W przygotowaniu udanego spotkania pomaga niewątpliwie znajomość kultury partnera, a ta w przypadku Korei Południowej wciąż znacząco różni się od tego do czego jesteśmy przyzwyczajeni w Europie.
Hierarchia w Korei
Jak podkreślają australijscy analitycy firmy Asialink Business przygotowując się do pierwszego spotkania z koreańskimi przedsiębiorcami warto precyzyjnie określić, kim będą nasi rozmówcy i jaką pozycję zachowują w strukturze swojej organizacji. Koreańczycy są bez wątpienia znaczenie bardziej hierarchicznym społeczeństwem od tych europejskich, w tym polskiego. Status, na który składają się wiek, pozycja i zarobki, ma ogromny wpływ na sposób, w jaki nasi partnerzy będą prowadzić z nami rozmowy i podejmować kluczowe decyzje. Kiedy spotykamy się z ważnymi przedstawicielami koreańskiej organizacji, warto zadbać o odpowiednią reprezentację naszej firmy.
Najwyżsi w hierarchii przedstawiciele obu organizacji powinni siedzieć naprzeciw siebie i zostać przedstawieni jako pierwsi. W przypadku Koreańczyków zwykle oznacza to rozpoczęcie od osób najstarszych. Zwracając się do naszych partnerów z Korei Południowej należy używać ich nazwiska, np. „Panie Lee” lub „Pani Park”. Wykorzystywanie imion zarezerwowane jest dla bliższych relacji.
Powitanie i pierwsze gesty
W ramach powitania Koreańczycy dokonują lekkiego ukłonu z rękoma splecionymi luźno na wysokości brzucha. Może nastąpić to przed lub w trakcie uścisku dłoni. Warto przy tym pamiętać, że nie mamy tu do czynienia ze znanym nieco powszechniej powitaniem w stylu japońskim, tj. dość niskim pochyleniem głowy z wyprostowanymi rękoma. Koreańczycy mogą potraktować to jako lekkie nieporozumienie - wrzucenie ich do „jednego worka” z Japończykami, czego przez ich dość trudne relacje historyczne wolelibyśmy uniknąć. Ukłon inicjuje osoba o niższej pozycji - im większa różnica statusu, tym większe pochylenie. Nie należy z tym jednak przesadzać, w kontekście biznesowym może być to lekkie pochylenie głowy (ok. 30 stopni).
Czytaj więcej:
Dokonując uścisku dłoni możemy lewą dłonią podeprzeć prawy łokieć. Takie zachowanie stanowi powszechne okazanie szacunku drugiej osobie. Także w celu okazania respektu, przyjmując wizytówki wykorzystujemy obie dłonie. W pierwszej chwili dokładnie studiujemy otrzymaną od partnera kartę, potwierdzając jednocześnie, że zapoznaliśmy się z pozycją naszego rozmówcy. Następnie wizytówka powinna zostać odłożona delikatnie na widoczne na stole miejsce i schowana dopiero po spotkaniu.
Ukłon po zakończonym rozmów może wskazywać na ich owocny przebieg. Podobnie jak przy powitaniu towarzyszą temu uściski dłoni, a kolejnym krokiem bywa wspólny posiłek.
Budowanie relacji w Korei Południowej
Zbudowanie zaufania u Koreańczyków wymaga czasu. Z tego powodu spotkania biznesowe z koreańskimi partnerami nierzadko trwają długimi godzinami. Czas ten potrzebny jest na dokładne poznanie siebie i wzajemnych intencji. W przypadku naszego wyjazdu do Korei Południowej warto zadbać o obecność tłumacza. Możliwość rozmowy po koreańsku zapewni naszym rozmówcom większą swobodę, a z racji barier językowych nierzadko stanowi rzeczywistą konieczność.
Czytaj więcej:
Budowaniu relacji służą także mniej formalne spotkanie, w szczególności wspólny lunch czy wieczorna kolacja. Jest to element wielu spotkań biznesowych, który ma pozwolić na poznanie się od nieco bardziej osobistej strony i uzyskanie wzajemnego zaufania. Wspólny posiłek jest ceremonią, z którą należy zapoznać się bardziej szczegółowo. Warto przede wszystkim wiedzieć, że w tradycji koreańskiej wszystkie potrawy wraz ze wieloma przystawkami znajdują się na środku stołu, a uczestnicy dzielą się nimi między sobą, nakładając mniejsze porcje na swój talerz. Wieczornym posiłkom może towarzyszyć duża ilość alkoholu.
Negocjacje z Koreańczykami
Zarówno podczas negocjacji, jak i mniej formalnych aktywności, niezwykle ważnym jest zachowanie harmonii i wzajemnego szacunku podczas rozmów. Koreańczycy potrafią być twardymi negocjatorami, wytrwale broniącymi swojego stanowiska i cen. Wielu rzeczy nie usłyszymy wprost i zamiast „tak” lub „nie” padnie równoznaczne stwierdzenie „Przemyślimy to”. W takich przypadkach należy czytać między wersami i uzbroić się w cierpliwość. Osoba podejmująca finalną decyzję nie zawsze musi znajdować się przy stole negocjacyjnym, a wewnętrzne konsultacje po koreańskiej stronie mogą wydłużyć rozmowy.
W wymagających rozmowach należy jednak pamiętać, o koncepcie zachowania twarzy. Ostre riposty, presja na szybką odpowiedź bądź otwarta krytyka, mogą być dla Koreańczyków upokarzające, a dla nas najprostszą drogą do utraty kontraktu. Szacunek i dbałość o poczucie wartości naszych koreańskich są niezbędne do uzyskania zaufania, pozwalającego nam na sukces w relacjach z południowokoreańskimi partnerami.
