Do 30 września pracodawcy powinni udzielić pracownikom zaległych urlopów. Co do zasady urlop udzielany jest na wniosek pracownika i pracodawca nie może zmusić podwładnego do jego wykorzystania w określonym przez siebie terminie. Jeżeli jednak strony nie mogą osiągnąć porozumienia co do terminu urlopu zaległego, pracodawca nie pozostaje bezradny i może wysłać pracownika na urlop nawet wbrew jego woli.

Prawo do urlopu

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie może się go zrzec i co do zasady powinien skorzystać z urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Czasami nie jest to jednak możliwe, jak choćby z powodu korzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem czy długotrwałej nieobecności. W takiej sytuacji pracownik nie traci prawa do urlopu, a w nowym roku przekształca się on w urlop zaległy.

Zasadą jest, że urlop powinien zostać wykorzystany w naturze. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop można wypłacić pracownikowi tylko wyjątkowo, kiedy umowa o pracę się rozwiązuje.

Termin urlopu

Pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem – na jego wniosek. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie jest on jednak tymi wnioskami związany. Plan obejmuje zarówno urlopy przypadające na dany rok, jak i te zaległe.

Bardziej popularnym rozwiązaniem jest jednak odstępowanie od tworzenia planu urlopów i udzielanie ich na wniosek pracowników. Rozwiązanie takie jest dopuszczalne, jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub wyraziła ona zgodę na nietworzenie planu urlopów. W takiej sytuacji pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Tak jak przy planie urlopów pracodawca nie jest takim wnioskiem związany i może go odrzucić. Jednocześnie jednak nie może nakazać pracownikowi wykorzystania urlopu we wskazanym przez siebie terminie. Co do zasady więc pracownika nie można zmusić do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Nie dotyczy to jednak urlopu zaległego.

Obowiązek pracodawcy…

Udzielenie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie wynikającym z kodeksu pracy – do 30 września następnego roku – jest obowiązkiem pracodawcy, którego niespełnienie jest obwarowane sankcją grzywny od 1000 do 30 000 zł. Ustawodawca w odniesieniu do urlopu zaległego położył nacisk na powinność pracodawcy udzielenia takiego urlopu we wskazanym terminie. Uważa się go za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie zaległy urlop najpóźniej 30 września.

W przypadku więc, gdy pracodawca nie może porozumieć się z pracownikiem co do terminu niewykorzystanego urlopu, ma prawo i obowiązek jednostronnego wyznaczenia terminu, kiedy zaległy urlop ma zostać wykorzystany. Inaczej naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową.

… i jego uprawnienia

Stanowisko to potwierdza orzecznictwo i doktryna. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07), z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Podobne zapatrywanie SN wyraził w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05), gdzie orzekł, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Potwierdza Inspekcja Pracy

Początkowo stanowisko to nie spotkało się z aprobatą Państwowej Inspekcji Pracy. Ostatecznie jednak przyjęła ona zapatrywanie, w myśl którego pracodawca może jednostronnie zdecydować o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu zaległego. Jak Inspekcja wskazała w komunikacie z 26 lipca 2018 r. „Mimo z pozoru długiego okresu czasu na udzielenie zaległego urlopu nadal wielu pracodawców ma problem z likwidowaniem urlopowych zaległości. By nie narazić się na mandat karny w wysokości co najmniej 1000 zł za wykroczenie polegające na nieudzieleniu pracownikowi przysługującemu mu urlopu wypoczynkowego, pracodawcy powinni skłonić pracowników do skorzystania z przysługujących im uprawnień. Najlepiej wspólnie zaplanować dogodny dla obu stron stosunku pracy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeżeli jednak nie jest możliwe porozumienie, to zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”. Obecnie nie ma więc już żadnych wątpliwości, że działanie takie jest dopuszczalne.

Zdaniem autorów

Karolina Kanclerz radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler

Łukasz Marzec prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler

Prawo pracodawcy do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów wprost przewidywała ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracodawca mógł jednostronnie udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez jego zgody i z pominięciem planu urlopów niewykorzystanego urlopu w wymiarze do 30 dni urlopu. Pracownik miał obowiązek taki urlop wykorzystać. Wydaje się, że w kontekście powyższych rozważań wprowadzenie przepisu przewidującego taką możliwość było zbędne, a może jedynie wywołać niepotrzebne zamieszanie i zmianę dotychczasowego podejścia orzecznictwa i PIP w przyszłości. Ograniczał on wręcz uprawnienia pracodawcy – wprowadzając limit 30 dni urlopu, do których wykorzystania można było zobowiązać pracownika. Obecnie – kiedy stan zagrożenia epidemicznego został już odwołany, a przepis ten przestał mieć zastosowanie – pracodawcy wciąż mają możliwość jednostronnego wysłania pracownika na zaległy urlop (również w wymiarze większym niż 30 dni), ale mieli ją także na długo wcześniej przed wybuchem epidemii. Wprowadzenie tego przepisu należy więc uznać za kolejne nieprzemyślane i nieudane działanie legislacyjne, które miało służyć przede wszystkim wyraźnemu potwierdzeniu istniejącego uprawnienia pracodawcy.