Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy (art. 17 ust. 2 pkt 4 uor). Korekta kosztów o niezużyte materiały oraz niesprzedane towary lub produkty gotowe ma na celu doprowadzenie kosztów do ich faktycznej wartości. W efekcie korekty, w kosztach pozostaje jedynie wartość tych materiałów, towarów i wyrobów gotowych, które rzeczywiście zostały zużyte lub sprzedane.
W ewidencji, zarachowanie materiałów, towarów i produktów gotowych bezpośrednio w ciężar kosztów, może przebiegać zapisami:
1. Odpisanie w koszty materiałów na dzień ich zakupu
Wn „Koszty według rodzajów" (zużycie materiałów i energii)
Ma „Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle
Wn odpowiednie konto zespołu 5
Ma „Rozliczenie kosztów"
2. Odpisanie w koszty towarów na dzień ich zakupu (nabycia)
Wn „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)"
Ma „Rozliczenie zakupu"
3. Odpisanie w koszty produktów gotowych w momencie ich wytworzenia
Wn „Koszt sprzedanych produktów"
Ma „Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej" lub „Rozliczenie kosztów działalności".
Korektę kosztów, w oparciu o sporządzony spis z natury, ujmuje się natomiast zapisem:
1. Wartość niezużytych materiałów
Wn „Materiały"
Ma „Koszty według rodzajów" (zużycie materiałów i energii)
oraz równolegle
Wn „Rozliczenie kosztów"
Ma odpowiednie konto zespołu 5
2. Wartość niesprzedanych towarów
Wn „Towary"
Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)"
3. Wartość niesprzedanych produktów gotowych
Wn „Produkty gotowe i półprodukty"
Ma „Koszt sprzedanych produktów".
W takiej sytuacji, obciążenie pracownika kwotą niedoboru ujmowane jest w ewidencji, zapisem:
Wn „Rozrachunki z pracownikami"
Ma „Koszty według rodzajów" (Zużycie materiałów i energii) lub „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub „Koszt sprzedanych produktów".
Prawo ustalania wartości roszczenia wobec osoby odpowiedzialnej za niedobór przysługuje kierownikowi firmy. Jeżeli obciążenie pracownika jest wyższe niż wartość bilansowa brakującego składnika aktywów, wówczas kwota roszczenia ponad tę wartość obciąża pozostałe przychody operacyjne:
Wn „Rozrachunki z pracownikami" (wartość roszczenia)
Ma „Koszty według rodzajów" (zużycie materiałów i energii) lub „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub „Koszt sprzedanych produktów" (wartość bilansowa niedoboru)
Ma „Pozostałe przychody operacyjne" (kwota przewyższająca wartość bilansową niedoboru).
