Magię Świąt Bożego Narodzenia czuć i widać na każdym kroku. Kolorowe dekoracje, świecące lampki, i białe płatki śniegu wywołują często chęć sprawienia przyjemności innym. Pracodawcy wyrażają taką chęć poprzez wręczanie swoim pracownikom prezentów w różnej postaci, które w zależności od źródła finansowania mogą niestety częściowo obciążać budżet obdarowanych pracowników.

Przykład

Producent ręcznie malowanych ramek na zdjęcia począwszy od zeszłego roku, postanowił na Święta Bożego Narodzenia obdarować swoich pracowników paczkami z zawartością różnych prezentów: słodyczy, kosmetyków, książek i gier. Według stanu na 1 stycznia 2015 r., zatrudnienie w firmie wynosiło 15 pracowników, w roku 2016 było to 25 osób. Jaki wpływ będzie miało zwiększenie liczby pracowników na wręczone paczki i sposób ich rozliczenia zfiskusem i obdarowanymi?

Skąd pochodzi płatność

Stan zatrudnienia oraz związane z tym obowiązki pracodawcy mają wpływ na możliwość wyboru źródła finansowania dodatkowych świadczeń dla pracowników. W zeszłym roku przedsiębiorca z przykładu nie miał prawa wyboru – paczki dla pracowników mógł sfinansować wyłącznie z środków obrotowych. W tym roku, jako pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników, zdecydował się na utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) i może wybrać źródło finansowania paczek. Warto jednak zaznaczyć, że są sytuacje, w których pomimo tego, iż w firmie działa zfśs, dobroczynność musi być sfinansowana ze środków obrotowych.

Obrotowe środki więcej kosztują

Decydując się lub będąc zmuszonym do sfinansowania paczek świątecznych ze środków obrotowych spółki musimy liczyć się z tym, że wartość prezentów będzie dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Oprócz podatku dochodowego od osób fizycznych, pracownik zobowiązany będzie pokryć koszt składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Również po stronie pracodawcy oznacza to obowiązek naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP.

W przypadku finansowania paczek ze środków obrotowych poniesione wydatki będą kosztami uzyskania przychodu dla firmy. Warto jednak podkreślić, że tylko wtedy, kiedy nie będą miały cech działalności socjalnej.

Kryterium socjalne

Możliwość sfinansowania prezentów świątecznych z zfśs mają ci pracodawcy, u których fundusz działa. Nie mogą jednak wręczyć wszystkim pracownikom paczek z jednakową zawartością, o tej samej wartości. Muszą one bowiem być uzależnione od sytuacji materialnej i socjalnej obdarowanego. W innym przypadku, decydując się na jednakowe paczki dla wszystkich pracowników, pracodawca powinien sfinansować je z obrotowych środków, pomimo tego, że ma utworzony zfśs.

Wartość otrzymanej paczki będzie przychodem dla pracownika, ale nie zawsze będzie on podatkowany. Jeżeli bowiem wartość podarunku nie przekroczy 380 zł, a pracownikowi w ciągu roku nie było przyznane żadne inne świadczenie, wówczas prezent nie będzie opodatkowany – pracownik nie poniesie żadnego kosztu. Kwota 380 zł jest zwolniona z opodatkowania w danym roku kalendarzowym, po jej przekroczeniu podatek musi zostać naliczony. Finansowanie z zfśs nie będzie powodowało obowiązku naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, niezależnie od kwoty i rodzaju prezentu. Wydatki poniesione z zfśs nie będą kosztami uzyskania przychodu spółki, ponieważ kosztem są wpłaty na wyodrębniony rachunek zfśs ze środków obrotowych.

Nie każda forma korzysta preferencji

Rodzaj wydanego świadczenia ma istotny wpływ na skorzystanie ze zwolnienia z pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli pracownikowi zostanie przekazany prezent rzeczowy, pieniężny lub karta przedpłacona, to wówczas nie ma obowiązku odprowadzenia podatku. Jednak gdy pracownik otrzymuje bony, talony lub innego rodzaju świadczenia uprawniające do wymiany na różne towary i usługi, wówczas ich wartość nie podlega zwolnieniu.