Bezpłatnego zgłoszenia dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (dalej: RDF), w tym e-sprawozdania finansowego, może dokonać także adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny (dalej łącznie jako „zawodowy pełnomocnik"), o ile w systemach teleinformatycznych – o których mowa w art. 19e ust. 3e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) – ujawnione są ich numery PESEL oraz są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. Zawodowy pełnomocnik powołuje się wówczas na udzielone mu pełnomocnictwo (nie musi załączać jego odpisu), a samo zgłoszenie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Z perspektywy funkcjonalności e-portalu służącego do bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych (dalej: e-portal) w zakresie uprawnienia zawodowego pełnomocnika do składania dokumentów finansowych do RDF nie czyni się żadnego rozróżnienia, czy zachodzi przypadek negatywnej weryfikacji, czy nie.
Negatywna weryfikacja
Z przypadkiem tzw. negatywnej weryfikacji, o którym mowa w art. 19e ust. 7 zd. 2 ustawy o KRS mamy do czynienia, gdy złożenie dokumentów finansowych za pośrednictwem e-portalu nie jest technicznie możliwe. Ma to miejsce, na przykład gdy w rejestrze przedsiębiorców KRS nie jest ujawniony numer PESEL którejkolwiek z osób, które uprawnione są do wysłania zgłoszenia, tj. osoby wpisanej do rejestru przedsiębiorców jako osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu (np. członek zarządu lub osoba reprezentująca przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale), prokurenta, syndyka, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatora. Wówczas – zgodnie z art. 19e ust. 7 zd. 2 ustawy o KRS – wnioskodawca może złożyć dokumenty finansowe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z odpłatnym wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2-5a ustawy o KRS. Taki wniosek składa się wówczas za pośrednictwem portalu S24. W celu jego złożenia konieczne jest posiadanie aktywnego na portalu S24 oraz użycie podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego uprawnionej osoby, w tym zawodowego pełnomocnika.
Czytaj także:
Sprawozdanie finansowe złoży także zawodowy pełnomocnik
Kłopotliwe pojęcie „wyłączności"
Użyte w przepisie art. 19e ust. 7 zd. 2 ustawy o KRS pojęcie „wyłączności" może być jednak źródłem wątpliwości interpretacyjnych. Rzutować to może na dopuszczalności składania przez zawodowego pełnomocnika bezpłatnego zgłoszenia w sytuacji negatywnej weryfikacji (np. gdy numer PESEL żadnej z osób reprezentujących podmiot nie został ujawniony w KRS). Chociaż art. 19e ust. 3a ustawy o KRS stanowi, że „zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny", art. 19e ust. 7 zd. 2 wyraźnie jednak zawęża sposób złożenia dokumentów finansowych do odpłatnego wniosku w postępowaniu rejestrowym, o którym mowa w art. 6941 k.p.c. i nast. Skoro zaś zawodowy pełnomocnik działa w imieniu wnioskodawcy, a ten ostatni – w przypadku negatywnej weryfikacji nie jest uprawniony do złożenia dokumentów w inny sposób aniżeli w trybie odpłatnego wniosku rejestrowego – to tym bardziej (argumentum a maiori ad minus) pełnomocnik nie może złożyć dokumentów finansowych inaczej aniżeli w ramach postępowania rejestrowego (tj. przez portal S24).
Konieczna zmiana przepisów
Chociaż e-portal dopuszcza możliwość składania zgłoszeń w przypadku negatywnej weryfikacji – co jest bardzo praktycznym rozwiązaniem i odpowiada potrzebom obrotu prawnego – zasadnym jest uporządkowanie obecnego brzmienia art. 19e ustawy o KRS.
Najlepszym rozwiązaniem byłoby dopasowanie jego brzmienia do obecnej funkcjonalności e-portalu przez stwierdzenie, że stan negatywnej weryfikacji nie implikuje drogi postępowania rejestrowego jako jedynego rozwiązania.
W przeciwnym razie art. 19e ustawy o KRS może okazać się źródłem niepotrzebnych wątpliwości interpretacyjnych. W przypadku zaś przyjęcia powyżej zaprezentowanej wykładni – w odniesieniu do dokumentów finansowych składanych przez zawodowego pełnomocnika mimo istnienia stanu negatywnej weryfikacji w rozumieniu art. 19e ust. 7 zdanie 2 ustawy o KRS – może znaleźć zastosowanie art. 12 ust. 4 ustawy o KRS.
Przepis ten stanowi, że w przypadku stwierdzenia niedopuszczalności złożenia dokumentów do RDF sąd rejestrowy jednocześnie usuwa dokumenty stanowiące ich podstawę z repozytorium dokumentów finansowych. Z kolei zastosowanie tego przepisu mogłoby wykluczyć możliwość powoływania się na fakt należytego wykonania obowiązków sprawozdawczych określonych w ustawie o rachunkowości.
Marek Sporny Senior Tax Manager w Dziale Doradztwo Podatkowego BDO, biuro w Poznaniu
Łukasz Drożdżowski radca prawny
