Gdy jednak prywatni pracodawcy zdecydują się gratyfikować personel za staż pracy, zasady przyznawania jubileuszówek określają w przepisach wewnątrzzakładowych. Chodzi o układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania. W układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy innym porozumieniu płacowym powinni zatem dokładnie podać zasady ich udzielania i obliczania. Chodzi przede wszystkim o:

- częstotliwość wypłaty,

- ustalanie stażu, od którego zależy nabycie nagrody,

- sposób jej obliczania,

- procedurę ubiegania się o świadczenie.

Przedsiębiorcy prywatni mają dużą dowolność w ustalaniu warunków przyznawania tych świadczeń. Muszą jednak pamiętać o tym, że zostaną one wprowadzone w życie dopiero za zgodą związków zawodowych lub po uzgodnieniu z nimi bądź z przedstawicielem załogi. Warunki uzyskiwania nagród nie mogą też być sprzeczne z prawem pracy ani zasadami współżycia społecznego. Przykładowo nie wolno dyskryminować załogi ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, wymiar czasu pracy, wyznanie itd.

W zasadzie pracodawcy mogą dowolnie wskazać we własnych przepisach płacowych, jak często chcą wypłacać nagrody jubileuszowe, np. co dwa, pięć czy dziesięć lat. W praktyce jednak większość decyduje się je uiszczać raz na pięć lat ze względów fiskalnych. Takie nagrody nie podlegają bowiem składkom na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki trzeba natomiast odprowadzić, gdy przepisy zakładowe gwarantują je załodze częściej niż co pięć lat. Określając częstotliwość przyznawania nagród jubileuszowych, trzeba od razu wskazać ich wysokość. W tym zakresie szefowie też mają dużą swobodę.

W układzie zbiorowym czy regulaminie wynagradzania należy też podać sposób ustalania stażu uprawniającego do nagrody jubileuszowej. W zasadzie można go określić dowolnie.

Najczęściej nabycie nagrody pracodawcy uzależniają od długości zatrudnienia w ich firmie (tzw. staż zakładowy). Jeszcze inni pozwalają wliczać wszystkie zakończone i odpowiednio udokumentowane okresy pracy. Niektórzy stosują konstrukcję mieszaną, dopuszczając sumowanie w stażu wszystkich okresów zatrudnienia, pod warunkiem że dana osoba pracuje u nich np. co najmniej pięć lat. Czasami – idąc załodze na rękę – pozwalają uwzględnić jeszcze inne okresy, niemające nic wspólnego z zatrudnieniem, np. służby wojskowej, nauki, pracy na roli.

W takiej sytuacji jednak bardzo szczegółowo należy określić zasady ich sumowania w stażu warunkującym przyznanie nagrody jubileuszowej. Inaczej mogą powstać konflikty w firmach, często mające finał przed sądem pracy i tym trudniejsze, że kwestii tej nie rozstrzygają jednoznacznie ani przepisy, ani orzecznictwo.

Przed wielu laty zasady przyznawania nagród jubileuszowych w podmiotach gospodarki uspołecznionej regulowało zarządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (Monitor Polski nr 44, poz. 358 ze zm.). Zostało ono wydane na podstawie nieistniejącego już art. 79 kodeksu pracy, uchylonego przez nowelizację z 2 lutego 1996 r. kilku ustaw, w tym kodeksu pracy (DzU nr 24, poz. 110 ze zm.). Z kolei według normy przejściowej (art. 11) nowelizacji obowiązujące przed 2 czerwca 1996 r. przepisy o nagrodach jubileuszowych, wydane na podstawie art. 79 k.p., zachowały moc do czasu objęcia pracowników, których dotyczyły, postanowieniami układu zbiorowego pracy lub innymi przepisami prawa pracy. Tylko pracowników samorządowych miały one wiązać najwyżej rok, czyli do 1 stycznia 1997 r.

Od tego czasu trwają spory o moc wiążącą tego zarządzenia. Wyróżniają się dwa główne stanowiska. Według jednego zarządzenie muszą stosować pracodawcy ze sfery budżetowej, jeśli dotyczące ich przepisy o nagrodach jubileuszowych odsyłają w kwestiach ustalania stażu do przepisów odrębnych. Ponadto zarządzenie obowiązuje tych pracodawców prywatnych, którzy 2 czerwca 1996 r. wypłacali już nagrody jubileuszowe, oczywiście tylko w zakresie nieuregulowanym w ich układach czy regulaminach.

Zdaniem innych ekspertów zarządzenie wiąże tych pracodawców (bez względu na ich status) wypłacających nagrody jubileuszowe, którzy w regulacjach wewnątrzzakładowych odsyłają do zasad ustalania stażu określonych w przepisach odrębnych. To drugie stanowisko przyjmiemy na potrzeby niniejszej DOBREJ FIRMY. Tym bardziej że potwierdził je Sąd Najwyższy w wyroku z 24 listopada 1998 r. (I PKN 342/98): „obowiązujące w zakładzie pracy porozumienie w sprawie wprowadzenia zakładowego systemu wynagrodzenia, określające warunki, od których zależy nabycie uprawnień do nagrody jubileuszowej, może w zakresie w nim nieuregulowanym odesłać, zgodnie z art. 9 § 2 kodeksu pracy, do powszechnie obowiązujących przepisów. W takiej sytuacji mają zastosowanie przepisy zarządzenia z 23 grudnia 1989 r. (...), w tym wyłączające możliwość zaliczenia okresu zatrudnienia u innego pracodawcy”.

Inne, pozapracownicze, okresy wliczane do stażu uprawniającego do jubileuszówki pracodawcy mogą wskazać na trzy sposoby:

1) w ogóle ich nie uwzględniać, pozwalając sumować tylko staż pracowniczy (łączny lub zakładowy). W takiej sytuacji do ustalania stażu na potrzeby nagrody jubileuszowej nie stosuje się ani zarządzenia z 23 grudnia 1989 r., ani innych przepisów szczególnych. Poprawność tej tezy potwierdza SN w wyroku z 22 kwietnia 1998 r. (I PKN 62/98). Według niego „zarządzenie z 23 grudnia 1989 r. (...) nie ma zastosowania w zakresie, w jakim zakładowy układ zbiorowy pracy reguluje odmiennie, choćby mniej korzystnie dla pracowników, zasady ustalania okresów pracy, od których zależy nabycie prawa do nagrody jubileuszowej, oraz zasady jej obliczania”;

2) uwzględniać w stażu inne okresy, zaliczane na konto uprawnień pracowniczych przez przepisy odrębne. Wówczas przy ustalaniu stażu na poczet jubileuszówki bierze się pod uwagę zarówno zarządzenie z 23 grudnia 1989 r., jak i inne przepisy odrębne, np. ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy;

3) uwzględnić inne okresy, nie precyzując, na jakich zasadach. W takiej sytuacji przy ustalaniu stażu do nagrody jubileuszowej stosuje się przepisy odrębne, ale nie stosuje się zarządzenia.

Pracodawcy prywatni, którzy zdecydują się wypłacać jubileuszówki, w przepisach wewnątrzzakładowych powinni określić też inne zagadnienia, zwłaszcza sposób obliczania nagrody. Większość ustala ją jako wielokrotność miesięcznego wynagrodzenia. Zaznaczają przy tym, że to miesięczne wynagrodzenie oblicza się tak jak ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Inni za podstawę wymiaru jubileuszówek przyjmują wynagrodzenie minimalne lub przeciętne. W układzie lub regulaminie trzeba także wskazać np.

- jakie wynagrodzenie jest podstawą wymiaru tej nagrody (z momentu upływu odpowiedniego stażu czy z dnia jej wypłaty),

- ewentualną możliwość wcześniejszego przyznania nagrody jubileuszowej określonym uprzywilejowanym pracownikom, np. wybierającym się na emeryturę czy rentę, których zatrudnienie ustanie najpóźniej rok przed tym, zanim minie im kolejny okres, np. pięciolecie, gwarantujący nabycie świadczenia; w tym trybie można też udzielić nagrody osobom przechodzącym na świadczenie przedemerytalne,

- postępowanie, gdy w firmie zaczynają obowiązywać nowe regulacje, podwyższające lub obniżające nagrody jubileuszowe,

- tryb ubiegania się o nagrody jubileuszowe; należy zwłaszcza ustalić sposób dokumentowania stażu (np. świadectwami pracy czy też innymi dokumentami) oraz to, czy nagrodę pracodawca wypłaca niejako z urzędu, gdy zainteresowany spełni wszystkie warunki, czy też pracownik musi złożyć wniosek. Większość pracodawców wybiera ten drugi wariant.

Wśród innych, niepracowniczych, okresów zaliczanych do stażu warunkującego uzyskanie nagrody jubileuszowej zarządzenie z 23 grudnia 1989 r. wymienia:

1) przypadające po drugiej wojnie światowej

- czynną służbę wojskową (zawodową‚ zasadniczą‚ nadterminową‚ okresową‚ pełnioną w charakterze kandydata na żołnierza zawodowego)‚ przeszkolenie wojskowe odbywane w jednostkach w ramach wojskowego szkolenia studentów oraz ćwiczenia wojskowe‚ chyba że żołnierz został ukarany karą dyscyplinarną usunięcia z zawodowej służby wojskowej lub utraty stopnia wojskowego albo został zwolniony z zawodowej służby wojskowej w razie prawomocnego skazania go na karę pozbawienia wolności bez warunkowego zawieszenia jej wykonania‚

- zasadniczą służbę w obronie cywilnej‚ zastępczą służbę poborowych oraz służbę zastępczą‚

- służbę wojskową w armii Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich;

2) przypadającą po wyzwoleniu służbę w organach bezpieczeństwa publicznego‚ a także w Milicji Obywatelskiej i w Służbie Więziennej‚ chyba że funkcjonariusz został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia z tej służby‚ porzucił służbę albo został zwolniony ze służby w razie skazania prawomocnym wyrokiem sądu;

3) przypadające po wyzwoleniu przerwy w zatrudnieniu spowodowane

- nauką w szkole stopnia ponadpodstawowego‚ odbywaną na podstawie skierowania zakładu pracy lub jednostki nadrzędnej‚ pod warunkiem jej ukończenia‚ jednak w wymiarze nie wyższym niż przewidziany programem nauczania‚

- niezdolnością do pracy‚ podczas której przysługiwały zasiłki z ubezpieczenia społecznego na wypadek choroby i macierzyństwa lub wynagrodzenie albo świadczenie rehabilitacyjne‚

- opieką nad dzieckiem w wieku do czterech lat‚ a także nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny zaliczanym do pierwszej grupy inwalidów lub na którego przysługuje zasiłek pielęgnacyjny – łącznie nie dłużej niż 6 lat‚ ? odbywaniem kary pozbawienia wolności‚ gdy następnie pracownik został zrehabilitowany w przepisanym trybie‚ jak również pobytem w areszcie tymczasowym‚ jeżeli postępowanie karne zostało następnie umorzone z powodu braku podstaw do oskarżenia lub zapadł wyrok uniewinniający‚

- nieuzasadnionym lub niezgodnym z prawem rozwiązaniem stosunku pracy‚ jak również niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy albo opinii‚ jeżeli pracownikowi przyznano z tego tytułu wynagrodzenie lub odszkodowanie; w takim wypadku wlicza się okres‚ za który to wynagrodzenie lub odszkodowanie przyznano. Wskazaną naukę czy odbywanie kary pozbawienia wolności lub aresztu uwzględnia się w stażu na poczet nagrody jubileuszowej także wówczas‚ gdy poprzedzały je okresy wymienione w pkt 1 i 2 oraz niektóre przedwojenne jeszcze okresy służby wojskowej, represji itd.;

4) przypadające przed drugą wojną światową;

- czynną służbę wojskową pełnioną w Wojsku Polskim od 1 listopada 1918 r.‚

- służbę w wojskowych oddziałach ludowych podczas wojny domowej w Hiszpanii‚

- pobyt w więzieniu lub obozie za działalność rewolucyjną‚

- niewykonywanie pracy wskutek prześladowania za działalność w obronie interesów klasy robotniczej‚ a także w lewicowych ruchach ludowych;

5) przypadające podczas drugiej wojny światowej

- służbę w Wojsku Polskim‚

- służbę w oddziałach‚ które prowadziły walkę z hitlerowskim okupantem‚ działających na obszarze Polski lub innych państw‚

- czynną służbę wojskową pełnioną w armii Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich oraz w innych armiach sojuszniczych‚

- czynną służbę wojskową pełnioną w polskich formacjach wojskowych za granicą od 1 września 1939 r. do daty ich rozwiązania‚

- pobyt w niewoli oraz w wojskowych obozach internowania dla osób pełniących służbę w niektórych formacjach,

- pobyt w więzieniu z przyczyn politycznych lub narodowościowych oraz w obozie koncentracyjnym lub obozie pracy‚

- roboty przymusowe – bez względu na wiek pracownika – wykonywane w Rzeszy lub na terenach włączonych w jej skład‚

- roboty wykonywane na terenach Generalnego Gubernatorstwa przez osoby w wieku od 14 lat‚

- podleganie represjom na terenie Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich‚ w szczególności w postaci deportacji lub przesiedlenia – bez względu na wiek pracownika.