Pracodawcy powinni podejmować, w miarę swoich możliwości, działania na rzecz pozapłacowego zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników. Taki obowiązek wynika z art. 16 kodeksu pracy, a także w art. 94 pkt 8 k.p.
Jedną z form realizacji tej powinności jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zarządzanie jego środkami. Szczegółowe zasady jego funkcjonowania reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 998 ze zm.). Zasady tworzenia i dysponowania funduszem należy doprecyzować w firmowym regulaminie zfśs, wskazując grupy uprawnione do korzystania ze środków funduszu, określając cele i przeznaczenie tych środków.