Czynność prawna może być dokonana w dowolnej formie, o ile ustawa lub wola stron nie stanowią inaczej – to oczywiste. Nieoczywiste są formy szczególne, zwłaszcza te cyfrowe, w zestawieniu z formą pisemną. Z góry wyłączamy odnoszenie się do innych form, np. notarialnych. Kodeks cywilny przewiduje kilka rodzajów form szczególnych, które warto przeanalizować pod kątem wykorzystania w komunikacji cyfrowej lub inaczej elektronicznej. Chodzi o formę: pisemną (art. 78 k.c.), dokumentową (art. 77[2] k.c.) oraz elektroniczną (art. 78[1] k.c.) jako powszechne.
Forma pisemna
Najpopularniejsza jest forma pisemna, która funkcjonuje także w formie tzw. skanów. Te powszechnie uznawane są przez sądy jako dowód, przy czym jest to praktyka nadużywana lub wprost bezpodstawna, polegająca na rozumowaniu: „skoro jest skan, musiał być dokument”, ale zastosowanie mają tu wyłącznie przepisy o formie dokumentowej. Klasyczna forma pisemna polega na utrwaleniu oświadczenia woli na dokumencie papierowym i opatrzeniu go własnoręcznym podpisem osoby składającej oświadczenie. Podpis musi zostać złożony odręcznie i odzwierciedlać indywidualne cechy osoby podpisującej. W przypadku umów wielostronnych podpisy muszą złożyć wszystkie strony.
W praktyce podpis stanowi najważniejszy element formy pisemnej, choć jego interpretacja budzi nadal wątpliwości w doktrynie i orzecznictwie. Brak ustawowej definicji podpisu powoduje, że jego znaczenie kształtowane jest przede wszystkim przez sądy. W najnowszym orzecznictwie, w tym w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 30 kwietnia 2024 r. (sygn.: V AGa 273/22), podkreśla się, że podpis nie musi mieć określonej formy graficznej, a wystarczające jest, aby zawierał imię i nazwisko lub ich skrót oraz umożliwiał identyfikację autora oświadczenia. W takim ujęciu forma pisemna pełni przede wszystkim funkcję dowodową. Pozwala ustalić, czy strony rzeczywiście złożyły prawnie skuteczne oświadczenia woli oraz jaka była treść ich ustaleń. Jej celem jest zapewnienie pewności obrotu prawnego i ochrona stron przed późniejszymi sporami co do treści umowy. Niezachowanie formy pisemnej ma skutek zależny od rygoru, jaki przewidział ustawodawca. Najczęściej będzie to skutkowało ograniczeniem możliwości powoływania dowodów z zeznań świadków lub przesłuchania stron na okoliczność treści czynności prawnej, co w praktyce może znacząco utrudnić dochodzenie roszczeń. Brak formy pisemnej może prowadzić do nieważności czynności, jeżeli ustawodawca lub strony umowy zastrzegły taki rygor.
Podpis elektroniczny
Istotną z perspektywy ostatnich kilku lat zmianą jest upowszechnienie używania podpisu elektronicznego. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest spełnienie dwóch elementów, które muszą wystąpić łącznie. Po pierwsze, oświadczenie woli musi zostać złożone w postaci elektronicznej, a więc w formie danych zapisanych i przesyłanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Po drugie, oświadczenie to musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on jedynym rodzajem podpisu elektronicznego, którego skutki są identyczne pod względem prawnym jak skutki podpisu własnoręcznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny, podobnie jak samo pojęcie podpisu elektronicznego, został szczegółowo uregulowany w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. dotyczącym identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, czyli rozporządzeniu eIDAS. Jako akt prawa unijnego obowiązuje ono bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich i ma pierwszeństwo przed przepisami krajowymi. Uzupełnieniem eIDAS w polskim porządku prawnym jest ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która dostosowuje krajowe rozwiązania do standardów unijnych, a także reguluje kwestie techniczne oraz organizacyjne związane z funkcjonowaniem usług zaufania.
Elektroniczna forma czynności prawnej, dzięki zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pełni funkcję zarówno identyfikacyjną, jak i dowodową. Gwarantuje przy tym, że oświadczenie pochodzi od konkretnej osoby oraz że jego treść nie została zmieniona po podpisaniu. W praktyce pozwala to na dokonywanie czynności prawnych bez konieczności sporządzania dokumentów papierowych, przy jednoczesnym zachowaniu mocy prawnej.
Rozporządzenie eIDAS wprowadza trzystopniową klasyfikację podpisów elektronicznych. Różnicuje je pod względem stopnia bezpieczeństwa, możliwości identyfikacji podpisującego oraz skutków prawnych. Najbardziej podstawową kategorią jest zwykły podpis elektroniczny. Jest on rozumiany jako wszelkie dane w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub powiązane z innymi danymi elektronicznymi, a które służą podpisującemu do złożenia podpisu. Definicja ta, zawarta w art. 3 pkt 10 rozporządzenia, obejmuje bardzo szeroki zakres rozwiązań – od prostych podpisów graficznych po kliknięcie przycisku „akceptuję”. Tego rodzaju podpis nie zapewnia jednak ani pewnej identyfikacji osoby podpisującej, ani gwarancji integralności dokumentu, dlatego jego zastosowanie jest ograniczone głównie do sytuacji niewymagających podwyższonego poziomu bezpieczeństwa. Drugim poziomem jest zaawansowany podpis elektroniczny, który musi spełniać cztery warunki określone w art. 26 rozporządzenia eIDAS. Podpis ten powinien być unikalnie przyporządkowany podpisującemu, tak aby umożliwiać ustalenie jego tożsamości. Jest składany przy użyciu danych pozostających pod wyłączną kontrolą podpisującego oraz powiązany z podpisywanymi danymi w sposób pozwalający wykryć każdą późniejszą zmianę treści. W praktyce oznacza to, że zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa niż zwykły podpis elektroniczny. Pozwala na jednoznaczne przypisanie podpisu konkretnej osobie oraz gwarantuje integralność dokumentu.
Wysoki poziom pewności
Najwyższy poziom bezpieczeństwa będzie zapewniał jednak kwalifikowany podpis elektroniczny, który stanowi szczególną odmianę podpisu zaawansowanego. Zgodnie z art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny musi być składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu oraz musi opierać się na kwalifikowanym certyfikacie, który jest wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Spełnienie tych wymogów powoduje, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie zrównany z podpisem własnoręcznym we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Zapewnia on najwyższy poziom pewności co do tożsamości podpisującego oraz nienaruszalności dokumentu, co sprawia, że jest stosowany w czynnościach wymagających szczególnej ochrony prawnej.
Zgodnie z art. 25 ust. 1 i 2 rozporządzenia eIDAS podpis elektroniczny korzysta z pełnej ochrony prawnej. Jego wartość dowodowa nie może być kwestionowana wyłącznie z tego powodu, że został złożony w formie elektronicznej lub że nie spełnia wymogów przewidzianych dla podpisu kwalifikowanego. Oznacza to, że każdy podpis elektroniczny, nawet najprostszy, może stanowić dowód w postępowaniu sądowym. Dodatkowo sąd nie może odmówić mu mocy dowodowej tylko dlatego, że nie jest podpisem kwalifikowanym.
Jednocześnie rozporządzenie wyraźnie wskazuje, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedyną formą podpisu elektronicznego, która wywołuje skutek prawny równoważny z podpisem własnoręcznym. Oznacza to, że wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, kwalifikowany podpis elektroniczny w pełni zastępuje podpis odręczny i pozwala na dokonanie czynności prawnej w formie elektronicznej bez utraty jej ważności.
mObywatel i profil zaufany
Na rynku pojawia się dziś cała gama rozwiązań określanych mianem „podpisów elektronicznych”, oferowanych zarówno przez banki, jak i instytucje publiczne, np. mObywatel czy profil zaufany. Choć brzmią podobnie, nie wszystkie zapewniają taki sam poziom bezpieczeństwa ani nie zawsze spełniają wymogi stawiane podpisowi kwalifikowanemu. W praktyce oznacza to, że użytkownik, zanim złoży dokument w formie elektronicznej, powinien upewnić się, z jakim rodzajem podpisu ma do czynienia. Sama nazwa „podpis elektroniczny” nie gwarantuje jeszcze nadania dokumentowi rangi formy pisemnej w rozumieniu KC ani nie zapewnia pełnej ochrony prawnej. Warto więc zachować ostrożność i sprawdzić, czy wybrany podpis rzeczywiście spełnia wymagania stawiane czynnościom, które chcemy nim potwierdzić.
autorzy: Tomasz Srokosz, partner, Andersen w Polsce; Alicja Dziegciarz, associate, Andersen w Polsce
