Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w wersji papierowej albo komputerowej. Bez względu jednak na wersję prowadzenia księgi, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Taki obowiązek nakłada na niego par. 11 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rzetelność i niewadliwość to podstawowe warunki uznania księgi za dowód w myśl przepisów podatkowych.
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.
Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty i spełniają kryteria określone w par. 11 pkt 4 rozporządzenia w sprawie księgi >patrz ramka.
Należy także pamiętać, że zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Stwierdzone błędy w zapisach poprawić można na dwa sposoby.
- Pierwszy z nich to skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki.
- Drugi sposób to wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Co do zasady pierwszy sposób możliwy jest przy prowadzeniu księgi w wersji papierowej.
Przy prowadzeniu księgi należy więc pamiętać o staranności, dokładności, czytelności zapisów. Oczywiście zadanie to jest w znacznej mierze ułatwione, jeśli podatnik prowadzi księgę komputerowo. Wówczas przy poprawianiu zapisów podatnik może wykorzystać drugi ze wskazanych sposobów.
Błędy stwierdzone w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny być poprawione niezwłocznie po ich odkryciu.
Przykład
TRZEBA POPRAWIĆ JAK NAJSZYBCIEJ
30 marca 2013 r. pani Bożena Kowalska omyłkowo wpisała w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Pozostałe wydatki" kwotę 1000 zł, stanowiącą wartość zakupionych materiałów pomocniczych. Błąd ten został zauważony 29 kwietnia 2013 r. i powinien być niezwłocznie poprawiony. Po stwierdzeniu pomyłki pani Bożena powinna skorygować błędny zapis, sporządzając dowód księgowy, na podstawie którego z datą 29 kwietnia 2013 r. w księdze powinny znaleźć się zapisy:
– w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki" ze znakiem minus (–) kwota 1000 zł,
– w kolumnie 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" kwota 1000 zł.
Drobne błędy są dopuszczalne
Mimo błędów księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w par. 12 ust. 3 rozporządzenia.
Zasady te stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.
