Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ma też obowiązek udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 k.p.). Na pracodawcy zatem spoczywa wymóg prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego podwładnego. Wyjątek dotyczy tylko pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W stosunku do nich nie notuje się godzin aktywności. Szczegółowe zasady ewidencjonowania czasu pracy określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).

Bierność wykluczona

Jeśli firma zaniechała prowadzenia ewidencji czasu pracy załogi, w razie sporu z pracownikiem o wynagrodzenie może mieć problem z wygraniem procesu. W praktyce dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik domaga się zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wskazywał na to także Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00). Uznał, że brak dokumentacji dotyczącej czasu pracy etatowców obciąża pracodawcę. To on zobowiązany był do rozliczania czasu pracy i prowadzenia ich ewidencji. Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na innych. W tych okolicznościach to szef powinien był wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne.

Nieco inaczej ocenił to SN w wyroku z 2 czerwca 2010 r. (II PK 369/09). Stwierdził, że zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231, 234 kodeksu postępowania cywilnego) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. Zaniechanie prowadzenia takiej ewidencji przez szefa nie oznacza zatem, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd przyjmie za miarodajną wersję czasu pracy podaną przez etatowca. W szczególności nieuprawnione jest odwrócenie ciężaru dowodu i twierdzenie, że w takiej sytuacji (braku formalnej ewidencji) wiarygodna jest jedynie wersja pracownika. Zaniechanie prowadzenia wykazu aktywności nie oznacza zatem jeszcze, że sąd od razu przyjmie za prawdziwe twierdzenia etatowca co do jego pracy w godzinach nadliczbowych i zasądzi mu za nie wynagrodzenie. Pracownik musi te okoliczności wykazać, np. zeznaniami świadków lub dokumentami, a do sądu należy ocena, czy dowody te potwierdzają jego żądania. Natomiast nie wystarczą tu tylko twierdzenia etatowca. Jednak broniąc się przez żądaniem zapłaty za nadgodziny, firma nie może być bierna. Powinna też dowodzić, że normy czasu nie zostały przekroczone i nie ma konieczności dodatkowej zapłaty. Z powodu braku ewidencji musi się też opierać na zeznaniach świadków lub innych pośrednich dokumentach obrazujących czas pracy pracownika.

Godziny w przybliżeniu

Problemy dowodowe w zakresie dokładnego wskazania przez pracownika dat i rozmiaru wykazywanej pracy w nadgodzinach nie uzasadniają oddalenia jego roszczeń. Sąd może je rozwiązać, zasądzając odpowiednie wynagrodzenie według oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (art. 322 k.p.c.). Jest to podyktowane koniecznością, gdyż w sprawach dotyczących wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach udowodnienie jego wysokości rzeczywiście bywa niemożliwe lub bardzo utrudnione. Sąd może więc przyjąć na podstawie materiału dowodowego przybliżoną ilość nadgodzin.

Bilans pracy

Żądanie zapłaty wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach staje się wymagalne w dniu, w którym powinno nastąpić rozliczenie czasu pracy po upływie przyjętego w firmie okresu rozliczeniowego. Tak też wyraźnie wskazał SN w wyroku z 20 sierpnia 2008 r. (I PK 35/08). Istota rozliczania czasu pracy sprowadza się do tego, że w pierwszej kolejności ustala się ilość przepracowanych przez pracownika dni i godzin, a następnie określa liczbę nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej, za które nie udzielono mu czasu wolnego i które podlegają wynagrodzeniu (stawka podstawowa plus dodatek). Takie zbilansowanie, a co za tym idzie – ustalenie należnego wynagrodzenia za nadgodziny, jest możliwie dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Zwracał na to uwagę Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyro- ku z 4 lutego 2015 r. (III APa 30/14).

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach

O czym pamiętać

- pracownicy mogą żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach

- brak ewidencji czasu pracy nie stwarza domniemania, że twierdzenia pracowników, iż pracowali w nadgodzinach, są prawdziwe

- sąd może przyjąć przybliżoną ilość nadgodzin i na tej podstawie zasądzić wynagrodzenie

Czego unikać

- zaniedbywania prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników

- zaniechania wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny

- wypłacania premii zamiast wynagrodzenia za nadgodziny

- zawierania umów-zleceń obejmujących zwykłe obowiązki pracowników, aby uniknąć nadgodzin

Odpowiedzialność za wykroczenie

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a ewidencja czasu pracy jest taką dokumentacją, jest wykroczeniem sankcjonowanym grzywną. Ta okoliczność może być stwierdzona np. w razie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Wykroczeniem przeciwko prawom pracownika jest zarówno zaniechanie prowadzenia ewidencji wszystkich zatrudnionych u pracodawcy, jak i nieprowadzenie wykazu dla choćby jednego pracownika.