Kiedy fiskus wszczął kontrolę – na co uważać, o czym pamiętać

Organy podatkowe korzystają obecnie z coraz bardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych, które pozwalają na efektywne typowanie podatników do kontroli. W systemach skarbówki agregowane są dane pozyskane ze składanych przez podatników sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych, JPK, informacji TPR, czy informacji o schematach podatkowych. Usprawnieniu weryfikacji rozliczeń służyć może wprowadzany wkrótce KSeF.

Do kogo zapuka skarbówka

Korzystając z opisanych narzędzi organy mogą w dość łatwy sposób porównać dane dotyczące różnych podatników i zidentyfikować odchylenia. Uwagę organów mogą przyciągać spółki deklarujące niższy dochód niż podobne podmioty z branży, podmioty odnotowujące straty, czy też podatnicy, których rentowność uległa znacznym zmianom na przestrzeni lat.

Czytaj więcej:

Podatki, Księgowość i Rachunkowość

Kontrola fiskusa – czego się spodziewać

Do kontroli fiskusa można się przygot...

Pro

Niezmiennie zainteresowaniem kontrolujących cieszą się rozliczenia wewnątrzgrupowe (ceny transferowe), reorganizacje, korzystanie z wartości niematerialnych i prawnych (w tym znaków towarowych), czy rozliczenia w VAT. W ostatnim czasie obserwujemy też wzrost kontroli w obszarze podatku u źródła – organy dokładnie badają, czy spełnione zostały przesłanki do zastosowania zwolnienia/preferencyjnej stawki podatkowej, w tym weryfikują, czy odbiorca płatności jest ich beneficjentem rzeczywistym.

Kontrolujący uważnie przyglądają się również wydatkom na nabycie usług niematerialnych (np. usług marketingowych czy zarządzania). Organy w tym zakresie badają w szczególności związek poniesionych wydatków z przychodami oraz właściwe udokumentowanie transakcji. Dla uznania za koszt podatkowy niewystarczająca może okazać się tylko faktura czy pisemna umowa – warto zebrać również inne dowody potwierdzające wykonanie usług, np. korespondencję mailową, materiały szkoleniowe, broszury marketingowe.

Kiedy fiskus sprawdza

W przypadku kontroli podatkowej (uregulowanej w Ordynacji podatkowej) – wszczęcie kontroli zostanie (co do zasady) poprzedzone doręczeniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Może to być bodziec do pierwszego kontaktu z organem i ustalenia, czy jest jakiś obszar rozliczeń budzący szczególne wątpliwości. Takie działanie daje podatnikowi szansę na ponowną weryfikację rozliczenia i ewentualną korektę deklaracji, co może zapobiec formalnemu wszczęciu kontroli. W czasie samej kontroli podatkowej prawo do złożenia korekty ulega zawieszeniu, jednak przed jej formalnym wszczęciem (a po uzyskaniu informacji o zamiarze wszczęcia kontroli) – skorygowanie rozliczeń jest wciąż możliwe i w niektórych sytuacjach warto z tego okna skorzystać. Uzgodnienie podejścia do kontroli może mieć zatem znaczenie jeszcze przed jej formalnym wszczęciem.

Trzeba się jednak spieszyć! Kontrola podatkowa może zostać wszczęta w terminie siedmiu dni od doręczenia zawiadomienia (a za zgodą podatnika nawet szybciej). Czasu na weryfikację rozliczeń, podjęcie stosownej decyzji i przygotowanie korekty może być zatem bardzo mało. Warto już na tym etapie zaangażować profesjonalnego pełnomocnika, który przeprowadzi podatnika przez cały proces. Podobny model działania można przyjąć w przypadku wszczęcia kontroli celno-skarbowej. Warto pamiętać, że w tym przypadku podatnik ma 14 dni na korektę rozliczeń od dnia doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Akceptacja korekty oznaczać będzie dla podatnika koniec działań kontrolnych.

Jeśli podatnik nie skorzysta z omówionych wcześniej okien na korektę, zaczną się regularne działania kontrolne.

W trakcie kontroli organ będzie pozyskiwał dane i dokumenty (w tym księgi, umowy, faktury, dowody wykonania usług, dokumentacje cen transferowych), które pozwolą na zbudowanie obrazu działalności przedsiębiorcy oraz jego podejścia do rozliczeń. Pozyskanie dokumentów i informacji następuje zazwyczaj w trybie wezwań, na które kontrolowany udziela odpowiedzi. Terminy na udzielenie odpowiedzi potrafią być krótkie, stąd każdy wpływ korespondencji urzędowej do spółki powinien być właściwie odnotowany, a pisma powinny być niezwłocznie przekazane osobom odpowiedzialnym za przygotowanie odpowiedzi. Nie można dopuścić do sytuacji, w której pismo organu „utknie” w recepcji lub skrzynce pracownika, który przebywa akurat na urlopie lub zwolnieniu lekarskim.

Podatnicy powinni opracować taki schemat obiegu informacji, aby zapewnić odpowiedni czas reakcji na żądania organu. Brak udzielenia odpowiedzi może wiązać się z nałożeniem na podatnika kary porządkowej. Na szczęście w większości przypadków terminy na udzielenie odpowiedzi na wezwanie mają raczej charakter instrukcyjny i kontrolowany może wnosić o ich przedłużenie. Należy jednak pamiętać, że niektóre terminy przekazania dokumentacji na żądanie organu zostały określone wprost w ustawach podatkowych (np. termin na przekazanie dokumentacji cen transferowych – obecnie 14 dni). Znaczenie terminów powinno być jasne nie tylko dla osób odpowiadających za kontakty z organem i reprezentację w toku kontroli, lecz dla wszystkich, którzy z uwagi na pełnioną rolę mogą zostać bezpośrednim odbiorcą komunikacji urzędowej.

Kontrolowany powinien uważnie monitorować nie tylko wpływ korespondencji od organu, czy termin wysyłki odpowiedzi, ale też archiwizować wszystkie wyjaśnienia i przedłożoną dokumentację. Składane dokumenty należy przed wysyłką dokładnie weryfikować – zdarza się bowiem, że np. w systemie nie zapisano ostatecznej wersji umowy, czy też z uwagi na odejście pracownika trudne jest odtworzenie okoliczności określonej transakcji lub ciężko jest zidentyfikować, która z faktur dokumentuje usługę wykonaną wiele lat wcześniej. Wszelkie nieścisłości mogą być przedmiotem szczegółowych pytań kontrolujących i obniżać wiarygodność kontrolowanego. Podatnik powinien zapewnić spójność prezentowanego w danym temacie stanowiska.

Warto pamiętać, że organy podatkowe mogą pozyskiwać ww. informacje nie tylko w drodze pisemnej, lecz także prowadzić czynności w siedzibie samego podatnika (w szczególności, jeśli weryfikacja określonego zagadnienia wymaga wglądu w jego systemy informatyczne). Kontrolowany zawczasu powinien przygotować pomieszczenie, w którym kontrolujący będą mogli prowadzić czynności i wyznaczyć osobę, która będzie w stanie udzielić podstawowych informacji czy okazać stosowne dokumenty.

W pewnych okolicznościach, organy podatkowe mogą też podjąć szczególne działania dowodowe, w tym przesłuchiwać świadków, pozyskać opinie biegłych czy dokonać oględzin.

Warto pamiętać, że podatnik nie musi się ograniczać do biernego odpowiadania na pytania organu – po jego stronie również jest inicjatywa dowodowa. Kontrolowany może sam wnosić o przeprowadzenie dowodu z dokumentu, przesłuchanie świadka czy powołanie biegłego. W pewnych okolicznościach korzystne może też okazać się pozyskanie tzw. opinii prywatnej potwierdzającej stanowisko przedsiębiorcy.

Jak się przygotować

Nawet jeśli w spółce od lat nie było kontroli, warto wdrożyć właściwe procedury, które z jednej strony uregulują zasady współpracy z kontrolującymi, z drugiej zaś zapewnią właściwe przypisanie odpowiedzialności za różne aspekty podatkowe do poszczególnych osób w organizacji. W tym kontekście warto pamiętać, że prawidłowość rozliczeń i ich obrona nie zależy wyłącznie od działań pracowników działu księgowego, ale też od rzetelności pracowników jednostek operacyjnych. Już choćby niewłaściwy opis wydatków przedstawionych do rozliczenia może mieć wpływ na wykazaną przez spółkę podstawę opodatkowania.

Zasady gromadzenia dokumentów

W celu minimalizacji ryzyka zakwestionowania rozliczeń spółki warto wprowadzić prawidłowe zasady gromadzenia dokumentacji. Należy na bieżąco dokumentować transakcje, w tym gromadzić dowody wykonania usług. W praktyce często się zdarza, że pracownicy działów księgowości nie mają dostępu do dowodów wykonania danej usługi. Dowody te mają być bowiem gromadzone przez osobę, która odpowiada za realizację danej umowy (tzw. właściciela projektu). Może się zdarzyć, że pracownik jednostki merytorycznej nie wypełnił obowiązku zgromadzenia stosownej dokumentacji, a z uwagi na przyjęte zasady retencji komunikacji, korespondencja mailowa dotycząca projektu jest niemożliwa do odtworzenia. Tymczasem nieprzedłożenie dowodów wykonania usługi może skutkować zakwestionowaniem ujęcia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Przy większych projektach lub znacznej skali naruszeń, może się to wiązać z powstaniem po stronie spółki znacznej zaległości podatkowej. Warto zatem przemyśleć kwestię archiwizacji nie tylko takich dokumentów jak faktury, czy umowy, lecz zadbać o gromadzenie takich dowodów świadczenia usług, jak np. materiały pozyskane od świadczeniodawcy (prezentacje, broszury, e-maile). W praktyce odtworzenie dowodów po latach stanowi dla podatników istotny problem.

Wyjaśnienia

W przypadku zdarzeń, które mogą wystawić spółkę na zwiększone ryzyko kontroli (np. rozpoznanie straty, zmniejszona rentowność) – warto zawczasu przygotować wyjaśnienia prezentujące przyczyny takiego stanu rzeczy (w przypadku rotacji pracowników / zarządu, wiedza ta może w łatwy sposób zniknąć z organizacji przy braku odpowiedniej dokumentacji). Pytanie o przyczyny rozpoznania straty często pojawiają się już w toku samych czynności sprawdzających.

Nietypowe transakcje

Podatnik powinien też zgromadzić obszerną dokumentację w przypadku nietypowych transakcji gospodarczych lub zdarzeń o dużym znaczeniu (np. przejęcie funkcji, reorganizacje). W tym zakresie zasadne może być zgromadzenie interpretacji, orzeczeń czy opinii niezależnych doradców, które potwierdzą prawidłowość zastosowanego przez podatnika podejścia (i będą stanowić ważny dowód dochowania należytej staranności).

Mechanizmy staranności

Oczywiście w celu zidentyfikowania ewentualnych nieprawidłowości, warto wprowadzić w spółce dodatkowe mechanizmy staranności, np. coroczny przegląd rozliczeń oraz gromadzonej dokumentacji (w celu potwierdzenia, czy np. spółka pozyskała wszelkie oświadczenia lub dokumenty pozwalające na zastosowanie zwolnienia). Raport potwierdzający zgodność rozliczeń podatnika z obowiązującym prawem może być wykorzystany jako dowód dochowania należytej staranności na wypadek sporu z organem.

Na koniec warto zaznaczyć, że bezpieczny podatnik to ten, który weryfikuje swoich kontrahentów i utrzymuje z nimi dobre relacje (czasem uzyskany od kontrahenta duplikat faktury lub dokumentacji przewozowej jest kluczowy dla obrony stanowiska).

Duży podatnik, dla którego ważna jest dobra współpraca z organami i transparentność rozliczeń, może rozważyć również udział w Programie Współdziałania.

Podsumowując, świadomy podatnik powinien pamiętać o: