Przy transakcjach, w których stronami są przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15 tys. zł dla płatności gotówkowych, a za transakcje powyżej wskazanej kwoty trzeba płacić za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli podatnik chce uniknąć konsekwencji w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Kwestię tę regulują przepisy art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.
W art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT lub art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT ustanowiono sankcję w postaci utraty możliwości zaliczenia do kosztów wydatków przez tych podatników, którzy dokonają zapłaty powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza wykazu podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (tzw. biała lista), w sytuacji gdy dostawa towarów lub świadczenie usług są potwierdzone fakturą i zostały dokonane przez podatników VAT czynnych.
Czytaj więcej:
Gdy jednorazowa wartość transakcji zawartej przez przedsiębiorców przekracza 15 tys. zł, zapłata musi być dokonana za pośrednictwem rachunku bankow...
Pro
Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacja indywidualnej z 19 lutego 2021 r. (0111-KDIB2-1.4010. 492.2020.2.AP), „(…) sytuacja wymieniona w art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT stanowi odrębną kategorię niż te wymienione w pkt 2 tych przepisów. Jak wskazano powyżej, sytuacja wymieniona w pkt 2 skierowana jest do płatności dokonywanych na rzecz dostawcy lub usługodawcy będącego podatnikiem VAT czynnym. W takim przypadku płatność powinna być zawsze dokonana na rachunek zawarty w wykazie. Dokonanie płatności w tej sytuacji na rachunek płatniczy, który nie jest zawarty w wykazie, będzie traktowane jako działanie niezgodne z wprowadzonymi przepisami i oznaczać będzie zastosowanie przewidzianych sankcji. (…)”. (por. interpretację indywidualną dyrektora KIS z 2 czerwca 2021 r., 0111-KDIB2-1.4010.91.2021.1.MK).
Jeżeli więc podatnik dokonuje zakupu od innego przedsiębiorcy, a jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15 tys. zł, to nie powinien regulować takich należności gotówką, ale przelewem na rachunek bankowy kontrahenta. Nie ma znaczenia, czy dostawcą jest podatnik VAT czynny, czy korzystający ze zwolnienia z VAT (np. ze zwolnienia podmiotowego).
Jednak jeżeli kontrahent posiada status podatnika VAT czynnego, a dostawa towarów lub usług jest potwierdzona fakturą, to nie wystarcza uregulowanie płatności na jakikolwiek rachunek bankowych (np. prywatny ROR) podatnika. Zapłatę należy przekazać na rachunek figurujący na tzw. białej liście na dzień złożenia przelewu (art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). W przypadku faktur objętych przymusowym mechanizmem podzielonej płatności płatność musi być dokonana z zachowaniem tej formy (zob. art. 15d ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).
- Czym jest biała lista podatników VAT?
Stosownie do art. 96b ust. 1 ustawy o VAT Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej tzw. białą listę podatników VAT, a więc wykaz podmiotów:
1) w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2) zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Wykaz zawiera numery rachunków rozliczeniowych ww. podmiotów, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:
a) wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz
b) potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR, z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.
Czytaj więcej:
Jeśli jednorazowa wartość transakcji zawartej przez przedsiębiorców przekracza 15 tys. zł, to zapłata musi być dokonana za pośrednictwem rachunku b...
Pro
- Dostawa towarów, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł zostanie dokonana przez dostawcę towarów posiadającego status przedsiębiorcy, ale niezarejestrowanego na potrzeby VAT jako podatnik VAT czynny. Czy płatność przelewem na rachunek inny niż znajdujący się na tzw. białej liście będzie mogła stanowić koszty uzyskania przychodów (oczywiście jeśli spełnione zostaną przesłanki zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów)?
W przypadku gdy dostawa towarów lub świadczenia usług (w sytuacji gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. zł) zostaną dokonane przez dostawcę towarów lub usługodawcę posiadającego status przedsiębiorcy, który nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, to nie znajdzie zastosowania przepis art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT lub art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT. W konsekwencji płatność dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na tzw. białej liście będzie mogła stanowić koszty uzyskania przychodów. Warunkiem jest oczywiście spełnienie przesłanek zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 czerwca 2021 r., 0111-KDIB2-1.4010.91. 2021.1.MK).
- Czy płatności w wysokości przekraczającej 15 tys. zł dokonane na konta bankowe kontrahentów będących przedsiębiorcami, których nie będzie w wykazie podatników VAT z uwagi na zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe, jak również na rzecz kontrahentów, którzy znajdują się w wykazie podatników VAT jako podatnicy VAT zwolnieni i posługują się zwykłymi rachunkami bankowymi (nieujętymi na białej liście), można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? A może trzeba takie płatności zgłosić do właściwego urzędu skarbowego?
Jednym z warunków obowiązku zapłaty na rachunek z tzw. białej listy (zob. art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT) jest zapłata za dostawę towaru lub świadczenia usług dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Oznacza, to że gdy dostawa towarów (lub świadczenia usług) zostaną dokonane przez dostawcę towarów lub usługodawcę niezarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, ww. przepisy nie znajdą zastosowania. Bez znaczenia jest zatem, czy kontrahent ten będzie/nie będzie znajdował się w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT. W konsekwencji dokonana płatność będzie mogła stanowić koszt uzyskania przychodów (gdy spełnione zostaną przesłanki zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów), jeżeli zostanie spełniony wyłącznie warunek zawarty w art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT lub art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, a więc jeżeli płatność ta zostanie dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Jeżeli kontrahent wskaże np. rachunek ROR jako właściwy do rozliczenia wystawionej faktury, a podatnik dokona płatności z niej wynikającej za pośrednictwem tego rachunku, to zostanie spełniony warunek zawarty w art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT lub art. 22p ust. 1 ustawy o PIT. Na podatniku nie będzie ciążył obowiązek zgłoszenia tej płatności do właściwego urzędu skarbowego (por. interpretację indywidualną dyrektora KIS z 3 marca 2020 r., 0111-KDIB2-1.4010.559.2019. 1.AR).
W ramach należytej staranności podatnik powinien sprawdzić status kontrahenta, tj. powinien uzyskać potwierdzenie, że kontrahent ten rzeczywiście jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony oraz dodatkowo zweryfikować czy zwolnienie to jest podmiotowe czy przedmiotowe.
Czytaj więcej:
Administracja podatkowa państw Unii Europejskiej może prowadzić wspólną kontrolę i wymieniać się informacjami podatkowymi.
Pro
- Przedsiębiorca zapłacił innemu przedsiębiorcy (zarejestrowanemu jako podatnik VAT czynny) za transakcję (udokumentowaną fakturą), której jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł gotówką lub na rachunek bankowy, który nie figuruje (na dzień zlecenia przelewu) na tzw. białej liście. Czy przedsiębiorca może mimo wszystko jakoś „uratować” poniesione wydatki i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?
Jeżeli przedsiębiorca zapłaci innemu przedsiębiorcy (zarejestrowanemu jako podatnik VAT czynny) za transakcję (udokumentowaną fakturą), której jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł gotówką lub na rachunek bankowy niefigurujący (na dzień zlecenia przelewu) na tzw. białej liście, to nie może zaliczyć poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Wyjątkiem są przypadki określone w art. 15d ust. 4 ustawy o CIT i art. 22p ust. 4 ustawy o PIT. Ponadto w niektórych przypadkach praktyka orzecznicza dopuszcza możliwość zaliczenia tak opłaconego wydatku w ciężar kosztów podatkowych.
Stosownie do art. 15d ust. 4 ustawy o CIT i art. 22p ust. 4 ustawy o PIT przepisów dotyczących obowiązku zapłaty na tzw. białą listę nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika:
1) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na białej liście, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie (elementy zawiadomienia są określone w art. 117ba § 4 ordynacji podatkowej) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie w terminie siedmiu dni od dnia zlecenia przelewu lub
2) została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:
a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym
– jeżeli odpowiednio bank, SKOK lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub
3) została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, lub
4) wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.
Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku faktur objętych przymusowym mechanizmem podzielonej płatności płatność musi być dokonana z zachowaniem tej formy (zob. art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).
Autor jest doradcą podatkowym
Podstawa prawna:
- art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 236 ze zm.)
- art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.)
- art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
