W ustawie o rachunkowości też nie ma szczegółowych regulacji dot. refakturowania

Podobnie jak w przypadku aspektów podatkowych, również w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) nie ma uregulowań dotyczących refakturowania. Co za tym idzie, koszty oraz przychody związane z tą czynnością należy ujmować w księgach zgodnie z generalną zasadą, określoną w art. 6 ust. 1 uor. Mówi ona, że przypadające na rzecz jednostki przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego ujmuje się w księgach rachunkowych niezależnie od terminu ich zapłaty (a więc zgodnie z zasadą memoriału).Wszelkie koszty oraz przychody dotyczące refakturowania powinny być dla celów bilansowych ewidencjonowane w jednym okresie sprawozdawczym.

Przychody wynikające z refakturowania oraz podlegające mu koszty mają z reguły pośredni związek z prowadzoną przez daną jednostkę działalnością. Należy je zatem ewidencjonować odpowiednio na kontach „Pozostałe przychody operacyjne" oraz „Pozostałe koszty operacyjne".

Przykład

Spółka X jest najemcą lokalu użytkowego, który najmuje od spółki Y za 20 000 zł netto miesięcznie (+ VAT 23 proc.). Spółka X na podstawie zawartej umowy podnajmuje spółce Z pomieszczenie magazynowe i obciąża ją z tego tytułu czynszem najmu w wysokości 5 000 zł netto.

Ewidencja księgowa w spółce X:

1. Faktura otrzymana przez spółkę X od Spółki Y

a) Wn „Rozliczenie zakupu" 24 600 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami – spółka Y" 24 600 zł

b) Wn „Usługi obce" 15 000 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 15 000 zł

c) Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 5 000 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 5 000 zł

d) Wn „VAT naliczony" 4 600 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 4 600 zł

2. Refaktura wystawiona przez spółkę X do spółki Z

Ma „Pozostałe przychody operacyjne" 5 000 zł

Ma „VAT należny" 1 150 zł

Wn„Rozrachunki z odbiorcami" 6 150 zł

Wniosek

Brak jasnych uregulowań w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego zarówno w przepisach ustawy o CIT, jak i ustawy o VAT oraz brak klarownego stanowiska organów i sądów w tym zakresie powodują, że podmioty decydujące się na refakturę poniesionych wydatków mierzą się z wieloma wątpliwościami. Ważne jest, aby w umowie pomiędzy podmiotem refakturującym a faktycznym beneficjentem usług zawrzeć stosowne zapisy, określające m.in. okresy rozliczeniowe. To pozwoli ograniczyć ryzyko popełnienia błędu.