– Wirtualne biuro to oferta dla osób, które dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą i nie poświęcają jej całej swojej uwagi, bo na przykład dodatkowo pracują na etacie. Taką opcję wybierają też małe firmy szukające sposobów na obniżenie kosztów utrzymania i obsługi biura. Dlatego usługi wynajmu wirtualnego biura zyskują na popularności – mówi Andrzej Brochocki, wspólnik zarządzający w Kancelarii Brochocki.
Także z doświadczeń doradców firmy Jones Lang LaSalle wynika, że wirtualne biura wybierają tzw. start-upy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak również freelancerzy, którzy nie potrzebują dużej powierzchni biurowej, ale zależy im na profesjonalnym wizerunku. Dla nich głównym atutem biura serwisowanego jest bowiem możliwość umówienia spotkania z klientem w prestiżowej siedzibie, co potwierdza, że dana osoba jest wiarygodnym partnerem biznesowym.
Warianty Instant Office
Zuzanna Kowalczyk, młodszy konsultant w dziale wynajmu powierzchni biurowych w Jones Lang LaSalle, mówi, że można wyróżnić kilka wariantów usługi Instant Office. Pierwszy z nich oznacza wynajem tzw. biura wirtualnego. Pakiet ten zawiera najczęściej możliwość zarejestrowania spółki pod danym adresem i daje numer telefonu. Może być rozszerzony o usługę obsługi recepcyjnej (odbieranie telefonów i poczty), a nawet dostęp do biur i sal konferencyjnych w określonych dniach i godzinach.
– Bardziej złożony wariant to biuro serwisowane. Usługa taka polega na tym, że najemca ma możliwość, na podstawie umowy, stałego korzystania z wyposażonej i dostępnej od ręki powierzchni biurowej. W praktyce taka firma otrzymuje dostęp do umeblowanego biura z dostępem do Internetu, może się do niego wprowadzić od zaraz lub korzystać w zależności od potrzeb. Usługa biura serwisowanego dopasowywana jest do oczekiwań klienta. Jest możliwość wynajęcia pokoju na stałe, ale również korzystania z tzw. hot-deskingu, czyli uzyskania dostępu do biurka niekoniecznie w tym samym pokoju czy nawet budynku – tłumaczy Zuzanna Kowalczyk.
Najemcy mogą też pracować w innych biurach obsługiwanych przez operatora. Jeśli na przykład pracownik dużo podróżuje, ma spotkania w różnych częściach miastach, to może korzystać z biura danego operatora w innych lokalizacjach, w zależności od bieżącej potrzeby.
– Instant Office niesie wiele korzyści. Firmy, które rozpoczynają działalność, nie muszą wiązać się długoterminowymi umowami najmu ani wydawać pieniędzy na umeblowanie, sprzęt czy obsługę recepcyjną. Wystarczy, że przyniosą własny komputer i podłączą się do sieci – mówi Jarosław Pilch, starszy konsultant w dziale powierzchni biurowych firmy Savills.
Jego zdaniem biura serwisowane oferują elastyczne rozwiązania na każdym etapie rozwoju firmy, m.in. dzięki możliwości natychmiastowego powiększenia zajmowanej powierzchni biurowej w przypadku rozwoju.
– Istnieją różne formy rozliczenia i abonamentów, więc takie biuro można wynająć na stałe na dłuższy okres, tymczasowo, na godziny lub dni. Najemcy biur serwisowanych współdzielą usługi, co z reguły oznacza dla nich większy komfort. Nie martwią się o obsługą recepcyjną, dostępność kawy i herbaty w tzw. coffee roomie, utrzymanie techniczne kserokopiarki ani o serwis sprzątający, który utrzymuje porządek. Dodatkowym atutem jest możliwość networkingu we wspólnych strefach pracy – uważa Jarosław Pilch.
Ile to kosztuje
Biura serwisowane są rozliczane w indywidualny sposób, w zależności od ustaleń pomiędzy wynajmującym a najemcą i zależą od okresu najmu, liczby biurek, zakresu usług dodatkowych itp. Osobno zwykle rozliczane są opłaty za telefon i Internet.
Koszt wynajmu biura serwisowanego różni się w zależności od operatora, wielkości pakietu i świadczeń, a także lokalizacji – inny jest koszt najmu w centrum Warszawy, inny poza nim, a jeszcze inny w pozostałych głównych aglomeracjach.
Jak podaje firma JLL, najprostsze rozwiązanie dla jednej osoby w pakiecie podstawowym, z 5-dniowym dostępem do biurka na zasadach hot-deskingu, można znaleźć już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Dostęp do własnego pokoju przez 7 dni to już koszt kilkuset złotych w skali miesiąca. Im lepsza lokalizacja, tym drożej.
Poza tym w długim okresie, np. przez kilka lat, usługi Instant Office są znacznie droższe od standardowego wynajmu, gdyż zazwyczaj dochodzą jeszcze koszty usług dodatkowych (np. wspomniany wynajem sali, prowadzenie księgowości, przyjęcie każdego telefonu czy też korespondencji).
Jarosław Pilch podpowiada, że najbardziej rozwiniętymi ośrodkami pod względem dostępności Instant Office są Warszawa i Wrocław. – W tych miastach operatorzy takich biur są bardziej elastyczni i skłonni do negocjacji cen. Ale biura z dodatkową obsługą rozwijają się praktycznie w każdej aglomeracji – dodaje ekspert firmy Savills.
Czytaj w internecie
- Oferty biur wirtualnych w Polsce i na świecie, pakiety dla firm:
- Najwyższe biuro Instant Office w Europie Środkowo-Wschodniej:
- Hot desk, wynajem biur z obsługą na terenie Warszawy:
O czym trzeba wiedzieć, zawierając umowę najmu biura
1. Uważaj na dodatkowe koszty
Planując najem biura serwisowanego, zwróć uwagę na ukryte koszty, które wynikają często z wewnętrznych regulaminów. Dlatego nie tylko samą umowę powinieneś dokładnie przestudiować, ale także dokumenty, które są w niej wymienione.
2. Na początek umów się na próbę
Operatorzy biur nie zawsze żądają, by zawrzeć umowę najmu Instant Office na wiele miesięcy czy rok. Zapytaj o okres próbny, jeśli nie jesteś pewien, jak długo będziesz mógł korzystać z siedziby.
3. Upewnij się, czy możesz zająć mniej metrów
Zawierając umowę, zapytaj o możliwość zmniejszenia zajmowanej powierzchni z pierwotnie deklarowanej (tzw. downgrade), abyś nie płacił za coś, co jest ci niepotrzebne.
4. Sprawdź obsługę i pomieszczenia
Eksperci radzą, aby zwrócić uwagę na jakość obsługi recepcji, która będzie reprezentowała firmę w ramach usługi Instant Office. Upewnij się, czy np. recepcjonistki znają języki obce, zwróć uwagę na czystość pomieszczeń i organizację biura.
5. Obejrzyj miejsce pracy
Zanim podpiszesz umowę najmu, upewnij się, z których pomieszczeń będziesz mógł korzystać. Zdarza się, że niektóre pokoje nie mają dostępu do światła dziennego.
6. Negocjuj stawki
Ceny wyjściowe najmu są wysokie i można próbować je negocjować. Zdaniem pośredników konkurencja Instant Office jest coraz większa, więc elastyczność wynajmujących rośnie.
7. Kiedy dostaniesz zwrot depozytu
Podpisując umowę, operator zażąda depozytu – jako zabezpieczenia, gdy przestaniesz płacić czynsz. Nie ma w tym nic dziwnego, ale musisz zapisać w umowie termin zwrotu depozytu po zakończeniu współpracy.
8. Kiedy usługa przestanie ci się opłacać
Oferta Instant Office jest nieopłacalna cenowo dla dużej firmy, która zatrudnia wielu pracowników. W takim przypadku lepiej jest skorzystać z usług wyspecjalizowanego pośrednika, który zaproponuje inne powierzchnie biurowe.
9. Możesz mieć uciążliwe sąsiedztwo
Niektóre firmy z różnych względów nie chcą korzystać z tego samego biura lub dzielić recepcji, kuchni czy korytarzy z innymi podmiotami. Powodem mogą być kwestie konkurencji, proceduralne lub prawne. W takim przypadku biuro serwisowane nie będzie dobrym pomysłem.
10. Kamienica dla bogatszej firmy
Instant Office daje to, czego adres domowy raczej nie zapewni – to zazwyczaj atrakcyjna lokalizacja do spotkań z klientami. Jednak za najbardziej reprezentacyjne biura, szczególnie dla małych firm, uchodzą te w odrestaurowanych kamienicach.
Biurko, dostęp do ksero i obsługa księgowa
Zuzanna Kowalczyk, ekspert firmy Jones Lang LaSalle
Biura serwisowane zwykle są organizowane w nowoczesnych biurowcach, w bardzo prestiżowych lokalizacjach. Na przykład w Warszawie takie oferty można znaleźć w tak rozpoznawalnych obiektach, jak Warsaw Trade Tower, Skylight, czy Rondo 1. Zakres oferty biura serwisowanego zależy od wykupionego pakietu oraz strategii najmu danego operatora.
Najemca może uzyskać takie świadczenia, jak: adres, obsługa recepcyjna (administracja pocztą i telefonami), całodobowy dostęp do wyposażonego, na bieżąco sprzątanego biura, z okablowaniem strukturalnym – dostępem do telefonu i Internetu.
Do tego dochodzi jeszcze ochrona, a czasem nawet obsługa księgowa. Pakiety mogą obejmować również dostęp do sal konferencyjnych, do wyposażonej kuchni, do tzw. copy roomu (do drukarek, skanera i kserokopiarek) czy nawet obsługę sekretarską, czyli wsparcie osoby, która wydrukuje, zeskanuje czy wyśle dokumenty. Usługi takie oferują wyspecjalizowani operatorzy biur, a nie właściciele biurowców.
Dobre miejsce do nawiązywania kontaktów
Marcin Kocerba, ekspert firmy Cushman & Wakefield
Koncepcja biura serwisowanego polega na tym, że operator wynajmuje dużą powierzchnię od właściciela budynku, która następnie jest dzielona na mniejsze pokoje. Do dyspozycji klientów biura serwisowanego są w pełni umeblowane pokoje biurowe, obsługa recepcyjna, kuchnia, sale konferencyjne, punkty ksero i inne udogodnienia.
Niewątpliwą zaletą biura serwisowanego jest jego elastyczność, ponieważ operatorzy oferują krótkoterminowe najmy – nawet miesięczne. Klienci cenią w biurach typu Instant Office atmosferę, która sprzyja nawiązywaniu kontaktów biznesowych.
Ze względu na kompleksową obsługę oraz oferowany wachlarz usług dodatkowych koszt wynajmu powierzchni w biurze serwisowanym jest wyższy niż wynajęcie biura bezpośrednio od właściciela.
Na warszawskim rynku działa kilku operatorów biur serwisowanych, którzy oferują powierzchnie w budynkach w Śródmieściu oraz poza centrum. Największymi operatorami biur serwisowanych w stolicy są: Regus, In Office, Dago.
