Czasami pracodawca ma obowiązek nakarmić podwładnych. Dotyczy to tzw. profilaktycznych posiłków, jakie firmy muszą udostępniać zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. Pracodawcy często oferują też załodze bezpłatnie obiady w zakładowych bufetach albo też przekazują im talony do wymiany na posiłek w zewnętrznych jadłodajniach.

Takie świadczenia dla pracowników korzystają z różnych zwolnień ubezpieczeniowych i podatkowych. Dużo zależy od źródła ich sfinansowania (środki obrotowe firmy, fundusz socjalny) czy też formy przyznanego profitu (w naturze, pieniądz czy talon). Przedstawiamy, jak te kwestie wyglądają w praktyce.

Praca w trudnych warunkach

Od wartości profilaktycznych posiłków firma nie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy – pod warunkiem że wydaje je zgodnie z przepisami BHP.

Zakład musi zapewnić nieodpłatnie gorące danie dziennie każdemu pracującemu w warunkach szczególnie uciążliwych, czyli przy pracach:

- związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w  ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek organizmu powyżej:

Pracodawcy często dofinansowują zatrudnionym posiłki w firmowych bufetach. Jednak takie benefity nie korzystają z żadnej ulgi podatkowej

– 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet bez względu na miejsce ich świadczenia,

– 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet i wykonywanych: w pomieszczeniach zamkniętych z utrzymującą się stale ze względów technologicznych temperaturą poniżej 10°C lub o wskaźniku obciążenia termicznego (WGBT) powyżej 25°C bądź na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca),

- pod ziemią,

- przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych (§ 3 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach).

Dozwolone formy świadczenia

Stanowiska uprawniające do profilaktycznego posiłku oraz zasady jego wydawania pracodawca określa w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka nie działa – po zasięgnięciu opinii przedstawicieli pracowników (wyrok NSA w Białymstoku z 10 kwietnia 2001 r., SA/Bk 178/01).

Posiłek profilaktyczny powinien zawierać około 50–55 proc. węglowodanów, 30–35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek oraz posiadać wartość kaloryczną w granicach 1000 kcal. Należy je udostępniać w czasie regulaminowych przerw, po 3–4 godzinach pracy, zadbawszy o odpowiednie warunki higieniczno-sanitarne ich spożywania, w dniach wykonywania prac to uzasadniających.

Dopiero niemożliwość wydawania profilaktycznych posiłków w naturze ze względu na charakter pracy bądź problemy organizacyjne pozwala na zastosowanie innej rekompensaty. Szefowi wolno wtedy zagwarantować zatrudnionym korzystanie z gorącego jedzenia w czasie pracy:

- w punktach gastronomicznych (stołówce, restauracji),

- poprzez samodzielne przyrządzanie posiłku przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

W żadnym jednak wypadku nie możemy sprezentować podwładnemu finansowego ekwiwalentu z tego tytułu (§ 8 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach).

Przykład

Spółka zapewniała zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłki profilaktyczne w zakładowym bufecie.

Jednak budynek, gdzie znajdowała się stołówka, spłonął podczas pożaru.

Teraz przełożony dostarcza pracownikom artykuły spożywcze, z których sami przyrządzają sobie ciepłe dania. Czasami zatrudnieni sami kupują za pieniądze firmy produkty do sporządzenia posiłku. Opisana metoda wydawania profilaktycznych posiłków jest dopuszczalna. Pracownicy nie otrzymują bowiem materialnego ekwiwalentu, za który sami nabywają posiłek.

Zachowują zatem prawo do zwolnienia podatkowego obejmującego wartość takiego świadczenia. Potwierdza to w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 20 sierpnia 2009 r. (IBPBII/1/415-497/09/AŻ).

Kiedy bez zaliczki

Zwolnienie podatkowe z racji profilaktycznego posiłku, bez względu na jego koszt, obejmuje:

- wartość świadczeń rzeczowych lub zamiennych ekwiwalentów przysługujących na podstawie przepisów BHP (tu na podstawie rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach), jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw bądź z ich przepisów wykonawczych,

- wartość otrzymanych ewentualnie przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zakład – mimo obarczającego go obowiązku wynikającego z przepisów BHP – nie ma możliwości wydania podwładnym tych towarów w naturze (art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b ustawy o PIT).

Przykład

W spółce świetnie prosperuje bufet, który teoretycznie mógłby serwować posiłki profilaktyczne. Mimo to firma przekazuje osobom pracującym w szczególnie uciążliwych warunkach – na ich wniosek – bony, na podstawie których korzystają oni z profilaktycznych posiłków w pobliskiej restauracji.

Zainteresowani tłumaczą, że na świeżym powietrzu i po krótkim spacerze lepiej odpoczną. Jednak równowartość bonu przekazanego w tym trybie pracownikom trzeba doliczyć do ich przychodów oraz oskładkować i opodatkować.

Nie mamy tu bowiem do czynienia z prawidłowo zapewnionymi posiłkami profilaktycznymi. Odesłanie podwładnych do punktu gastronomicznego jest dopuszczalne dopiero, gdy szef nie ma możliwości zapewniania takich dań na miejscu w pracy, a nie na życzenie samych zainteresowanych.

Podsumowując, pracodawca nie ma obowiązku odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń z racji profilaktycznych posiłków pod warunkiem, że zapewnia je pracownikom:

- jako gorące danie bezpośrednio w miejscu pracy,

- gdy nie mamy możliwości samodzielnego przekazania im takich dań:

– dając produkty, z których pracownicy przyrządzają sobie sami ciepłe posiłki lub zwracając wydatki za ich zakup

– oferując zatrudnionym osobom bony, talony, czy kupony, na podstawie których dostają za darmo profilaktyczne posiłki w punktach gastronomicznych (interpretacje Izby Skarbowej: w Katowicach z 19 maja 2010 r., ITBB2/415-179/ 10/IB i w Poznaniu z 15 grudnia 2010 r., ILPB1/415-1064/ 10-4/IM).

Kupony obiadowe

Nie da się zaoszczędzić na bonach żywieniowych i zbiorowym dokarmianiu. Tego typu świadczeniami zatrudnieni zawsze muszą się podzielić z fiskusem. Można ewentualnie rozpatrywać zwolnienia ubezpieczeniowe

Pracodawcy często dofinansowują zatrudnionym posiłki w firmowych bufetach. Jednak takie benefity nie korzystają z żadnej ulgi podatkowej. Z podstawy wymiaru składek została natomiast wyłączona wartość dotowanych przez zakład posiłków przekazywanych pracownikom do spożycia bez prawa do materialnej rekompensaty w zamian za nie – do kwoty 190 zł miesięcznie na jednego podwładnego (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego).

Niekiedy firmy decydują się na przyznanie pracownikom kuponów obiadowych, ponieważ jest to dla nich wygodniejsze rozwiązanie niż stołowanie się w zakładowej jadłodajni. W takiej stołówce często menu jest ograniczone bądź im nie odpowiada, a dzięki talonowi mogą zjeść znacznie lepiej.

Wartość udostępnianych w ten sposób bonów żywieniowych jest opodatkowanym przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT. Trzeba zatem odprowadzić od nich zaliczki na podatek dochodowy.