ZUS RCA: kod w raporcie do ZUS zależy od terminu wypłaty

-  Pracownik zwolniony 31 sierpnia br. ostatniego dnia zatrudnienia otrzymał  wynagrodzenie za ostatni miesiąc pracy. Na koniec września planujemy wypłatę premii za III kwartał 2011. Ma do niej prawo również były pracownik. Jak wykazać tę wypłatę w dokumentach do ZUS?

– pyta czytelniczka.

Za wrzesień, tj. za miesiąc, w którym były zatrudniony otrzyma premię, należy złożyć za niego raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Wypłata nastąpi bowiem w miesiącu, w którym ta osoba nie podlegała już ubezpieczeniu pracowniczemu. Trzeba jednak pamiętać, że czasami właściwym kodem będzie jeszcze kod 01 10 xx.

Zwolniony, ale ubezpieczony

Czasem zdarza się, że pracodawca dokonuje wypłaty różnych należności dopiero po ustaniu zatrudnienia, czyli na rzecz byłego pracownika. Mimo że adresat takich wypłat nie jest już pracownikiem firmy (stosunek pracy został z nim rozwiązany), to nadal źródłem przychodu pozostaje stosunek pracy. Innymi słowy wypłacone należności mają swoje źródło w istniejącym niegdyś zatrudnieniu.

W związku z tym były pracodawca musi wystąpić jeszcze w roli płatnika i potraktować składnik wynagrodzenia (w tym wypadku premię kwartalną) oraz rozliczyć go tak, jak każde inne świadczenie wypłacane za pracę.

Przychód ten podlega oskładkowaniu w miesiącu wypłaty na rzecz ekspracownika, chyba że jest zwolniony ze składek na podstawie szczególnych regulacji (np. § 2 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Jaki podajemy tytuł

Składki od przychodu, który nie jest zwolniony ze składek, muszą zostać rozliczone w raporcie ZUS RCA. Zasady ich finansowania się nie zmieniają; są stosowane tak, jakby zatrudnienie wciąż trwało. Może się natomiast zmienić kod tytułu ubezpieczeń, jaki podajemy w raporcie RCA, bo nie zawsze jest to ten sam, jaki wykazujemy w czasie istniejącego stosunku pracy, tj. 01 10 xx.

Kod, jakiego musimy użyć, zależy od daty, a właściwie od miesiąca, w którym miała miejsce wypłata składnika wynagrodzenia (premii, nagrody). Jeżeli były pracownik otrzymał ją po ustaniu zatrudnienia i po wyrejestrowaniu z ZUS, ale jeszcze w miesiącu, w którym był zatrudniony (podlegał ubezpieczeniom), to wypełniając raport RCA, wciąż należy posługiwać się kodem pracowniczym (01 10 xx).

Jeżeli natomiast firma dokonała wypłaty w następnych miesiącach po rozwiązaniu umowy o pracę, to składki od niego trzeba rozliczyć w raporcie RCA, używając kodu 30 00 xx (inny tytuł).

Przykład 1

Pan Adam, zgłoszony w ZUS z tytułu zatrudnienia z kodem 01 10 00, został zwolniony z pracy 31 sierpnia 2011. Pracodawca wyrejestrował go z ubezpieczeń od 1 września 2011 na formularzu ZWUA.

Wynagrodzenie za sierpień były podwładny otrzymał w sierpniu, natomiast nagrodę za II półrocze 2011 we wrześniu. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za wrzesień, płatnik składek za pana Adama powinien sporządzić imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 00, bowiem raport dotyczy miesiąca, w którym mężczyzna nie podlega już ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia u tego płatnika.

Przykład 2

Pani Magda zgłoszona w ZUS jako pracownica z kodem 01 10 00, była zatrudniona do 9 września 2011. Po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca wyrejestrował ją z ubezpieczeń od 10 września 2011 na druku ZUS ZWUA.

Wynagrodzenie za dziewięć dni września pracodawca wypłacił jej ostatniego dnia zatrudnienia (czyli 9 września), natomiast premię za III kwartał – 30 września.

Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za wrzesień, płatnik składek za panią Magdę musi sporządzić imienny raport miesięczny RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, bo przez część tego miesiąca podlegała ona ubezpieczeniom.

W raporcie tym płatnik rozlicza składki od łącznej kwoty, jaka została jej wypłacona we wrześniu, tj. uwzględnia zarówno wynagrodzenie, jak i premię kwartalną.

Zobacz:

Dobra Firma

»

Kadry i płace

»

Wynagrodzenia

Dobra Firma

»

Kadry i płace

»