Gdy pracownik zwraca pensję, trzeba czasem wyzerować składkę ZUS

W miesiącu oddania niesłusznie otrzymanych pieniędzy należy pomniejszyć podstawę opodatkowania podwładnego o wartość zwróconej kwoty. Niekiedy spowoduje to też konieczność ograniczenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej.

Jaki dochód

Przy zwrocie bezpodstawnie wypłaconego wynagrodzenia zakład ma obowiązek właściwie to rozliczyć. W pierwszej kolejności należy pamiętać o art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa o PIT).

W myśl tego przepisu jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które wcześniej zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Ta regulacja przesądza o tym, że pracownik powinien oddać firmie kwotę netto niesłusznie otrzymanej pensji, powiększoną o zaliczkę na podatek. Gdyby zwrot nastąpił w wartości brutto, wówczas – moim zdaniem – należałoby oddać podwładnemu różnicę między zwróconym brutto wynagrodzeniem a nadpłatą netto zwiększoną o podatek.

Zwrócona kwota nadpłaconej pensji (netto + zaliczka podatkowa) powinna zostać odjęta od dochodu przy wyliczeniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w miesiącu oddania nienależnie pobranych pieniędzy. Jeżeli kwota zwrotu jest wyższa od dochodu osiągniętego w danym miesiącu, płatnik może rozliczać nadpłatę wynagrodzenia w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Gdyby jednak pracodawcy nie dało się rozliczyć nadpłaty w danym roku, gdyż np. podwładny miał zbyt niskie przychody lub rozwiązała się jego umowa o pracę, wówczas podatnik samodzielnie w swoim zeznaniu rocznym powinien odliczyć od dochodu zwrócone kwoty.

Tak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT. Jeśli kwota zwrotu przekracza dochód w danym roku podatkowym może być odliczona przez podatnika od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych. Odliczeń tych można dokonać na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę zawyżonej pensji na  rzecz płatnika (przekaz, przelew itp.).

Co do oddania ZUS

Gdy pracownik otrzyma nadpłacone wynagrodzenie, zatrudniający rozlicza się z nim także ze składek ZUS obliczonych od zawyżonej pensji. Wiąże się to z koniecznością oddania niepotrzebnie naliczonych danin na rzecz ZUS. Chodzi tu o składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowane przez zatrudnionego oraz nadpłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

W tym wypadku składki społeczne stanowią przychód ze stosunku pracy w miesiącu ich otrzymania przez pracownika i z tego powodu szef dolicza ich wartość do innych przychodów uzyskanych przez podwładnego w danym miesiącu.

Inaczej postępuje ze zwracaną pracownikowi składką zdrowotną. Zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o PIT kwotę zwrotu uprzednio odliczonych od zaliczki podatkowej składek na ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75 proc. podstawy), podatnik musi doliczyć do podatku w swoim zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot. Jeżeli pracodawca rozlicza podwładnego na PIT-40, zwrot składki zdrowotnej uwzględnia w tej deklaracji.

W myśl art. 83 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.) jeżeli składka zdrowotna obliczona przez pracodawcę jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od  osób fizycznych, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki.

Do zera

Może zatem się zdarzyć, że przy pomniejszeniu podstawy opodatkowania o  zwrot nadpłaty wynagrodzenia, wyliczona kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne przewyższy wartość zaliczki podatkowej i wtedy należy ją zmniejszyć do poziomu podatku. Jeśli podatek wyniósłby 0 zł, taką samą wartość powinna mieć składka zdrowotna.

Przykład

Pracownik, który złożył pracodawcy PIT-2 i któremu przysługują miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł, otrzymuje co miesiąc 7400 zł stałego wynagrodzenia.

W grudniu 2011 r. w wyniku błędu pracodawcy wypłacono mu nienależnie 4800 zł brutto premii. W czerwcu 2012 r. pracownik zwrócił na konto zakładu 4260,98 zł, co stanowiło wartość netto premii powiększonej o zaliczkę podatkową. Kwotę tę skalkulowano w następujący sposób:

- składka chorobowa (pracownik w grudniu z powodu przekroczenia progu ZUS nie miał już naliczanych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe): 4800 zł x 2,45 proc. = 117,60 zł,

- składka zdrowotna: (4800 zł – 117,60 zł) x 9 proc. = 421,42 zł,