Obowiązkiem pracodawcy jest dostarczyć pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 1 kodeksu pracy).
Jednak pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników – za ich zgodą – własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Możliwość używania własnych ubrań nie dotyczy jednak stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 2 i 3 k.p.). Pracownikowi, który używa własnej odzieży i obuwia roboczego na stanowiskach, na których jest to dopuszczalne, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 k.p.).
Oprócz obowiązku dostarczenia odzieży roboczej, pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Musi też zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 2379 § 2 k.p.).
W sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, może to robić pracownik. Warunkiem jest jednak, aby otrzymywał w zamian ekwiwalent pieniężny w wysokości poniesionych przez niego kosztów prania odzieży (art. 2379 § 3 k.p.).
Kwoty wypłacane pracownikowi jako ekwiwalent za pranie odzieży mają jednak stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość tych kosztów może być ustalona we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 kwietnia 2017 r., sygn. akt 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM).
Otrzymywany przez pracowników ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, przyznany zgodnie z przepisami bhp, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ust. 1 i art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że pracodawca jako płatnik nie ma obowiązku naliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 kwietnia 2017 r., sygn. akt 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM). Ponadto ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MPIPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
podstawa prawna: art. 2377 i art. 2379 § 2 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1666 ze zm.)
podstawa prawna: art. 12 ust. 1 i art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 2032 ze zm.)
podstawa prawna: § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236 ze zm.)
