Uczestnikami PPK mogą zostać wyłącznie „osoby zatrudnione” w rozumieniu ustawy o PPK – np. pracownicy (z wyjątkiem m.in. młodocianych) czy zleceniobiorcy, podlegający z tytułu tego zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podmiot zatrudniający „zapisuje” osobę zatrudnioną do PPK (czyli zawiera – w jej imieniu i na jej rzecz – umowę o prowadzenie PPK) nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu osobą zatrudnioną.
Do okresu zatrudnienia, wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot, który poprzednio zatrudniał tę osobę.
Osoba zatrudnioną, która osiągnęła 55 rok życia, ale nie ma jeszcze 70 lat, zostaje „zapisana” do PPK tylko na swój wniosek. Nie można „zapisać” do PPK osoby, która ma co najmniej 70 lat. Pierwsze wpłaty do PPK oblicza się i pobiera się od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK – wpłaty te należy przekazać do instytucji finansowej do 15 dnia następnego miesiąca.
Poniżej odpowiadamy na pytania pracodawców dotyczące tych zagadnień.
- 2 września 2024 r. zatrudniliśmy na podstawie umowy o pracę osobę (w wieku 35 lat), która była zatrudniona u nas wcześniej (od 1 marca do 30 kwietnia 2024 r.) na podstawie umowy zlecenia, z tytułu której podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Omyłkowo nie doliczyliśmy okresu tego zlecenia do okresu zatrudnienia potrzebnego dla „zapisania” tej osoby do PPK i uznaliśmy, że mamy na to czas do 10 grudnia 2024 r. Odkryliśmy swoją omyłkę dopiero w tym dniu. Od wynagrodzenia wypłaconego przez nas pracownikowi w grudniu zostały obliczone i pobrane wpłaty do PPK (wypłacamy wynagrodzenia pod koniec miesiąca). Jednak brakuje wpłat do PPK od wynagrodzeń wypłaconych 30 października i 29 listopada 2024 r. Czy istnieje możliwość dokonania tych zaległych wpłat?
Nie. Szkoda wyrządzona pracownikowi brakiem zaległych wpłat do PPK powinna zostać naprawiona zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
W przypadku, o którym mowa w pytaniu, 90 dni zatrudnienia (z uwzględnieniem okresu zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia) upłynęło 30 września 2024 r., w związku z czym pracodawca miał czas na „zapisanie” pracownika do PPK do 10 października 2024 r. W art. 17 ustawy o PPK przewidziano, że jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia danej osoby, w pierwszym dniu po upływie tego terminu osoba ta staje się uczestnikiem PPK z mocy prawa. W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracownik stał się uczestnikiem PPK z mocy prawa 11 października 2024 r. Jednak z wynagrodzeń wypłaconych mu 30 października i 29 listopada 2024 r. nie zostały obliczone i pobrane wpłaty do PPK. W ustawie o PPK nie przewidziano możliwości obliczenia, pobrania i dokonania zaległych wpłat do PPK - nieobliczonych i niepobranych w terminie wypłaty wynagrodzenia. Szkoda powstała w związku z niedokonaniem tych wpłat powinna zostać zrekompensowana uczestnikowi PPK na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 361 k.c., zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda, przy czym – w tych granicach – naprawienie szkody obejmuje straty, które poniósł poszkodowany, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby nie wyrządzono mu szkody.
Czytaj więcej:
- We wrześniu 2023 roku zatrudniliśmy pracownika w wieku 56 lat. Pracownik ten złożył wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK dopiero 20 grudnia 2024 roku. Uznaliśmy, że mamy czas na „zapisanie” go do PPK do 10 kwietnia br. Pracownik twierdzi, że nie mamy racji i grozi skargą do Państwowej Inspekcji Pracy. Czy możemy czekać z „zapisaniem” go do PPK do kwietnia?
Nie. Pracownik, o którym mowa w pytaniu, jest zatrudniony u pracodawcy od września 2023 roku, a zatem ma już okres zatrudnienia wymagany dla zawarcia – w jego imieniu i na jego rzecz – umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca powinien „zapisać” tego pracownika do PPK niezwłocznie po złożeniu wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Należy pamiętać, że za niedopełnienie obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w terminie, a także za niedopełnienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w terminie grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł. Sprawcą wskazanych wyżej wykroczeń może być podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu tego podmiotu. Ściganie tych wykroczeń oraz udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego należy do zadań Państwowej Inspekcji Pracy.
Autorka jest ekspertką PFR Portal PPK
Podstawa prawna:
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 427),
ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.),
ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1712).
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.