Obowiązek ustalenia przywilejów dla osób z niepełnosprawnościami z reguły spoczywa na służbach kadrowych. Jak wynika z kontroli prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy, pracodawcy popełniają wiele błędów w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę m.in. na to, jak oblicza się wynagrodzenie za czas płatnych zwolnień, od kiedy przysługuje dodatkowy urlop i ile trwa.
Wynagrodzenia za okresy zwolnień
Zgodnie z art. 20 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 44 ze zm.) osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku. Płatne zwolnienie przysługuje też, gdy pracownik musi wykonać badania specjalistyczne, zabiegi lecznicze lub usprawniające, a także uzyskać zaopatrzenie ortopedyczne lub je naprawić, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.
Czytaj więcej
Świadczenia, dofinansowania oraz przywileje osób z niepełnosprawnością zależą między innymi od tego, do jakiego stopnia niepełnosprawności zalicza się dana osoba. Do czego upoważnia stopień lekki?
Zdarza się, że ustalając wynagrodzenie za okresy objęte zwolnieniami od pracy kadrowi stosują zasady wynikające z § 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 927). Rzeczywiście, przepis ten ma zastosowanie do większości płatnych zwolnień od pracy i mówi, że wynagrodzenia za okresy objęte takimi zwolnieniami ustala się według zasad obowiązujących przy wynagrodzeniu urlopowym. W przypadku zwolnień przysługujących niepełnosprawnym pracownikom zasady te określa jednak nie rozporządzenie, a ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w art. 20 ust. 2. Z przepisu tego wynika, że wynagrodzenie za okresy tego rodzaju zwolnień oblicza się jak ekwiwalent urlopowy.
Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego są podobne, ale nie identyczne. Jeżeli więc pracodawca obliczył wynagrodzenie za okres zwolnienia z tytułu niepełnosprawności zgodnie z § 5 rozporządzenia z 29 maja 1997 r., w przyszłości czeka go konieczność ponownego jego ustalenia, ale zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej – i skorygowania wypłaconej pracownikowi kwoty.
Dodatkowy urlop
Kolejne z częściej występujących błędów dotyczą sposobu ustalania okresu, po upłynięciu którego pracownik posiadający orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego. Zgodnie bowiem z art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej ta grupa pracowników nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego dopiero po przepracowaniu jednego roku, licząc od dnia zaliczenia do jednego z wymienionych stopni niepełnosprawności. Za dzień zaliczenia do danego stopnia niepełnosprawności uznaje się z kolei dzień posiedzenia zespołu orzekającego (datę wydania orzeczenia).
Z uwagi na to, że w przepisie tym jest mowa o okresie przepracowanym, część kadrowych uwzględnia w nim tylko okresy, w których pracownik faktycznie wykonywał pracę. Tymczasem bierze się tu pod uwagę także okresy nieświadczenia pracy z powodu choroby, za które dana osoba pobrała wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, jak również okresy pobierania zasiłku macierzyńskiego.
Przykład
2 stycznia 2025 r. pracownik przedłożył pierwszorazowe orzeczenie o przyznaniu mu umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, przy czym wydane ono zostało 16 grudnia 2024 r. 3 stycznia 2025 r. osoba ta uległa wypadkowi przy pracy, w związku z czym wykorzysta w pełni przysługujący jej okres zasiłkowy, pobierając zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Następnie przyznane zostanie jej świadczenie rehabilitacyjne, w związku z czym do pracy wróci dopiero 22 grudnia 2025 r. Z uwagi na to, że w okresie wymaganym do nabycia prawa do pierwszego urlopu dodatkowego uwzględnia się także okresy pobierania zasiłku chorobowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego, pracownik nabędzie prawo do tego urlopu 17 grudnia 2025 r., przy czym faktycznie będzie mógł z niego skorzystać dopiero po powrocie do pracy.
Część kadrowych, powołując się na to, iż z art. 66 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej wynika, że w sprawach nią nieuregulowanych stosuje się przepisy kodeksu pracy, przy ustalaniu wymiaru pierwszego urlopu dodatkowego stosuje zasady dotyczące urlopu proporcjonalnego. Postępowanie to jest nieprawidłowe. Pierwszy urlop dodatkowy przysługuje bowiem z dołu (po przepracowaniu roku). Pracownik nabywa więc do niego prawo zawsze w pełnym 10-dniowym wymiarze, nawet jeżeli wymagany okres zatrudnienia upływa w końcówce grudnia.
Przykład
17 grudnia 2025 r. pracownik, o którym mowa była w poprzednim przykładzie, nabędzie prawo do pierwszego urlopu dodatkowego w pełnym 10-dniowym wymiarze. Natomiast 1 stycznia 2026 r. nabędzie prawo do kolejnego urlopu dodatkowego – także w wymiarze 10 dni.
Wymiar urlopu kodeksowego i dodatkowego
Błędy kadrowych dotyczą również nieprawidłowego ustalania wymiaru dodatkowego oraz kodeksowego urlopu, jeśli objęte są one zasadą proporcjonalności, np. z uwagi na rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego. Na podstawie art. 66 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej odpowiednie zastosowanie mają wówczas przepisy kodeksu pracy (art. 1551, art. 1552a oraz art. 1553). Oznacza to, że:
- u dotychczasowego pracodawcy urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał już urlop w przysługującym lub w wyższym wymiarze,
- przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 pełnego rocznego wymiaru, przy czym niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do miesiąca pełnego,
- niepełny dzień urlopu proporcjonalnego zaokrągla się w górę do dnia pełnego.
Najczęściej popełniane błędy mają związek z tym, że można sobie wyobrazić dwie metody obliczania urlopu dodatkowego i kodeksowego – w pierwszej wymiar urlopu proporcjonalnego obliczany jest od zsumowanych pełnych rocznych wymiarów obu urlopów, w drugiej zaś liczba dni wolnych liczona jest oddzielnie dla każdego z urlopów i dopiero później sumowana. Ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zawartego w piśmie z 25 maja 2017 r. (BON-1.52313.51.2017.AK) wynika, że prawidłowa jest ta druga metoda. W druku świadectwa pracy oddzielnie wykazuje się bowiem wykorzystany urlop dodatkowy i oddzielnie wykorzystany urlop kodeksowy. Ponadto, z uwagi na zasady zaokrągleń, jest ona korzystniejsza dla pracownika.
Przykład
Z 31 października 2024 r. z pracownikiem zatrudnionym na pełnym etacie, dysponującym od kilku lat orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, rozwiązana została umowa o pracę. Osobę tę obowiązywał pięciodniowy tydzień pracy (od poniedziałku do piątku) z dobowym wymiarem czasu pracy wynoszącym siedem godzin. Legitymowała się ona 18-letnim stażem urlopowym, a w 2024 r. nie korzystała z urlopu. Wykorzystała natomiast dni wolnego przysługującego w poprzednich latach. Żeby ustalić łączny wymiar urlopu za 2024 r., pracodawca powinien:
- obliczyć wymiar urlopu kodeksowego: 26 dni x 10/12 = 21,67 dnia = 22 dni (po zaokrągleniu),
- obliczyć wymiar urlopu dodatkowego: 10 dni x 10/12 = 8,33 dnia = 9 dni (po zaokrągleniu),
- zsumować proporcjonalny urlop kodeksowy z proporcjonalnym urlopem dodatkowym: 22 dni + 9 dni = 31 dni.
Urlop liczony od zsumowanych pełnych rocznych wymiarów wyniósłby: (26 dni + 10 dni) x 10/12 = 30 dni, a więc byłby niższy o jeden dzień w stosunku do wymiaru ustalonego w sposób zalecany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Ekwiwalent urlopowy
Część służb kadrowo-płacowych ekwiwalent urlopowy również liczy oddzielnie dla urlopu kodeksowego i urlopu dodatkowego, co może dać zły wynik. Ekwiwalent powinien być bowiem liczony od zsumowanej liczby dni niewykorzystanych urlopów. Zgodnie z § 18 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.) sam ekwiwalent urlopowy oblicza się:
- dzieląc podstawę jego wymiaru przez współczynnik urlopowy, a następnie
- dzieląc uzyskaną stawkę dniową przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika, a następnie
- mnożąc tak uzyskaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład
Pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, wynagradzany był w formie akordu i jego wynagrodzenia w okresie branym pod uwagę przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu urlopowego wyniosły odpowiednio: w lipcu 6345,60 zł, w sierpniu 6743,10 zł i we wrześniu 6598,70 zł. Podstawa ekwiwalentu wyniosła więc: (6345,60 zł + 6743,10 zł + 6598,70 zł) : 3 = 19687,40 zł : 3 = 6562,47 zł. Żeby ustalić kwotę ekwiwalentu przysługującego tej osobie, pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania:
- 6562,47 zł : 20,92 (współczynnik urlopowy obowiązujący w 2024 r. dla pełnego etatu) = 313,69 zł,
- 313,69 zł : 7 (dobowa norma czasu pracy) = 44,81 zł,
- 44,81 zł x (31 dni niewykorzystanego urlopu x 7 godzin) = 44,81 zł x 217 godzin = 9723,77 zł.
Gdyby pracodawca liczył ekwiwalent urlopowy oddzielnie dla urlopu kodeksowego i dodatkowego, musiałby wykonać dodatkowe przeliczenia:
- w przypadku urlopu kodeksowego: 44,81 zł x (22 dni x 7 godzin) = 44,81 zł x 154 godziny = 6900,74 zł,
- w przypadku urlopu dodatkowego: 44,81 zł x (9 dni x 7 godzin) = 44,81 zł x 63 godziny = 2823,03 zł.
Po zsumowaniu uzyskanych kwot łączny ekwiwalent urlopowy byłby taki sam, jak przy liczeniu go od łącznej liczby dni niewykorzystanych urlopów: 6900,74 zł + 2823,03 zł = 9723,77 zł.
Utrata stopnia niepełnosprawności
Jeśli pracownikowi nie przedłużono orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, kadrowi uznają czasem, że traci także prawo do urlopu dodatkowego, ponieważ przysługuje on tylko osobom zaliczonym do jednego z tych dwóch stopni niepełnosprawności. Problemem zajęło się Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych. Z komunikatu dostępnego na stronie internetowej www.niepelnosprawni.gov.pl wynika, że jeśli osoba zaliczona do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności utraci status osoby niepełnosprawnej albo zostanie zaliczona do lekkiego stopnia niepełnosprawności, nie traci prawa do urlopów dodatkowych, do których nabyła prawo przed utratą tego statusu lub zmianą stopnia niepełnosprawności– zarówno zaległych, jak i bieżących. W takim przypadku brak jest podstaw do zastosowania zasady urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Natomiast utrata lub zmiana stopnia niepełnosprawności rzutuje na prawo do kolejnego urlopu dodatkowego.
Autor jest specjalistą ds. kadr i płac