- Nasze przedsiębiorstwo zatrudniało na dzień 1 stycznia 2012 r. ponad 70 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W tym roku firma zrezygnowała z tworzenia ZFŚS i wypłaca pracownikom świadczenia urlopowe. Czy wypłacanie tych świadczeń pracownikom, którzy korzystają z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego, jest wolne od ZUS i PIT? Czy stanowią one koszt podatkowy dla firmy?

– pyta czytelniczka

Świadczenie urlopowe jest formą dofinansowania do wypoczynku pracowników. Pracodawca wypłaca je raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wypłata następuje nie później niż w ostatnim dniu przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownika. Prawo do  wypłaty takich świadczeń nie przysługuje jednak wszystkim pracodawcom.

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t. DzU z 2012 r. poz. 592) uprawnienie to przysługuje tylko tym pracodawcom, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nie utworzyli funduszu socjalnego.

Przedsiębiorcy tej wielkości mają bowiem wybór, czy utworzyć fundusz, czy też wypłacać świadczenie urlopowe. Wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego przez tę grupę pracodawców nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). W 2012 r. maksymalna wysokość tego świadczenia dla pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach na pełen etat wynosi 1 093,93 zł.

Natomiast więksi pracodawcy, czyli tacy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniali co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS. Co prawda mogą oni zrezygnować z jego utworzenia, ale rezygnacja ta nie spowoduje powstania uprawnienia do wypłacania w zamian świadczenia urlopowego na warunkach określonych w ustawie o ZFŚS.

Podstawa wymiaru składek

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS jest wyłączone z podstawy wymiaru składki na  ubezpieczenie społeczne, co skutkuje dalej tym, że nie podlega ono także składce zdrowotnej.

W 2012 r. zwolnieniem ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są więc objęte te świadczenia urlopowe do kwoty 1 093,93 zł, które są wypłacane przez pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia 2012 r. mniej niż 20 pracowników.

Oznacza to, że pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia br. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie jest uprawniony na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS do wypłaty świadczeń urlopowych. Dlatego wartość tego świadczenia wypłaconego każdemu z pracowników powinien uwzględnić w  podstawie wymiaru składek na  ubezpieczenie społeczne i  zdrowotne.

Trzeba pobrać zaliczkę na podatek

Wartość otrzymanego świadczenia urlopowego jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, a więc pracodawca musi od niego pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego świadczenia urlopowego spoczywa zarówno na tym pracodawcy, który na dzień 1 stycznia br. zatrudniał mniej niż 20 pracowników, wobec czego był uprawniony do wypłaty takich świadczeń, jak i na tym, który na dzień 1 stycznia br. zatrudniał co najmniej 20 pracowników, lecz zrezygnował z utworzenia ZFŚS, decydując się wypłacać w zamian świadczenia urlopowe.

Działalność socjalna nie jest kosztem

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z tymi przepisami. Oznacza to, że koszty związane z wypłatą świadczeń urlopowych co do zasady obniżają podatek dochodowy przedsiębiorcy.

Nie dotyczy to jednak tych pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia br. zatrudniali co najmniej 20 pracowników i wobec rezygnacji z utworzenia ZFŚS wypłacili świadczenia urlopowe pracownikom, którzy w tym roku skorzystali z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego.

Nie wolno zaliczyć do kosztów podatkowych firmy świadczenia urlopowego, które zostało wypłacone niezgodnie z przepisami o ZFŚS, co ma miejsce np. wówczas, gdy wypłaty dokonał podmiot nieuprawniony, tj. zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Taki wydatek nie zostanie uznany za świadczenie urlopowe, o którym mowa w przepisach ustawy o ZFŚS i może zostać potraktowany jako wydatek na działalność socjalną, która obejmuje m.in. świadczenia na rzecz różnych form wypoczynku (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Tak też uznał minister finansów w interpretacji z 17 kwietnia 2009 r. (DD6/033/28/ KWW/09/PK-169), w której zmienił wydaną przez Izbę Skarbową w Katowicach interpretację z 19 grudnia 2008 r. (IBPB3/423-828/08/AP). W piśmie tym minister wyjaśnił, że świadczenie urlopowe może być wypłacane przez pracodawcę zatrudniającego według stanu na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli nie został utworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Z wniosku podatnika wynikało, że zatrudniał ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzył zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że – zdaniem ministra – wypłacane przez podatnika świadczenie, mimo nazwania go „urlopowym”, nie może być utożsamiane ze świadczeniem urlopowym, o którym mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zbieżne jest tylko nazewnictwo).

Wydatki poniesione na  wypłatę tego rodzaju świadczenia urlopowego nie stanowią więc kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT. Podobnie uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 22 czerwca 2009 r. (ILPB3/423-240/09-3/JG).

Lepiej wypłacić premię

W związku z tym, że przedsiębiorca zatrudniał na dzień 1 stycznia tego roku co najmniej 20 pracowników (tj. ponad 70 pracowników) w przeliczeniu na pełne etaty, wartość wypłaconych świadczeń urlopowych będzie objęta po stronie każdego pracownika składkami ZUS oraz podatkiem dochodowym (PIT).

Wobec tego skoro wypłacone świadczenie i tak jest uznawane za normalny składnik wynagrodzenia pracownika, od którego należy potrącić wszystkie składki ZUS oraz pobrać PIT, to aby uniknąć ewentualnego sporu z fiskusem co do możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych firmy, lepiej nie oznaczać go jako „świadczenie urlopowe” (i tak nim nie jest w świetle ustawy o ZFŚŚ), ale jako zwykły składnik wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Dla tego pracodawcy, który zrezygnował z tworzenia funduszu socjalnego, lepiej jest, gdy wypłaca premię uznaniową niż „świadczenie urlopowe”. W tej sytuacji wynagrodzenie za pracę, inne niż „świadczenie urlopowe”, przyznane pracownikowi przed  rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego będzie dla przedsiębiorcy kosztem podatkowym, który obniży firmowy podatek dochodowy PIT/CIT.