- We wrześniu planujemy wypłacić zatrudnionym pracownikom po 200 zł na wyprawki szkolne. Ponieważ chcemy, by wszyscy dostali dodatkowe pieniądze, nie możemy całej kwoty wyasygnować ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Część pieniędzy na ten cel będzie pochodzić ze środków obrotowych. Czy mamy wszystkie wypłacone kwoty oskładkować i opodatkować? – pyta czytelnik.

Nie.

Wszystko będzie zależeć od konkretnego przypadku. Jeśli danemu pracownikowi zostanie przypisana wyprawka sfinansowana ze środków zfśs, to będzie ona wolna od jakichkolwiek danin na ZUS. Kwestia poboru zaliczki na podatek dochodowy i jej ewentualnej wysokości zależeć zaś będzie od tego, czy pracownik otrzymał już w tym roku jakieś świadczenia z funduszu. Jeśli nie, to dostając 200 zł od szefa na podręczniki szkolne, nie podzieli się nimi z fiskusem.

Kiedy składki...

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód osiągnięty ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapomoga finansowa na wyprawki szkolne dla dzieci podwładnego niewątpliwie stanowi jego pracowniczy przychód. Jeżeli zostanie sfinansowana ze środków obrotowych pracodawcy, to będzie podlegała oskładkowaniu oraz opodatkowaniu podatkiem dochodowym na takich samych zasadach, co wypłacane miesięczne pobory. Tak będzie, jeśli ten zatrudniony nie mieści się w kryteriach socjalnych uprawniających szefa do sfinansowania dla niego wyprawki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

TYLKO POMOC  SOCJALNA

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Przesądza o tym art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592). Jeżeli pracodawca przy przyznawaniu tych świadczeń pominie te kryteria, jego działanie mogą zakwestionować organy kontrolne, uznając, że świadczenia nie mają charakteru socjalnego, a w konsekwencji podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu (wyrok SN z 16 września 2009 r., I UK 121/09).

...a kiedy bez obciążeń

Jeśli jednak zapomoga zostanie sfinansowana ze środków zfśs, to skorzysta ze zwolnienia z oskładkowania.

W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się bowiem świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm; dalej rozporządzenie składkowe). Co istotne, zwolnieniem składkowym ww. świadczenia są objęte bez ograniczenia kwotowego.

Ze zwolnienia składkowego, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego, korzystają również świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą funduszu socjalnego.

Tu obowiązuje jednak limit  – zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na dany rok. To oznacza, że zapomoga na wyprawki szkolne dla dzieci pracowników sfinansowana z funduszu socjalno-bytowego jest zwolniona ze składek ZUS do kwoty 1093,93 zł.

Zwolnienie z podatku jest natomiast możliwe tylko wtedy, gdy wyprawka zostanie opłacona ze środków zfśs. Tutaj jednak także obowiązuje limit roczny, który jest znacznie niższy i wynosi 380 zł rocznie (łącznie z innymi świadczeniami sfinansowanymi z tego funduszu w trakcie roku). Jeśli ta granica zostanie przekroczona, to od nadwyżki trzeba odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy na ogólnych zasadach.