Zatrudniony u nas (na pełny etat) pracownik nie rozliczył się z zaliczki, którą pobrał na zakup materiałów biurowych. Chcemy ją potrącić z jego wynagrodzenia za październik br. Do jego wynagrodzenia jest jednak prowadzona egzekucja sądowa na poczet należności niealimentacyjnych (ograniczona do 50 proc. pensji). Dodatkowo co miesiąc ściągamy z niego składkę na dobrowolne ubezpieczenie NW. Jakie zasady powinniśmy zastosować, dokonując potrąceń z wynagrodzenia za pracę w tym przypadku?

– pyta czytelniczka.

Przede wszystkim należy pamiętać, że dokonywane przez pracodawcę potrącenia z wynagrodzenia dzieli się na dwie grupy:

– obligatoryjne – które nie wymagają zgody pracownika, i

– fakultatywne – te są niemożliwe bez zgody podwładnego. Od tego rozróżnienia zależy dalsze postępowanie.

Bez pytania o zgodę

Zasady dokonywania potrąceń obowiązkowych reguluje art. 87 § 1 k.p. Nakazuje on dokonywać zajęć od kwoty netto wynagrodzenia, tj. po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej (9 proc.) oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (po jej pomniejszeniu o składkę zdrowotną). Dopiero od tak ustalonej bazy należy dokonywać potrąceń następujących należności:

Pracodawca ma obowiązek przestrzegać powyższej kolejności potrąceń.

Jeżeli podwładny ma zajęte wynagrodzenie, a w danym miesiącu pracodawca wypłaca mu składniki pensji za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premię roczną), to dokonuje ujęć od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniając te składniki.

Powyższa lista to potrącenia obowiązkowe, których dokonuje się z mocy prawa, bez konieczności uzyskania zgody pracownika. Wszelkich innych potrąceń można dokonywać pod warunkiem uzyskania od zatrudnionego zgody. Musi ją wyrazić na piśmie.

Obowiązują limity

Oprócz zasad dotyczących sposobu obliczania kwoty, od której dokonuje się potrąceń oraz ich kolejności, pracodawca musi stosować się do zasad określających granice potrąceń. Wynikają one z art. 87 § 3 k.p. Przepis ten nakazuje dokonywanie obligatoryjnych, niewymagających zgody pracownika potrąceń w następujących granicach:

1) ?w przypadku pojedynczego potrącenia:

2) ?w razie większej liczby potrąceń, czyli ich zbiegu:

Niezależnie od wymienionych potrąceń kary pieniężne ściąga się z pensji pracownika w granicach określonych w art. 108 k.p.

Stawka wyłączona z zajęć

Kwota wolna od potrąceń to gwarantowana przepisami wartość dochodu, którą bezwzględnie należy wypłacić zatrudnionemu. Ustawodawca przewidział kwotę wolną w każdym przypadku, poza wyjątkiem dotyczącym egzekucji na należności alimentacyjne. Jest to równoznaczne z tym, że ściągając długi alimentacyjne, pracodawca może potrącić w każdym przypadku do 60 proc. płacy netto pracownika, bez zagwarantowania podwładnemu jakiejkolwiek kwoty do wypłaty. W pozostałych przypadkach pracownik może liczyć, że część jego pensji będzie chroniona od ujęć.

Wysokość kwoty wolnej od potrąceń zależy od tego, czy szef dokonuje potrąceń obowiązkowych czy dobrowolnych. Przy obligatoryjnych, które nie wymagają zgody pracownika, kwoty wolne – zgodnie z art. 871 k.p. – stanowią równowartość:

W przypadku potrąceń dobrowolnych, które są możliwe wyłącznie na podstawie pisemnej zgody podwładnego, obowiązują kwoty wolne w wysokości:

Ciąg obliczeń

Z uwagi na konieczność stosowania tak wielu regulacji równocześnie dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia sprawia pracodawcom niemałe trudności. Sytuacja komplikuje się, gdy zajęcia zaczynają się kumulować >patrz przykład.

Przykład

Odnosząc się do sytuacji opisanej w pytaniu czytelnika, przyjmijmy następujące założenia:

Krok 1. ?Najpierw pracodawca musi ustalić kwoty wolne:

Minimalne wynagrodzenie netto w 2014 r., z uwzględnieniem podstawowych kosztów oraz ulgi podatkowej, wynosi 1237,20 zł (kwota netto wyliczona od kwoty 1680 zł). Wartość ta stanowi wyjściową kwotę wolną dla pracownika w omawianej sytuacji. ?W odniesieniu do potrącenia zaliczki obowiązuje natomiast kwota wolna w wysokości 927,90 zł (75 proc. z 1237,20 zł), natomiast ?w przypadku składki NW (dobrowolne potrącenie) kwotą wolną jest 989,76 zł (80 proc. z 1237,20 zł).

Krok 2.

Następnie należy ustalić graniczną kwotę potrąceń:

Ponieważ wystąpił zbieg potrąceń obowiązkowych, które nie ?wymagają zgody pracownika, suma potrąceń nie może przekroczyć obowiązującej w tym przypadku granicy potrącenia (50 proc. kwoty netto):

Po uwzględnieniu kwoty wolnej z pensji pracownika można zabrać mniej, niż wynosi kwota graniczna (50 proc. kwoty netto to 938,81 zł). Pracodawca musi przekazać komornikowi 640,42 zł. Gdyby ?uzyskana wartość była wyższa niż 50 proc. kwoty netto, musiałby przekazać mu dokładnie graniczną wartość potrącenia, czyli 50 proc. kwoty netto.

Krok 3. Na końcu szef sprawdza możliwość ściągnięcia kolejnych długów:

Gdyby nie było innych zajęć, pracownik otrzymałby do wypłaty ?1237,20 zł (kwota netto 1877,62 zł – potrącenie komornicze 640,42 zł = 1237,20 zł). Zatem otrzymałby tak naprawdę kwotę wolną. Doszło jednak do zbiegu potrąceń. Dlatego w dalszym etapie pracodawca musi ustalić, czy i ile może zabrać z pensji pracownika na poczet udzielonej mu zaliczki.

Odnosząc się wyłącznie do kwoty wolnej obowiązującej przy ?potrącaniu tej zaliczki (927,90 zł, tj. 75 proc. z kwoty 1237,20 zł), można byłoby pracownikowi potrącić kwotę 309,30 zł, zgodnie ?z wyliczeniem:

Ponieważ przy zaistniałym zbiegu potrąceń łączna kwota ?potrącenia (komornik + zaliczka) nie może przekroczyć 50 proc. kwoty netto, to z tytułu zaliczki pracodawca może potrącić tylko 298,39 zł, co wynika z wyliczenia:

Pracodawca nie może zrealizować dobrowolnego potrącenia. Przy dokonywaniu takich zajęć kwotą wolną jest 80 proc. minimalnej płacy netto (jest to potrącenie inne niż na rzecz pracodawcy), tj. 989,76 zł. Tymczasem kwota, jaka pozostanie pracownikowi po potrąceniu egzekucyjnym i odliczeniu zaliczki, wynosi 938,81 zł:

1877,62 zł netto – 640,42 zł potrącenie komornicze – 298,39 zł potrącenie zaliczki = 938,81 zł.

Jest to kwota niższa niż 889,49 zł (tj. kwota wolna). Aby zachować kontynuację ubezpieczenia, pracownik powinien sam wpłacić pracodawcy składkę ubezpieczeniową.