Konsekwencje dotyczą m.in. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jeśli funkcjonuje on u pracodawcy przekazującego. Przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o ZFŚS regulujące te kwestie są dość lakoniczne, a w wielu aspektach także nieprecyzyjne. Powoduje to konieczność każdorazowej ich interpretacji z uwzględnieniem okoliczności danego przypadku.
Zakład pracy a jego część
Zgodnie z art. 231 par. 1 kodeksu pracy (k.p.), w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.
Istotną kwestią w kontekście ustalenia konsekwencji przejścia dla środków zgromadzonych w ZFŚS pracodawcy przekazującego jest zidentyfikowanie, czy w danej sprawie mamy do czynienia z przejściem zakładu pracy w całości czy też jedynie jego części. Żadne z tych pojęć nie zostało zdefiniowane, co niekiedy może stwarzać problemy w praktyce.
Przez „zakład pracy” na potrzeby przedmiotowego przepisu definiuje się zorganizowany zespół składników materialnych i niematerialnych, na podstawie których pracownicy wykonują pracę. Zgodnie z orzecznictwem sądowym (np. wyrok SN z 7 lutego 2007 r. sygn. I PK 212/06), termin ten należy łączyć także z zadaniami i kompetencjami realizowanymi przez dany podmiot. Oznacza to, że transfer w rozumieniu art. 231 par. 1 k.p., może mieć miejsce nawet w sytuacji, gdy nowy pracodawca przejmie wyłącznie zadania i kompetencje, bez przejmowania majątku. Taka sytuacja występuje, gdy kluczowym elementem danej jednostki jest substrat niemajątkowy, a nie materialny.
Czytaj więcej:
Aby ustalić, czy w danym przypadku można rozliczyć VAT od świadczeń przekazywanych z okazji świąt, trzeba przede wszystkim ustalić czy wydatek służ...
Pro
Pojęcie „części zakładu pracy” oznacza natomiast zorganizowany i wyodrębniony fragment zakładu pracy, który może funkcjonować samodzielnie. Zgodnie z orzecznictwem (np. wyrok SN z 29 listopada 2005 r. sygn. II PK 391/04, wyrok SN z 30 stycznia 2024 r. sygn. II PSKP 5/23) musi to być pewna funkcjonalna całość, która umożliwi dalsze wykonywanie pracy przez zatrudnionych w niej pracowników.
Zobowiązanie do utworzenia ZFŚS
Kolejnym istotnym aspektem dla określenia konsekwencji transferu zakładu pracy lub jego części dla środków zgromadzonych w ZFŚS pracodawcy przekazującego jest rozstrzygnięcie, czy przejmujący pracowników jest zobowiązany do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy też nie.
Odpowiedź na to pytanie będzie prosta w przypadku, kiedy jest on podmiotem, który już przed reorganizacją zatrudniał pracowników i tworzył ZFŚS. W takiej sytuacji będzie on naturalnie uznawany za zobligowany.
Co jednak, jeśli pracodawca przejmujący jest nowym podmiotem, niezatrudniającym wcześniej pracowników (a zatem niezobowiązanym do tworzenia ZFŚS przed dniem ich przejścia)?
W takiej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 6a ust. 1a ustawy o ZFŚS, który obejmuje swoim zakresem również transfer w rozumieniu art. 231 k.p. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli rozpoczęcie działalności przez pracodawcę następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy fundusz. Ta sama zasada ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w stosunku do których zakładowa organizacja związkowa złożyła wniosek o utworzenie ZFŚS oraz do pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Brzmienie przepisu sugeruje, że do liczby pracowników, która powoduje obowiązek tworzenia funduszu, należy wliczać zarówno pracowników przejętych, jak i zatrudnionych u pracodawcy przejmującego przed przejęciem.
Warto zauważyć, że ww. przepis nie precyzuje, kiedy nowy pracodawca ma dokonać odpisu i przekazać środki na fundusz. Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy stosować terminy ogólne wynikające z ustawy o ZFŚS. W przypadku, kiedy nie jest to możliwe, bo do transferu doszło już po ich upływie – przekazanie środków powinno odbyć się w terminie umożliwiającym realizowanie świadczeń na rzecz pracowników.
Ponadto, brak jest odpowiedzi na pytanie, czy w takiej sytuacji odpis powinien być naliczony przez pracodawcę przejmującego w wysokości pełnej czy proporcjonalnej do okresu utworzenia funduszu w danym roku. Więcej argumentów przemawia za tezą, że powinno się to odbyć proporcjonalnie (a zatem przykładowo, jeśli do przejścia doszło 1 listopada danego roku, to w wysokości 2/12 pełnego odpisu za dany rok).
Przejście zakładu pracy w całości na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia ZFŚS
Przepisy ustawy o ZFŚS mające zastosowanie w przypadku przejścia zakładu pracy w całości nie budzą większych wątpliwości interpretacyjnych. I tak, zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy, w razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego.
Pracodawca przekazujący pracowników powinien jednak pamiętać o treści par. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym przepisem, podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Jeśli zatem dotychczasowy pracodawca przekazuje środki w trakcie roku, to powstaje wątpliwość, czy będzie mógł dokonać korekty, kiedy na początku roku nie uwzględnił transferu pracowników w obliczeniach. Dlatego też praktyczniejszym rozwiązaniem może być ustalenie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, biorąc pod uwagę, że do przejścia dojdzie.
Czytaj więcej:
Nadchodzący okres świąteczny to czas, gdy pracodawcy często fundują pracownikom różnego rodzaju dodatkowe świadczenia. Z perspektywy podatkowej klu...
Pro
Przejście zakładu pracy w całości na pracodawcę niezobowiązanego do tworzenia ZFŚS
W przypadku przejścia w trybie art. 231 k.p. całego zakładu pracy na pracodawcę niezobowiązanego do tworzenia funduszu, zgodnie z art. 7 ust. 3a ustawy pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania Funduszu pracodawcy przekazującego. Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na zasadach określonych ustawą dla dokonywania wydatków z Funduszu. Oznacza to, iż taki pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu wydatkowania tych środków zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy, a zatem po uzgodnieniu go z zakładową organizacją związkową albo, jeżeli nie funkcjonuje ona u niego, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Przejście części zakładu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia ZFŚS
Więcej problemów w praktyce stwarza transfer części zakładu pracy. Skutkuje on koniecznością dokonania stosownych obliczeń, a ich metodyka nie zawsze może być oczywista.
Zgodnie z art. 7 ust. 3b ustawy o ZFŚS, w razie przejścia części zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Kwotę, która zostaje przejęta przez pracodawcę przejmującego, należy zatem ustalić, realizując kolejne etapy:
Etap 1: Ustalenie stanu funduszu pracodawcy przekazującego na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście.
Etap 2: Dodanie do stanu funduszu ustalonego w Etapie 1 należności (np. z tytułu pożyczek, odsetek etc.).
Etap 3: Odjęcie od stanu funduszu ustalonego w Etapie 1 zobowiązań z tytułu przyznanych, ale nieuruchomionych jeszcze świadczeń.
Etap 4: Podzielenie kwoty uzyskanej po dokonaniu obliczeń opisanych w Etapach 1-3 przez łączną liczbę pracowników zatrudnionych przez pracodawcę przekazującego przed transferem (bez względu na wymiar ich etatu).
Etap 5: Pomnożenie wyniku uzyskanego w Etapie 4 przez liczbę pracowników, którzy zostaną przejęci przez nowego pracodawcę. Obliczona w ten sposób kwota powinna zostać przekazana do funduszu pracodawcy przejmującego, powodując jednoczesne odpowiednie zmniejszenie stanu funduszu podmiotu przekazującego.
Zgodnie z art. 7 ust. 3c ustawy o ZFŚS, zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami. Powstaje zatem wątpliwość, czy powyższy wzór będzie miał zastosowanie również do obliczeń wynikających z tego przepisu. Wydaje się, że z prawnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby tak było. Takie uzgodnienie powinno jednak wynikać z porozumienia między pracodawcami, którego zawarcia wymaga ustawa. Nie jest jednak wykluczone uzgodnienie w porozumieniu innego sposobu podziału odpisu podstawowego za rok, w którym dochodzi do przejścia. Każdorazowy sposób podziału powinien uwzględniać okoliczności danego przypadku. Konieczne może być przetestowanie różnych sposobów obliczeń tak, aby wybrać ten najbardziej właściwy w konkretnej sprawie.
W tym kontekście należy ponownie zwrócić uwagę na treść par. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, o którym już była mowa powyżej. Jeżeli bowiem pracodawca przekazujący nie planował transferu, w wyniku którego zmniejszy się jego stan zatrudnienia, to wówczas odpis naliczony w stosunku do planowanej liczby będzie wyższy od odpisu naliczonego po jego skorygowaniu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. To mogłoby doprowadzić do pogorszenia sytuacji socjalnej pracowników, którzy pozostali u dotychczasowego pracodawcy. Dlatego też istotne jest, aby rozważyć różne potencjalne metody podziału odpisu podstawowego tak, aby wybrać tę najbardziej odpowiednią, która będzie odpowiednio adresowała wymagania obu pracodawców uczestniczących w transferze.
Czytaj więcej:
Jak rozliczyć świąteczny poczęstunek i prezenty? Wybór formy finansowania świadczenia może determinować nie tylko jego wysokość czy krąg odbiorców,...
Pro
Zgodnie z art. 7 ust. 3d ustawy o ZFŚS, przekazanie środków, o których mowa powyżej, następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że ww. porozumienie stanowi inaczej.
Przejście części zakładu pracy na pracodawcę niezobowiązanego do tworzenia ZFŚS
Ustawa nie reguluje przypadku, w którym część zakładu pracy przechodzi na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS. W związku z powyższym w takiej sytuacji nie istnieje podstawa prawna do przekazania środków przez dotychczasowego pracodawcę.
Regulamin ZFŚS
Co istotne, przejście zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 231 par. 1 k.p. i transfer środków funduszu nie powoduje automatycznego wstąpienia nowego pracodawcy w prawa i obowiązki z regulaminu ZFŚS obowiązującego u poprzednika. Powinien on zatem wprowadzić własny regulamin.
Pożyczki z ZFŚS
Nie należy zapominać o pożyczkach udzielonych z ZFŚS. Ich los nie jest regulowany przepisami ustawy. Umowy pożyczek nie stanowią elementu treści stosunku pracy, a więc nie zostaną przejęte przez nowego pracodawcę na podstawie art. 231 par.1 k.p. Ponadto, umowy te mogą być zawarte z osobami, które nawet nie są pracownikami, np. z emerytami i rencistami.
Podstawą prawną wstąpienia w prawa i obowiązki z umów pożyczek mogą być przepisy przewidujące sukcesję uniwersalną, jeśli transfer był spowodowany np. połączeniem lub podziałem spółki.
Co jednak, jeśli w danej sprawie zasada ta nie ma zastosowania? Pojawiają się argumenty za tym, że przepisy ustawy o ZFŚS stanowią wystarczającą podstawę prawną do wstąpienia przez pracodawcę przejmującego w prawa i obowiązki z umów pożyczek z ZFŚS – wszystkie w przypadku przejścia całego zakładu pracy albo tylko te zawarte z pracownikami przejmowanymi – jeśli przechodzi tylko część. Dla bezpieczeństwa rekomendowane jest jednak zawarcie trójstronnych umów cesji pomiędzy oboma pracodawcami uczestniczącymi w transferze a pożyczkobiorcą. Pozwoli to uniknąć jakichkolwiek wątpliwości, na jakich warunkach i na czyją rzecz ma być kontynuowana spłata.
Łukasz Burakowski, radca prawny, Managing Associate w Praktyce Prawa Pracy warszawskiego biura Addleshaw Goddard
