Do 17 grudnia 2021 roku Polska jest zobowiązana implementować przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach. Do czego zobowiązuje ta dyrektywa?

Kamila Bury (szef zespołu prawnego w Capgemini, pełni funkcję oficera ds. etyki i compliance): Dyrektywa zobowiązuje kraje członkowskie do stworzenia podstaw prawnych dla procedury zgłaszania nieprawidłowości czy nadużyć w instytucjach publicznych i prywatnych. Będzie musiała powstać w każdej instytucji prywatnej – zatrudniającej co najmniej 50 osób i we wszystkich podmiotach prawnych w sektorze publicznym, za wyjątkiem gmin zamieszkanych przez mniej niż 10 tys. mieszkańców.

Instytucje te będą musiały zapewnić sygnalistom narzędzie umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości oraz wyznaczyć osobę zobowiązaną do podejmowania działań w związku ze zgłoszeniami.

Dyrektywa mówi o trzech sposobach sygnalizowania. Pierwszy – wewnętrzny system zgłoszeniowy, drugi zewnętrzny – do instytucji zewnętrznej np. na policję, do CBA. Trzeci – to podanie do informacji publicznej.

Czytaj także:

Koronawirus: sygnaliści zadbają o uczciwe urzędy

Kto będzie mógł zasygnalizować o nieprawidłowościach?

Zgodnie z regulacjami Dyrektywy sygnalistami będą mogli zostać m.in.: pracownicy; osoby prowadzące własną działalność gospodarczą w rozumieniu art. 49 TFUE; akcjonariusze lub wspólnicy oraz osoby będące członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, a także wolontariusze i stażyści, bez względu na to czy otrzymują oni wynagrodzenie; osoby pracujące dla wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Jakich obszarów naruszeń dyrektywa dotyczy?

Dyrektywa ustanawia wspólny minimalny zakres przedmiotowy, który jest szeroki i obejmuje m.in.: zdrowie publiczne, zamówienia publiczne, ochronę środowiska, ochronę konsumentów, usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu czy ochronę danych osobowych.

Dlaczego potrzebna była dyrektywa o ochronie sygnalistów?

System ten jest niejednolicie uregulowany w różnych krajach Unii Europejskiej. Poza tym, są też dwie drogi prowadzące do ochrony i zarządzania sygnalistami. Pierwsza, mniej formalna, sprawdza się w krajach skandynawskich, które mają bardzo rozbudowany system etyczny. Druga metoda jest bardziej instytucjonalna, polega na wdrażaniu pewnych norm prawnych – tą drogą poszła np. Wielka Brytania, Francja.

W Polsce ciągle brakuje takich kompleksowych rozwiązań, aby osoby, które chcą sygnalizować o nadużyciach były odpowiednio chronione.

Jeśli ktoś zauważał nieprawidłowości, to nie zgłaszał ich?

Ze względu na to, że te kwestie nie były w Polsce w pełni uregulowane, mogło się tak zdarzać, że nieprawidłowości nie były zgłaszane. Dyrektywa wprowadza obowiązek zapewnienia sygnaliście anonimowości. Bez wyraźnej zgody jego tożsamość nie może być ujawniona nikomu, kto nie jest osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań związanych ze zgłoszeniem. Odstępstwem od tej zasady będzie sytuacja, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z prawa krajowego lub UE i dotyczy prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub sądowych. Dyrektywa wprowadza taki sposób ochrony sygnalistów, że nie będzie można stosować akcji odwetowych, w stosunku zarówno do sygnalistów, jak i do ich rodzin. Chronieni będą np. przed zwolnieniami, odmową awansu czy degradacją stanowiska. To są daleko idące instytucje prawne, które mają sygnalistom pozwolić w bezpieczny sposób zgłaszać nadużycia.

Czy nie są jednak potrzebne jakieś rozwiązania na wcześniejszym etapie, żeby ograniczyć powstanie nieprawidłowości?

To zależy od moralności i zasad etycznych osób w danej organizacji, a przede wszystkim od norm prawnych, dlatego wprowadza się kodeksy etyki. Natomiast to, jak będą one wdrażane w życie, zależy od kultury organizacyjnej danej instytucji – czy zwraca się uwagę na to, czy ludzie przestrzegają etyki – ale też od uwarunkowań i etyki danego społeczeństwa. Na przykład w krajach skandynawskich korupcja jest na bardzo niskim poziomie.

Pani w swojej organizacji pełni funkcję oficera ds. etyki i compliance. Czym zajmuje się taki oficer? I od kiedy taka funkcja w Pani organizacji istnieje?

Od 2010 roku, od kiedy wprowadzono kodeks etyki. Już wcześniej wyznaczono siedem wartości grupy, na podstawie których budowano ten kodeks. Oficer pełni trzy główne role. Po pierwsze – jest to stróż, który pilnuje, czy wdrażany jest w organizacji kodeks etyki i czy jest przestrzegany. Druga funkcja – promotora, czyli promowanie tych wartości np. poprzez spotkania z pracownikami i kierownictwem firmy, żeby oni również promowali zachowania etyczne. Mamy różnego rodzaju szkolenia, które uczą, jak zachować się w danej sytuacji. I trzecia funkcja – innowatora. To ma coś wspólnego z compliance, bo jeśli zauważy się, że jakieś zasady, które obowiązują w organizacji są niezgodne z wewnętrznymi regulacjami, bądź zewnętrznymi normami prawnymi, to należy to sygnalizować. Ponieważ mamy wdrożone narzędzie „Speak up" (powiedz głośno), służące do sygnalizacji nieprawidłowości, to do mnie wszystkie te zgłoszenia wpływają.

Czy te zgłoszenia są imienne czy anonimowe?

Mogą być imienne lub anonimowe oraz mogą je zgłaszać także osoby spoza organizacji – podobnie jak przewiduje to dyrektywa o sygnalistach. Łatwej jest zgłoszenie rozwiązać, jeśli wiadomo, kto je zgłosił, bo później można wszystkie osoby, które brały udział w danym zdarzeniu bezpośrednio zapytać o jego przebieg.

W jaki sposób osoba zatrudniana dowiaduje się o wartościach, jakie przyjmowane są w firmie?

Nowo zatrudniany pracownik przechodzi obowiązkowe szkolenie, później bierze udział w specjalnym teście sprawdzającym jego wiedzę na tematy etyczne. Podpisuje też elektronicznie oświadczenie, że zapoznał się z kodeksem etyki.

Czy stosowanie zasad etyki wnosi wartość dodaną do korporacji?

Tak. Z badań wynika, że coraz więcej osób zawraca nie tylko uwagę na wyniki firmy, ale też na środowisko, w którym się pracuje. Poza tym fluktuacja pracowników w firmach zwracających uwagę na etykę jest o wiele niższa, a to się przekłada na koszty firmy. Wysokie są nie tylko koszty rekrutacji, ale też samo wdrożenie pracownika, które trwa co najmniej rok. Ma to również wpływ na relacje z kontrahentami: chętniej współpracują z organizacją, która promuje wartości etyczne. Wymagamy też stosowania zasad etycznych od naszych kontrahentów. Nasza firma wprowadziła kodeks postępowania dostawcy, sprawdzamy też, czy w stosunku do naszych kontrahentów nie zapadły jakieś wyroki skazujące za korupcję.

Oficer etyki to dodatkowe koszty dla organizacji.

Zatrudnienie oficera jest o wiele tańsze niż koszty naprawy nieprawidłowości, które zostały wykryte za późno. Mogą one kosztować firmę ogromnie dużo – ze względu na koszty obsługi prawnej, ale też utratę reputacji. W skrajnych przypadkach może to nawet doprowadzić do upadłości firmy.

Jak te biznesowe zasady przekładają się na administrację publiczną?

Budowanie dobrej administracji publicznej to tak naprawdę budowanie zaufania obywateli do demokratycznego państwa prawa. Jeśli urzędnicy przestrzegają wysokich norm etycznych, to wtedy społeczeństwo ma zaufanie do władzy publicznej.

– rozmawiała Teresa Siudem