczestniczą ich strategiczni partnerzy. Firma organizuje wtedy wyjazd nie dla swojego managementu, ale dla osób, które chce specjalnie wynagrodzić lub zachęcić do np. podpisania intratnego kontraktu. W takich wyjazdach programy mogą być bardzo mocno rozbudowane. Obejmują mnóstwo drobnych szczegółów, jak wcześniejszego ustalenia menu w posiłkach, gatunków serwowanych podczas kolacji win, czy sprawdzenia lokalizacji hotelu. Zdarza się, że pracownik firmy zamawiającej wyjazd jedzie na miejsce i sam wszystko sprawdza: warunki noclegowe, środki transportu, restauracje czy miejsca zaplanowane do zwiedzania.

Wycieczka i szkolenie

Firmy zwykle wykorzystują bowiem okazję, by w atrakcyjnych warunkach zorganizować np. szkolenie dla pracowników przed wprowadzeniem nowego produktu. Wtedy organizator wyjazdu musi zadbać o warunki do takiego przedsięwzięcia: zapewnić sale konferencyjne, sprzęt projekcyjny, osoby do jego obsługi.

Od czego zaczyna się organizację wyjazdu? – Pierwszym etapem jest określenie ilości uczestników, ustalenie terminu wyjazdu, budżetu i kluczowych wymagań klienta. Dzięki tym informacjom jesteśmy w stanie przygotować wstępne propozycje – twierdzi biuro MegaTravel.

Doświadczony organizator może zaplanować praktycznie wszystko: od safari w Afryce poprzez zwiedzanie Gwiezdnego Miasteczka w Rosji czy oglądania walk sumo w Japonii do wizyty na zawodach Formuły 1 w Monaco czy Singapurze. W organizacji wyjazdu potrzebne jest dokładne rozeznanie potrzeb, jakie stawia zlecający. Zawsze musi być dokładnie zdefiniowany cel i charakter imprezy. Czy zamawiającej wyjazd firmie chodzi o poprawę wzajemnych relacji pracowników i pogłębienie zaufania, czy też o nagrodzenie za efekty, zaangażowanie bądź o wyzwolenie w uczestnikach wyjazdu dodatkowej energii do działania.

Kolejnym etapem jest projektowanie programu i przebiegu wyjazdu. Organizator musi mieć informacje o kulturze organizacyjnej firmy, a przede wszystkim pracownikach biorących udział w wycieczce. Program musi być tak do nich dopasowany, by nie przesadzić z ilością atrakcji.

Czytelny kosztorys

Kluczowe jest także zaplanowanie budżetu. Zamawiający musi otrzymać kosztorys przejrzysty i czytelny. Organizator powinien przedstawić szczegółową kalkulację transportu, zakwaterowania, wyżywienia, dodatkowych imprez, marży itd. Przedstawienie ogólnej wyceny budzi obawy o nierzetelność lub próbę zawyżenia wydatków.

Podstawowe znaczenie ma także bezpieczeństwo samego wyjazdu. Zwłaszcza gdy obfituje on w atrakcje z dziedziny sportów ekstremalnych, jak spływy rwącymi rzekami, wspinaczki bądź skoki spadochronowe. Organizator wyjazdu musi zadbać o instruktorów, którzy będą czuwać nad uczestnikami.  Musi przygotować sprzęt, sprawdzić atesty, załatwić ubezpieczenia. Ważne jest także przygotowanie niezbędnych pozwoleń, np. na wejście na zamknięte dla turystów tereny.

Klientów przyciąga się rzetelnością. Nie można obiecywać zbyt wiele

1. ?Sama wycieczka ?nie załatwi ?wszystkiego

Firmy z reguły chcą na wyjazdach zrealizować kilka swoich celów. Nagroda dla pracowników w postaci atrakcyjnego wypoczynku to tylko jeden z nich. Równie ważny jest walor motywacyjny mający zachęcić do dalszej pracy, a także aspekt szkoleniowy. W propozycjach składanych zamawiającemu nie powinno go zabraknąć. Sama część szkoleniowa musi być starannie przygotowana, konieczne jest zapewnienie sprzętu np. do projekcji oraz osób do jego obsługi. Trzeba zadbać o odpowiednie sale konferencyjne i właściwie podzielić czas.

2. ?Dobrze, gdy grupa jest w miarę ?dopasowana

Często przedsiębiorstwo organizuje wyjazd dla pracowników konkretnego działu. Wtedy efekty wyjazdu mogą być lepsze – pogłębiają integrację zespołu, zachęcają do wspólnego działania ?i zarazem współzawodnictwa. Ale równie istotne może okazać się zintegrowanie pracowników, którzy niezbyt dobrze się znają.

3. ?Konieczna jest profesjonalna obsługa

Wyjazd musi być organizowany z głową. Uczestnicy nie powinni się nudzić, ale też nie można zamęczyć ich atrakcjami. Zwłaszcza jeżeli związane są ?z wysiłkiem fizycznym ?w trudnych warunkach klimatycznych. Należy wcześniej dokładnie znać skład grupy, wiek uczestników, ?a także ich możliwości fizyczne. Trzeba też zadbać o niedopuszczenie do sytuacji mogących prowokować niewłaściwe zachowania. Szczególnie ostrożnie trzeba dawkować alkohol. Zwłaszcza jeśli częścią programu są takie wydarzenia, które ze względów bezpieczeństwa całkowicie go wykluczają.

4. ?Podstawa ?to bezpieczeństwo uczestników

Część wyjazdów obejmuje sporty ekstremalne, do organizowania których trzeba się bardzo dobrze przygotować. Niezbędni są instruktorzy, którzy prócz fachowości, będą osobami nawiązującymi dobry kontakt z uczestnikami. Sam teren musi być odpowiednio sprawdzony i przygotowany. ?W razie niespodziewanych zdarzeń organizator musi mieć możliwość natychmiastowej reakcji, sprowadzenia pomocy, przetransportowania osoby, która uległa kontuzji.

5. ?Trzeba ?profesjonalnie budować wizerunek

Firmy zlecające wyjazdy często kierują się opiniami innych przedsiębiorców, sprawdzają listy referencyjne. To może decydować o pozyskaniu nowych umów. W tej branży tzw. poczta pantoflowa ważna jest jak mało który sposób pozyskiwania informacji. Ale ważna jest także odpowiednia reklama, zbudowanie strony ?w internecie, zatrudnienie pracowników, którzy ?w kontakcie ze zleceniodawcą zaprezentują fachowość i profesjonalizm.

6. ?Nie ma miejsca na niedopowiedzenia czy niejasności

Przygotowując ofertę, trzeba klienta o wszystko dokładnie wypytać. I stale utrzymywać ?z nim kontakt. Organizacja wyjazdu z reguły zajmuje więcej czasu, ale nie wolno doprowadzać do sytuacji, w której to zleceniodawca będzie szukał kontaktu z organizatorem i dopominał się o przedstawienie stanu realizacji planów. Klient musi być na bieżąco o wszystkim informowany, by miał przeświadczenie, że organizatorowi na nim zależy. Nie należy go zaskakiwać, przedstawiając jakieś propozycje, warto podać kilka opcji, z których sam dokona wyboru.

Trzeba się zdać na profesjonalistów

Jan? Korsak, przewodniczący rady ?Polskiej Organizacji Turystycznej

Wyjazdami, zarówno typowymi dla zwykłych turystów, jak ?i organizowanych na życzenie ?i pod konkretne potrzeby firm, powinni zajmować się wyłącznie profesjonaliści. A w przypadku tych ostatnich potrzebni są jeszcze organizatorzy mający ?już określone doświadczenie ?w przygotowywaniu tego typu imprez. Mamy bowiem wiele przykładów wyjazdów robionych przez agencje i nie przygotowane podmioty, gdzie może pojawić się mnóstwo problemów. I to nie tylko z brakiem np. rezerwacji ?na kolację, ale związanymi np. ?z opóźnieniem powrotu. Zawsze niezbędne jest dokładne rozpoznanie potrzeb klienta. ?Jego oczekiwań i wyobrażeń związanych z imprezą. Klient firmy organizującej wyjazd musi na jego końcu mieć przeświadczenie, że zakładane wcześniej cele imprezy zostały osiągnięte. Profesjonalizm w organizacji jest teraz tym bardzie ważny, że konkurencja na rynku wyjazdów dla firm mocno się zaostrzyła. Zwłaszcza że ten do niedawna rosnący segment ostatnio się skurczył przez spowodowane kryzysem ograniczenia finansowe podejmowane ?w zakładach pracy.

Dopasować propozycje do oczekiwań

Ewa ?Piech, dyrektor personalny ?General Motors Poland

Mamy dużą grupę pracowników ?i pierwszą rzeczą, na którą zwracamy uwagę, jest doświadczenie organizatora w planowaniu eventów. Druga kwestia to umiejętność dopasowania propozycji do naszych oczekiwań. Na rynku funkcjonują pewne utarte schematy i z reguły pierwsza oferta, jaką dostajemy, to standardowe rozwiązanie szeroko funkcjonujące na rynku. Nie wszystkie firmy są gotowe, by zaproponować coś innego ?i zacząć od pytania: dlaczego chcecie zorganizować wyjazd? Co chcecie dzięki niemu osiągnąć? Bardzo ważna jest także kwestia samej organizacji. Zazwyczaj planujemy takie wydarzenia z dość dużym wyprzedzeniem. I zwracamy uwagę, jak firma się z nami kontaktuje: jak często to robi, ?czy to my musimy się przypominać, czy jesteśmy informowani ?o wszystkich przeszkodach związanych z organizacją imprezy. Ważne są takie szczegóły jak propozycje dotyczące obrandowania miejsca spotkania, wyboru gadżetów dla pracowników itd. To, jak wygląda całość planowania logistycznego wyjazdu, może przesądzać ?o wyborze jego organizatora.