Zgodnie z art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Są to dowody pierwotne, których podstawę stanowią operacje gospodarcze przeprowadzone w danym okresie sprawozdawczym. Można wymienić tu:
- zewnętrzne obce, otrzymane od kontrahentów (np. faktura zakupowa, faktura korygująca, rachunek, paragon fiskalny, bilety (komunikacji miejskiej, kolejowe, lotnicze, parkingowe), winiety, dokument celny, wyciąg bankowy, nota księgowa, nota odsetkowa, polisa ubezpieczeniowa, umowa handlowa kupna-sprzedaży, protokół szkód/strat w wyniku kradzieży składnika firmowego majątku sporządzony przez właściwe organy np. policję lub firmę ubezpieczeniową),