Na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) składają się środki odprowadzone przez pracodawcę na wyodrębniony do tego celu rachunek bankowy.
Fundusz służy gwarantowaniu potrzeb socjalnych uprawnionych osób. Zasady jego tworzenia i sposób gospodarowania środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592, dalej ustawa). Wyznacza ona uprawnionych do korzystania z funduszu. Są to pracownicy i ich rodziny, emeryci – byli pracownicy wraz z rodzinami oraz inne osoby, których prawo do korzystania ze środków zfśs zapisano w regulaminie. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy przyznanie ulgowych świadczeń uzależnia się od życiowej ?i materialnej sytuacji beneficjentów funduszu. Przy tym ustawa nie precyzuje kryteriów, jakimi należy się kierować przy ocenie tej sytuacji.
Pracodawca musi stworzyć regulamin zfśs. W pierwszym rzędzie określa w nim osoby – poza wymienionymi w ustawie – uprawnione do korzystania z funduszu, jak i zasady gospodarowania jego pieniędzmi. Postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne z ustawą i mają definiować zasady korzystania z pomocy socjalnej.
Zagadnienia związane z finansowaniem imprez integracyjnych ze środków zfśs mają bogate orzecznictwo. Co do zasady nie zaliczają się one do działalności o charakterze socjalnym, chyba że są połączone z aktywnością kulturalną, sportową lub rekreacyjną. Jednak podstawowy problem polega na tym, że do takich imprez nie ma możliwości zastosowania kryterium dochodowego.
Pewien przełom w postrzeganiu tego zagadnienia przyniósł wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08). Zgodnie z nim art. 8 ust. 1 ustawy nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu, ale wyłącznie do przyznawania ulgowych usług ?i świadczeń, które powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dalej SN stwierdza, że regulamin zakładowy może stanowić ?o przeznaczeniu całości środków funduszu na świadczenia przyznawane na zasadach ulgowych. Kryterium z art. 8 ust. 1 ustawy trzeba wówczas stosować. Gdy natomiast regulamin przewiduje wydatkowanie pieniędzy na inne jeszcze cele mieszczące się w działalności socjalnej, można w nim ustalić inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechną dostępność imprez integracyjnych na równych zasadach. W tym wyroku SN zastrzega jednak, że jeśli ?w takim spotkaniu firmowym przewidziano dla uczestników dodatkowe ulgowe świadczenia, należy je przyznać z użyciem kryterium socjalnego.
W praktyce oznacza to, że szef decyduje o organizowaniu imprez integracyjnych już na etapie tworzenia regulaminu zfśs. Jeżeli zatem uzna taki wydatek za niezasadny, nie uwzględni go ?w działalności socjalnej zakładu, a tym samym wszelkie formy pomocy socjalnej będą przyznawane z zastosowaniem kryterium dochodowego. Gdyby jednak szef zdecydował o przeznaczeniu części środków funduszu na różne formy imprez integracyjnych, które będą dostępne na równych zasadach dla wszystkich uprawnionych, taki zapis musi znaleźć się w regulaminie. Należy przy tym pamiętać, że środki funduszu można przeznaczyć wyłącznie na te spotkania firmowe, które są połączone z działalnością rekreacyjną, sportową lub kulturalną.
Na ten wyrok SN powołał się też oddział ZUS w Lublinie w decyzji z 10 stycznia 2014 r. (WPI/200000/451/1627/ 2013), przychylając się do stanowiska przedsiębiorcy w sprawie zwolnienia z oskładkowania kosztów udziału w wycieczce finansowanej ze środków przeznaczonych na cele socjalne. Argumentując swój punkt widzenia, pracodawca wskazał, że w regulaminie było postanowienie o powszechnej dostępności na równych zasadach dla wszystkich uprawnionych wycieczki dla pracowników.
Magdalena? Skalska, specjalista ds. płac
Powołany wyrok SN jest odosobniony. Z kolei decyzja lubelskiego oddziału ZUS ma charakter indywidualny. Nie jest zatem oficjalnym stanowiskiem organu rentowego, a tym samym nie dotyczy wszystkich płatników składek.
Planując spotkanie integracyjne ze środków zfśs, warto rozważyć związane z tym ryzyko. Praktycznie nie da rady zorganizować imprezy firmowej z uwzględnieniem kryterium dochodowego. W konsekwencji może się więc okazać, że zastosowanie zwolnienia podatkowego, ?o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. ?o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU ?z 2012 r., poz. 361), jest nieuprawnione.
Z kolei nieodprowadzenie od tego przychodu składek społecznych może w przyszłości zakwestionować ZUS. Niejednokrotnie nakazywał pracodawcom zapłacenie należnych składek od świadczeń socjalnych przyznanych pracownikom z pominięciem kryterium dochodowego. Na razie poza tą odosobnioną decyzją zdaniem ZUS wyklucza to ich socjalny charakter.
