Proces rejestracji takiej zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jest raczej znany. Także wypełnianie podstawowych obowiązków związanych z zatrudnieniem zazwyczaj nie budzi wątpliwości. Bieżąca działalność spółki z zagranicznym Prezesem (członkiem) Zarządu, generuje jednak nieoczywiste wyzwania, z którymi należy się zmierzyć.
Lepiej zadbać o PESEL
Czy Prezes (członek) Zarządu powinien mieć PESEL? Prezes Zarządu polskiej spółki z o.o. powinien mieć numer PESEL, zwłaszcza jeśli zamierza mieszkać w Polsce. Będzie o niego pytany przy załatwianiu właściwie każdej sprawy urzędowej w Polsce, nie tylko związanej z pełnioną funkcją czy zatrudnieniem, ale też prywatnej.
To ważne też w sprawach korporacyjnych, dla których załatwienia numer PESEL będzie po prostu niezbędny. Prezes będzie musiał posiadać numer PESEL ujawniony w KRS spółki, jeśli zechce w jej w imieniu złożyć dokumenty finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Przepisy Ustawy o KRS wprowadzają taki wymóg w przypadku zgłoszenia do RDF rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności Zarządu oraz - ewentualnie - sprawozdania z badania przez audytora, wraz z niezbędnymi uchwałami organu zatwierdzającego.
PESEL na kilka sposobów
W praktyce, najprostszym sposobem uzyskania numeru PESEL jest zameldowanie cudzoziemca na pobyt stały lub czasowy powyżej 30 dni. Jeśli więc Prezes przeprowadza się do Polski w związku z objęciem obowiązków w Zarządzie i np. wynajmie na ten czas nieruchomość, wystarczy że uda się do urzędu gminy z dowodem tożsamości, oryginałem umowy najmu i wypełnionym wnioskiem. PESEL uzyska wtedy od ręki razem z meldunkiem.
W przypadku członków Zarządu działających głównie z zagranicy (bez meldunku w Polsce), PESEL można uzyskać natomiast na podstawie odrębnego wniosku. Należy wskazać w nim podstawę prawną ubiegania się o PESEL. Może nią być wspomniana potrzeba podpisania zgłoszenia dokumentów finansowych w RDF przez reprezentanta spółki posiadającego PESEL. Warto taki wniosek złożyć z wyprzedzeniem, aby spółka mogła dochować terminów na zgłoszenie sprawozdania finansowego.
Od niedawna powyższy wniosek o nadanie PESEL można złożyć w dowolnym urzędzie gminy na terenie Polski. To duże ułatwienie, bo daje możliwość zaplanowania wizyty Prezesa w urzędzie przy okazji nawet krótkiego pobytu w Polsce, w dowolnym mieście. Wniosek o nadanie numeru PESEL można też złożyć przez pełnomocnika. Musi on jednak dysponować poświadczoną notarialnie kopią paszportu lub innego dokumentu tożsamości Prezesa. Także w tym przypadku PESEL zostaje nadany od ręki.
Czytaj więcej
Obcokrajowiec niemający zezwolenia na pobyt czasowy ani na pracę założył firmę pośrednictwa pracy, którą zarejestrował w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Podpis elektroniczny, ale który najlepiej?
Czy Prezes (członek) Zarządu powinien mieć podpis elektroniczny? Jaki rodzaj podpisu sprawdzi się najlepiej? Trudno sobie obecnie wyobrazić reprezentowanie spółki z o.o. bez podpisu elektronicznego. Warto więc od razu uzyskać taki podpis dla Prezesa. Ze względów praktycznych najlepiej, jeśli będzie to kwalifikowany podpis elektroniczny. Przykładowo, dzięki niemu Prezes podpisze większość umów z kontrahentami, także tych, które pod rygorem nieważności muszą zostać sporządzone w formie pisemnej (np. umowę leasingu, czy umowę przenoszącą autorskie prawa majątkowe).
Warto zadbać o to aby, kwalifikowany podpis elektroniczny został wydany już z zakodowanym numerem PESEL. Dzięki temu bez problemu Prezes podpisze, a następnie złoży sprawozdanie finansowe do RDF. Kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie można „edytować”. Gdyby więc było potrzebne dodanie numeru PESEL do podpisu, należałoby wygenerować nowy certyfikat z nowymi danymi i zapisać podpis na nowym nośniku. Aby uniknąć dodatkowych kosztów, warto działać w odpowiedniej kolejności – najpierw PESEL, później podpis.
Większość dokumentów urzędowych może być w Polsce podpisywana też profilem zaufanym za pomocą platformy ePUAP. Do jego utworzenia także potrzebny jest numer PESEL. Jednak ePUAP służy do przekazywania dokumentów do podmiotów publicznych (m.in. sądów, organów administracji), a nie do stosowania w relacjach z podmiotami prywatnymi. Dla Prezesa cudzoziemca zdecydowanie polecany jest więc podpis kwalifikowany.
Rejestracja pobytu obywatela Unii Europejskiej (UE)
Co należy zrobić, jeśli Prezes – obywatel UE przeprowadzi się do Polski? Zdarza się, że nowo powołany Prezes decyduje się na przeprowadzkę do Polski, niekiedy z całą rodziną. Warto pamiętać, że samo powołanie do Zarządu i posiadanie obywatelstwa kraju UE, nie zwalnia z konieczności zarejestrowania pobytu przekraczającego 3 miesiące. Za niedopełnienie tego obowiązku grozi kara grzywny.
Rejestracja pobytu obywatela UE wymaga osobistej wizyty Prezesa i pełnoletnich członków rodziny w odpowiednim wydziale Urzędu Wojewódzkiego. Można skorzystać co prawda ze złożenia dokumentów na biurze podawczym lub przesłania ich pocztą. Jednak należy się liczyć z tym, że Prezes i tak zostanie wezwany do urzędu osobiście, w celu okazania oryginałów. Małoletnie dzieci nie muszą stawiać się w urzędzie, o ile też są obywatelami UE.
Aby zarejestrować pobyt obywatela UE należy przygotować wniosek wypełniony w języku polskim, 4 fotografie i kopię ważnego dokumentu podróży albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo (z oryginałem do wglądu). Zakres pozostałych dokumentów może różnić się w zależności od okoliczności, takich jak dodatkowe zatrudnienie w spółce. Gdy Prezes planuje zarejestrować też pobyt przebywającej z nim rodziny (małżonka lub dzieci), urzędnicy mogą zapytać o akta stanu cywilnego. Każdy dokument zagraniczny wymaga tłumaczenia przysięgłego.
Zdaniem autora
Przygotowanie spółki z o.o. do objęcia funkcji przez nowego Prezesa (członka) Zarządu wiąże się z wieloma wyzwaniami organizacyjnymi. Zwłaszcza, jeśli jest to osoba delegowana z zagranicznej spółki. Warto więc te formalności, które można, załatwić wcześniej. Po PESEL do urzędu gminy można udać się już z uchwałą o powołaniu Prezesa do Zarządu, nawet jeśli jeszcze nie weszła w życie. Zaraz potem można też wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny Prezesa. Wówczas Prezes od pierwszego dnia pełnienia funkcji będzie mógł dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym z numerem PESEL. Jeśli Prezes przeprowadza się do Polski z rodziną, powinien zabrać ze sobą wszystkie dokumenty potrzebne do rejestracji pobytu, zwłaszcza akta stanu cywilnego. To bardzo ułatwi pobyt i działalność Prezesa (członka) Zarządu w Polsce.
Anna Jarecka-Kowal, radca prawny, SENDERO Tax&Legal
Czytaj więcej:
