Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, mając na względzie wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Należy jednak pamiętać, że wbrew powszechnemu przekonaniu nie każdy pracodawca jest zobowiązany do ustalenia takiego planu. Pracodawca będzie zobowiązany do ustalenia planu urlopu, w sytuacji gdy w zakładzie pracy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, chyba że wyraziła ona zgodę na rezygnację z jego ustalenia. Jeżeli u pracodawcy nie ma organizacji związkowej, to pracodawca samodzielnie decyduje, czy ustalenie planu urlopów w jego zakładzie pracy jest celowe, czy nie. W razie podjęcia przez pracodawcę decyzji o rezygnacji z utworzenia planu terminy wykorzystania urlopów są ustalane przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikami.