Dokumentacja wynagrodzenia: Kiedy pracownik może żądać paska płacowego?

Przepisy prawa pracy nie nakazują wydawania zatrudnionym indywidualnych wyciągów z listy płac (tzw. miesięcznych pasków płacowych). Pracownik powinien mieć możliwość zapoznania się z dokumentacją, na podstawie której zakład pracy wyliczył należne mu wynagrodzenie za dany okres, i może się tego domagać.

Uprawnienie to, wynikające z art. 85 § 5 kodeksu pracy, jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy system wynagradzania w firmie jest skomplikowany. Zatrudniony może mieć wtedy kłopoty z rozszyfrowaniem, w jaki sposób została ustalona wysokość określonych składników pensji.

Obowiązek udostępniania dokumentów natury płacowej spoczywa na pracodawcy i to niezależnie od stanu zatrudnienia czy formy wypłaty wynagrodzenia. Nie zwalnia z niego również nawet bardzo precyzyjne opisanie poszczególnych elementów pensji w aktach wewnątrzzakładowych.

Żądanie pracownika w kwestii umożliwienia mu zapoznania się z określonymi dokumentami może zostać zgłoszone zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej.

Dokumenty do wglądu

Podstawowymi dokumentami, do których podwładny powinien móc zajrzeć, są:

• regulamin wynagradzania lub zbiorowy układ pracy,

• imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem (z wyodrębnieniem poszczególnych elementów pensji oraz obowiązkowych i dobrowolnych potrąceń),

• indywidualna karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informację o liczbie przepracowanych godzin oraz nieobecnościach,

• lista obecności,

• karta zasiłkowa ZUS Z-17, przedstawiająca dane dotyczące wypłaconych świadczeń należnych w razie choroby i macierzyństwa.

Firmy jako podmioty pełniące rolę płatników muszą ponadto wręczać co miesiąc pracownikom zestawienie informacji, które zostały za nich przekazane do ZUS w raportach imiennych.

W większości korzystają z przygotowanego przez ZUS druku RMUA. Mogą to jednak robić w dowolnej formie, pod  warunkiem że w zestawieniu ujmą wszystkie te dane, jakie musieliby wykazać w RMUA. Od 2012 r. płatnik będzie miał obowiązek wydawać ubezpieczonemu taką informację (w podziale na miesiące) tylko raz na rok, w terminie do 28 lutego za rok poprzedni. Pierwszą taką muszą sporządzić za 2012 r. i wręczyć podwładnym do 28 lutego 2013.

Papier bez przymusu

Wydawanie miesięcznych pasków płacowych jest dobrowolne. Obowiązkowe jest tylko wtedy, gdy takie zobowiązanie szef sam na siebie nałoży, czyli powinność taka zostanie zapisana w regulacjach zakładowych (np. w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy). Decyzja w tym zakresie pozostaje całkowicie w gestii podmiotu zatrudniającego.

W praktyce przedsiębiorstwa często wydają zatrudnionym omawiane paski, bo pozwala to unikać dodatkowych pytań, wyjaśnień oraz nieporozumień co do sposobu ustalenia wysokości danego składnika. Udostępnienie podwładnemu paska stanowi dla niego swoisty sygnał, że zakład kalkuluje wynagrodzenia możliwie jak najbardziej dokładnie i przejrzyście.

Niejednokrotnie taki wykaz trafia do pracowników jeszcze przed realizacją przelewów płacowych za dany miesiąc, dzięki czemu pojawia się szansa na odpowiednio wczesne zweryfikowanie naliczonej pensji. Ponadto taka praktyka daje czas na ewentualną reakcję służb kadrowo-płacowych w razie wykrycia przez podwładnego jakiegoś błędu, co z kolei skutkuje mniejszą ilością korekt na przyszłość.

Zasadniczo każda forma paska płacowego jest dopuszczalna. Można go przygotowywać np. w formie wydruku papierowego lub w formie elektronicznej, np. mejlowej. Elektroniczna dystrybucja pasków nie musi odbywać się za zgodą pracownika, tak jak jest to wymagane w przypadku druków RMUA.

Nie pokazać za dużo

Umożliwiając pracownikom wgląd do płacowej dokumentacji, trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, by zatrudnieni nie poznali nawzajem wysokości swych zarobków. Pracownik nie może więc ujrzeć zbiorczej listy płac, gdzie wykazane będzie zestawienie przychodów jego kolegów.