W wyniku zmiany od 1 września 2023 r. rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 728 ze zm.), podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Wyjaśniamy:
1. Pojęcie „placówki handlowej” stosuj zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najważniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferująca za nie klientom posiłki.
Czytaj więcej:
2. Przez „posiłki” nadal należy rozumieć:
- posiłki gotowe lub
- przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia.
3. Nie ma wymogu nabycia bądź spożycia nabytych posiłków w czasie pracy obowiązującym pracownika.
4. Do podstawy wymiaru składek nie wliczaj wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych. Warunkiem jest jednak, aby opłata wydatkowana z nich została przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków albo przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z opłacania składek musicie (płatnik i ubezpieczony) dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi, że środki z karty zostały wydatkowane wyłącznie na posiłki albo przetworzone produkty żywnościowe.
Przykład
Przedsiębiorca finansuje pracownikom gotowe do spożycia posiłki. Finansowanie to realizuje poprzez udostępnienie pracownikom kart lunchowych – kart przedpłaconych wydawanych przez bank. A więc kart, za które można nabyć nie tylko gotowe posiłki czy przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia. Pracodawca przed udostępnieniem karty lunchowej zobowiązuje pracowników do zapoznania się z przyjętymi w firmie „Zasadami korzystania z Karty Lunch”. Fakt zapoznania się z „Zasadami” każdy pracownik potwierdza podpisem.
Zgodnie z tymi zasadami:
- karta lunchowa uprawnia do nabycia tylko i wyłącznie gotowych do spożycia posiłków,
- kartą nie można w szczególności nabywać: artykułów chemicznych, odzieży, alkoholu, tytoniu, paliwa,
- karta nie podlega wymianie na gotówkę – z jej wykorzystaniem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.
Dodatkowo pracodawca zobowiązuje pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania paragonów za dokonane za pomocą karty lunchowej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z karty.
W tym przypadku zabezpieczeniem prawidłowości stosowania przepisu zwalniającego z opłacania składek nie są techniczne cechy karty (dedykowane karty wydane przez placówkę gastronomiczną uprawniające do zakupy tylko w jej placówkach), tylko spisane zasady i ręczna weryfikacja ich stosowania.
Wartość opisanych kart lunchowych nie stanowi podstawy wymiaru składek.
Źródło: www.zus.pl
