Jednym z istotniejszych obowiązków ciążących na pracodawcach jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sposób, który gwarantuje jej dostępność, kompletność i poufność. Co więcej, każdy pracodawca zobligowany jest do utrzymywania dokumentacji w warunkach, które zabezpieczają ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedotrzymanie tego obowiązku i dopatrzenie się nieprawidłowości przez Państwową Inspekcję Pracy może skutkować nałożeniem na pracodawcę mandatu w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Dlatego też w sytuacji utracenia dokumentacji pracowniczej pracodawca zmuszony jest do jej odtworzenia. Przed taką koniecznością stanęło wiele firm zlokalizowanych w południowych regionach naszego kraju, które we wrześniu 2024 r. dotknęła klęska w postaci powodzi.
Cały proces odzyskiwania papierowej wersji dokumentacji pracowniczej jest czasochłonny, skomplikowany i wymaga współpracy z wieloma podmiotami. Nic więc dziwnego, że stało się to asumptem do wznowienia dyskusji na temat elektronizacji akt osobowych.
Czytaj więcej
Proste przekładanie zasad jawności ze świata analogowego do elektronicznego jest niewłaściwe, gdyż zmiana formy rodzi też nowe możliwości nadużyć.
Podstawy prawne do digitalizacji dokumentacji pracowniczej
Przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które umożliwiają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, zostały uchwalone odpowiednio w styczniu i w grudniu 2018 r. Zapisy wspomnianych aktów prawnych sprecyzowały definicję akt osobowych, skróciły okres ich przechowywania oraz warunki, które muszą być spełnione, żeby można było zmienić postać papierową w elektroniczną. Zgodnie z nimi począwszy od stycznia 2019 r. możliwe jest przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej właśnie w postaci elektronicznej.
Jak wdrożyć elektroniczne akta?
Pracodawca, który podejmuje decyzję o wdrożeniu elektronicznej teczki akt osobowych pracownika, powinien rozłożyć ten proces na kilka etapów. Zainicjować go powinno powołanie zespołu projektowego, w skład którego zasadne jest, żeby weszli: pracownik działu HR, przedstawiciel IT oraz pracownik zajmujący się kwestiami RODO. Powstały w tym składzie zespół zapewni, że wrażliwe dane przechowywane w teczce akt osobowych w trakcie oraz po digitalizacji będą zabezpieczone zgodnie z wymaganiami prawnymi.
Pierwszym zadaniem, które spoczywa na zespole projektowym, powinna być analiza i wybór oprogramowania, w którym będą prowadzone elektroniczne akta osobowe. Analiza ta powinna koncentrować się przede wszystkim na kwestiach związanych z podpisem elektronicznym. Mowa zwłaszcza o tym, czy podpis składany będzie na każdym dokumencie, czy jest możliwość opatrzenia podpisem wielu dokumentów jednocześnie, a także w którym momencie podpis będzie składany – po zeskanowaniu, a może po dołączeniu dokumentu do systemu. Należy również przeanalizować, czy bardziej efektywne będzie zaopatrzenie pracownika działu kadr w kwalifikowany podpis elektroniczny, czy lepszym rozwiązaniem będzie elektroniczna pieczęć pracodawcy.
Drugie zadanie to wybór zakresu pracowników, których elektronizacja będzie dotyczyć, oraz opracowanie harmonogramu przenoszenia danych z papieru do postaci elektronicznej. Rozsądne jest rozłożenie „przejścia” z papierowej wersji na wersję elektroniczną według zaplanowanej kolejności, np. według działów czy lokalizacji.
Kolejnym, i najbardziej czasochłonnym, zadaniem jest odwzorowywanie dokumentów do postaci cyfrowej.
Na koniec trzeba natomiast poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia akt osobowych.
Digitalizacja akt pracowniczych: jakie warunki trzeba spełnić?
W procesie digitalizacji obowiązuje zasada, że dla jednego pracownika jeden zbiór dokumentacji musi mieć jedną postać. Oznacza to, że jeśli pracodawca zdecyduje się prowadzić teczkę akt osobowych elektronicznie, to dla jednego pracownika wszystkie dokumenty tworzące teczkę akt osobowych muszą zostać odwzorowane cyfrowo. Jeśli zatem teczka akt osobowych danego pracownika została zdigitalizowana, a pojawia się kolejny papierowy dokument, to on również musi zostać zdigitalizowany zgodnie ze schematem: zeskanowanie dokumentu, opisanie go metadanymi, podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zapisanie w systemie/narzędziu do prowadzenia akt osobowych. Następnie taki dokument trzeba umieścić w elektronicznej teczce akt osobowych, a papierową wersję przekazać do dyspozycji pracownika.
Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej obwarowane jest specjalnymi wymaganiami, takimi jak:
- integralność treści dokumentacji i metadanych,
- stały dostęp do danych osób upoważnionych,
- prowadzenie rejestru zmian dokonywanych w dokumentacji i metadanych,
- możliwość skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie metadanych, czy
- możliwość eksportu danych lub wydruku dokumentów zgromadzonych w elektronicznej teczce akt osobowych.
Co więcej, dokumentacja elektroniczna musi być odpowiednio zabezpieczona. Po pierwsze oznacza to, że dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Po drugie – dokumentacja elektroniczna musi być prowadzona z uwzględnieniem metod i środków ochrony dokumentacji, której powszechna skuteczność jest uznawana. Należy zatem systematycznie dokonywać analizy zagrożeń, opracowywać, stosować i aktualizować procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania np.: procedury dostępu, procedura tworzenia kopii zapasowych czy procedura przechowywania.
Zdaniem autorki
Marta Pypłacz - Senior Menedżer w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton
Prawne uregulowanie istnienia dokumentacji pracowniczej nie pociągnęło za sobą lawinowego zainteresowania przedsiębiorców „przechodzeniem” z formy papierowej na elektroniczną. Z pewnością to pokłosie trudności przypisywanych temu rozwiązaniu. Decyzja o zmianie formy prowadzenia akt osobowych nie należy zapewne do najłatwiejszych. Trzeba wziąć bowiem pod uwagę koszty związane z zainwestowaniem w nowe rozwiązanie systemowe (koszt licencji oprogramowania), koszt podpisów elektronicznych lub usług firm outsourcingowych, które pomagają w digitalizacji, pracochłonność i zainwestowany czas zespołu, którego zadaniem będzie digitalizacja. Należy mieć jednak na uwadze także zyski i korzyści płynące z digitalizacji. Wśród nich najczęściej wskazuje się na łatwy i szybki dostęp do dokumentów oraz zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych, które minimalizuje możliwość zagubienia i zniszczenia dokumentów, z czym teraz mierzą się przedsiębiorcy z południa Polski.
