Zaginięcie lub zniszczenie faktury - co z odliczeniem VAT

Niejednokrotnie zdarza się, że faktura wystawiona przez sprzedawcę ulegnie zniszczeniu czy po prostu zaginie. W takich sytuacjach wystawia się duplikat faktury, który stanowi podstawę do rozliczenia operacji gospodarczej. W przypadku prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie duplikatu faktury, nie sposób nie odnieść się do przepisu o tzw. uldze na złe długi, który warunkuje termin, a także sytuacje mające bezpośredni wpływ na możliwość odliczenia podatku naliczonego.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to powstaje:

- w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

- jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W kontekście podatku naliczonego należy jednak odnieść się również do przepisów o tzw. uldze na złe długi. W przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Co do zasady przepisu tego nie stosuje się, jeżeli dłużnik uregulował należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności.

Czytaj także:

VAT: co zrobić, gdy zginie faktura

Termin 90 dni jest wprost uzależniony od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Data wpływu faktury do nabywcy nie ma znaczenia, jeżeli nie wpływa ona na termin płatności (np. nie określono terminu płatności wynoszącego 14 dni od daty otrzymania faktury).

Przykład

Podatnik nabył towary i otrzymał od sprzedawcy fakturę w marcu 2019 r. W tym samym miesiącu podatnik ujął fakturę w ewidencji podatkowej i obniżył podatek należny o podatek naliczony z ww. faktury. Następnie podatnik zmienił biuro i w trakcie przeprowadzki faktura uległa zniszczeniu, w związku z czym sprzedawca wystawił duplikat faktury. Podatnik nie uregulował jednak należności wynikającej z ww. faktury w ciągu 90 dni od terminu zapłaty.

W przedstawionej sytuacji podatnik otrzymał fakturę i skorzystał z prawa do odliczenia podatku naliczonego w marcu 2019 r. W takim przypadku fakt wystawienia duplikatu nie będzie miał znaczenia, ponieważ podatnik ujął już wcześniej w ewidencji fakturę pierwotną (niewątpliwie więc podatnik otrzymał pierwotną fakturę). Należność wynikająca z faktury nie została uregulowana w ciągu 90 dni, w związku z czym podatnik jest obowiązany do korekty podatku naliczonego. Prawo do ponownego odliczenia uzyska po uregulowaniu należności. Jeśli spłaci część zobowiązania, to podatek naliczony może zostać zwiększony w odniesieniu do tej części.

Może się jednak zdarzyć, że nabywca nie może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego w terminie powstania obowiązku podatkowego, ponieważ nie został spełniony drugi warunek – podatnik nie otrzymał faktury. Gdy zatem dojdzie do zaginięcia faktury pierwotnej, czyli nabywca nigdy jej nie otrzyma, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstanie dopiero w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę. Co do zasady uzyska więc prawo do odliczenia podatku naliczonego dopiero w momencie otrzymania duplikatu faktury.

Przykład

Podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej wystawionej 5 marca 2019 r. Duplikat faktury został wystawiony w lipcu 2019 r. i w tym samym miesiącu dotarł do nabywcy. Termin zapłaty należności upłynął 31 marca 2019 r., a nabywca zapłacił 8 sierpnia 2019 r.

W tym przypadku nabywca nie mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego w terminie powstania obowiązku podatkowego, ponieważ nie otrzymał faktury. Co do zasady podatnik uzyska prawo do odliczenia podatku naliczonego dopiero w momencie otrzymania jej duplikatu. Jednocześnie nabywca nie zapłacił należności w ciągu 90 dni od terminu zapłaty wynikającego z faktury. Jeżeli jednak nie odliczył podatku naliczonego, to nie ma obowiązku go korygować po upływie 90 dni. Podatnik uzyska prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma duplikat faktury, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym uiści należność wobec sprzedawcy.

W przypadku opisanym w przykładzie podatnik będzie więc mógł odliczyć VAT w deklaracji podatkowej za sierpień 2019 r.

Adrian Puttkammer jest młodszym konsultantem podatkowym w ECDP TAX Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp.k.

Alicja Ziółek jest doradcą podatkowym, kierownikiem Zespołu ds. Podatków Pośrednich w ECDP TAX Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp.k.

Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, ust. 10 i ust. 10b pkt 1, art. 89b ust. 1–1a oraz art. 106l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 106 ze zm.)

Kiedy wystawia się duplikat

Duplikat faktury zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT to faktura wystawiona ponownie, np. w przypadku gdy faktura pierwotna zaginie bądź ulegnie zniszczeniu. Taka wystawiona ponownie faktura powinna zawierać takie same dane jak faktura pierwotna, a dodatkowo musi zawierać wyraz „DUPLIKAT" oraz datę jego wystawienia.