Przedmiotem umów najmu komercyjnego, w odróżnieniu od najmów lokali mieszkalnych, może być kilka pomieszczeń o zupełnie różnej specyfice i przeznaczeniu. Najczęściej najmy komercyjne dotyczą powierzchni biurowych, handlowych, magazynowych, produkcyjnych oraz towarzyszących im pomieszczeń socjalnych.

Opis przedmiotu najmu w umowie

Opisując przedmiot najmu w umowie, należy wskazać następujące elementy:

- rodzaj pomieszczeń,

- ich powierzchnię (szacowaną lub określoną na podstawie wykonanego już pomiaru),

- budynek, wewnątrz którego znajduje się przedmiot najmu, oraz grunt, na którym ten budynek się znajduje (poprzez wskazanie adresu, numerów działek oraz księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości),

- położenie przedmiotu najmu w budynku lub na obszarze gruntu (poprzez wskazanie kondygnacji oraz zaznaczenie przedmiotu najmu na planie budynku lub gruntu).

Podobnie, jeżeli częścią przedmiotu najmu są miejsca parkingowe, należy wskazać ich ilość, przeznaczenie (np. dla parkowania pojazdów osobowych czy ciężarowych), numery lub inne oznaczenia stosowane przez wynajmującego, a także położenie w budynku lub na nieruchomości.

Chociaż kodeks cywilny (KC) nie wprowadza odrębnej definicji legalnej lokalu, jest ona wyprowadzana na podstawie m.in. ustawy o własności lokali z 24 czerwca 1994 r. czy rozporządzenia ministra infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Na ich podstawie lokal (w tym lokal użytkowy) rozumiany jest jako wydzielone pomieszczenie lub wydzielony zespół pomieszczeń w budynku. Nie musi on stanowić odrębnego przedmiotu własności ani mieć założonej własnej księgi wieczystej. Kluczowym czynnikiem jest wydzielenie od pozostałej części budynku. Lokalem może być zatem zarówno pomieszczenie, jak i całe piętro (lub kilka), znajdujące się w budynku.

W przypadku jednak, gdy przedmiotem umowy najmu jest cały budynek lub cała nieruchomość (grunt z posadowionym na nim budynkiem), należy uznać, że mamy do czynienia z najmem rzeczy, a przepisy kodeksu cywilnego odnoszące się do najmu lokalu (tj. postanowienia art. 680 i następne KC) nie znajdują zastosowania. Wątpliwości dotyczące przedmiotu najmu mogą się pojawiać również w przypadku, gdy powierzchnia stanowiąca całość bądź część przedmiotu najmu nie jest oddzielona od pozostałej części budynku trwałymi ścianami. Sytuacje takie mają miejsce najczęściej w odniesieniu do powierzchni handlowych (tzw. wysp) lub przestrzeni biurowych w lokalach coworkingowych.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 października 2006 r. (sygn. V CSK 230/06) powierzchnie użytkowe w centrach handlowych podlegają przepisom o najmie lokali, a nie ogólnym przepisom o najmie. Zdaniem Sądu Najwyższego bowiem „najem części powierzchni użytkowej lokalu ograniczonego ścianami i dachem, wyposażonego w drzwi i okna, urządzenia wentylacyjne itp. winien podlegać takim samym przywilejom i ograniczeniom jak najem całego lokalu, ze względu na takie same racje gospodarcze i techniczne”.

Choć Sąd Najwyższy nie odnosił się w powyższym orzeczeniu wprost do lokali handlowych nieposiadających ściany odgradzającej od części wspólnych budynku lub sąsiednich lokali (np. wysp znajdujących się w holach centrów handlowych), to jednak w oparciu o powyższe orzeczenie należy uznać, że do takich powierzchni również stosują się przepisy art. 680 i następnych KC (tj. powierzchnie takie są – mimo braku wydzielania – traktowane jako lokal).

Przedmiotem najmu w przestrzeniach biurowych typu coworking nie jest zwykle lokal bądź jego wydzielona część, a odrębne stanowiska pracy (umiejscowione na większej, współdzielonej powierzchni biurowej). W zależności od brzmienia umowy, sposobu korzystania ze stanowiska pracy (czy dane, indywidualnie oznaczone stanowisko jest udostępniane klientowi na wyłączność, czy też klient korzysta z akurat wolnych stanowisk rezerwowanych z pewnym wyprzedzeniem – formuła „hot desk”) oraz zakresu usług dodatkowych lub powiązanych (czy w związku z korzystaniem ze stanowiska pracy klient ma także prawo korzystać z dodatkowych powierzchni socjalno-rekreacyjnych lub sal konferencyjnych, czy może korzystać z dodatkowych usług np. w postaci darmowych napojów we wspólnej kuchni), dana umowa dot. stanowiska pracy w przestrzeni co-working może zostać zakwalifikowana jako stosunek najmu lub jako umowa o świadczenie usług.

Pomiar pomieszczeń

Pomiar przedmiotu najmu jest jedną z istotnych kwestii, na które warto zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy oraz przed rozpoczęciem najmu.

W odróżnieniu od najmów mieszkaniowych przy najmach komercyjnych wysokość czynszu oraz opłat eksploatacyjnych nie jest zryczałtowana, a najczęściej określona jest według stawki za 1 mkw. powierzchni przedmiotu najmu. Istotne jest zatem, aby umowa najmu dokładnie określała zasady oraz standardy, które stosowane będą przy pomiarze powierzchni.

W niektórych przypadkach wynajmujący może dysponować wykonanym już raportem z pomiaru. Jeżeli najemca nie kwestionuje przyjętej w nim metody pomiaru oraz ma zaufanie, że pomiar został dokonany prawidłowo, wynikająca z takiego pomiaru powierzchnia przedmiotu najmu powinna zostać wprost wskazana w treści umowy, a raport z pomiaru powinien zostać do niej załączony.

W innych przypadkach (w szczególności, gdy przedmiot najmu jest jeszcze w trakcie budowy lub generalnej przebudowy) konieczne jest określenie w umowie wszelkich szczegółów związanych z planowanym pomiarem.

PRAWNIK RADZI: W umowie powinna zostać wyraźnie wskazana norma, z jakiej geodeta (wskazywany najczęściej przez wynajmującego) będzie korzystał przy dokonywaniu pomiaru. Najczęściej wybieranymi normami są: BOMA (w wariantach m.in. Office Buildings, Retail Buildings, Industrial Buildings oraz Mixed Use Properties) czy PN-ISO 9836:1997.

Możliwe jest również opisowe określenie metody pomiaru w treści umowy, np. „pomiar dokonany zostanie na wysokości 1 m od poziomu podłogi pomiędzy zewnętrzną krawędzią ścian oddzielających lokal od powierzchni wspólnych”.

Umowa powinna również dokładnie określać moment, na którym wykonany zostanie pomiar. Najemca może zapewnić sobie prawo kontroli poprawności jego wykonania czy to poprzez wskazanie w umowie możliwości uczestniczenia w czynnościach geodezyjnych, czy poprzez prawo do zakwestionowania wyników pierwszego pomiaru oraz zlecenie ponownego. W tym drugim przypadku warto dookreślić kwestię ponoszenia kosztów takiego dodatkowego pomiaru.

Strony mogą również zawrzeć dodatkowe postanowienia na wypadek sytuacji, gdy wynik pomiaru różni się znacząco od orientacyjnej powierzchni wskazanej w umowie. W interesie najemcy leży bowiem, aby w przypadku znaczących różnic w pomiarach wysokość czynszu oraz opłat eksploatacyjnych nie wzrosła o więcej niż zakładany margines błędu. Aby zabezpieczyć takie sytuacje, strony niekiedy decydują się na wprowadzenie postanowień ograniczających maksymalną powierzchnię najmu stosowaną na potrzeby obliczania czynszu oraz opłat eksploatacyjnych.

Powierzchnia przedmiotu najmu powinna zostać potwierdzona także przy sporządzaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym najemca potwierdzi, że nie wnosi zastrzeżeń do dokonanego pomiaru. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 8 lutego 2012 r. (sygn. I ACa 8/12) „wydanie najemcy przedmiotu najmu o powierzchni mniejszej niż określona w umowie stanowi wadę przedmiotu najmu w rozumieniu przepisu art. 664 § 4 KC, uzasadniającą roszczenie najemcy o obniżenie czynszu”.

Powierzchnia netto oraz powierzchnia brutto lokali w budynkach biurowych

W budynkach biurowych, ze względu na ich specyfikę, poza powierzchnią samego przedmiotu najmu, tzw. powierzchnią netto, występuje także powierzchnia brutto przedmiotu najmu. Jest to powierzchnia netto powiększona o współczynnik powierzchni wspólnej budynkowej (tzw. building add-on factor) oraz o współczynnik powierzchni wspólnej piętrowej (tzw. floor add-on factor) oraz powierzchni wspólnych, z których najemca korzysta razem z innymi najemcami budynku.

Współczynniki powierzchni wspólnych stanowią procent, jaki powierzchnie wspólne stanowią w powierzchni całego budynku czy danego piętra. Do powierzchni wspólnych zaliczamy:

- dla powierzchni wspólnych budynkowych m.in.: hol główny, recepcję, szachty windowe, klatki schodowe, korytarze prowadzące do ogólnodostępnych części budynku; oraz

- dla powierzchni wspólnych piętrowych m.in.: korytarze i toalety wspólne na piętrach, hole windowe.

Na podstawie współczynników powierzchni wspólnych czynsze za powierzchnie wspólne budynku rozkładane są proporcjonalnie pomiędzy wszystkich najemców w budynku. W związku z powyższym czynsz za przedmiot najmu obliczany jest przy uwzględnieniu ww. współczynników, czyli należny jest za powierzchnię przedmiotu najmu brutto.

PRAWNIK RADZI: Przed zawarciem umowy najmu najemca powinien się upewnić, jakie dodatkowe współczynniki powiększą powierzchnię, za którą najemca płaci czynsz. W zależności od wielkości i sposobu zaprojektowania budynku i jego powierzchni wspólnych współczynnik budynkowy może być iewielki (np. poniżej 5 proc.) lub stosunkowo wysoki (zdarzają się budynki z kilkunastoprocentowym wskaźnikiem).

Michał Prochwicz adwokat, Counsel w zespole nieruchomości w kancelarii Bird & Bird

Jolanta Kuśnierz aplikant radcowski, Junior Associate w zespole nieruchomości w kancelarii Bird & Bird