Przedsiębiorcy podejmują wiele, często kosztownych działań, mających na celu ujednolicenie obowiązujących w firmie wewnętrznych standardów. Jednym z przejawów tego typu działań jest ujednolicenie stroju personelu firmy, co zapewnia łatwą rozpoznawalność pracowników konkretnego przedsiębiorstwa, bądź nawet jego wydziału, wpływając zarazem na podniesienie rozpoznawalności oraz rynkowego prestiżu budowanej marki. Powstaje zatem pytanie o możliwość zaliczenia wydatków ponoszonych na „strój firmowy" w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła z wyjątkiem tych wydatków (kosztów), które zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów (zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
Wydatki ponoszone na firmowy ubiór pracownika mogą zostać uznane za koszty podatkowe, jeżeli istnieje ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie jest możliwe przypisanie im wykorzystania o charakterze osobistym. Tym samym wydatki na nabycie uniformu dla pracownika mogą być kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, jeżeli:
- stroje pracowników mają wyłączne cechy ubioru firmowego, a więc są w sposób charakterystyczny oznaczone np. poprzez umieszczenie nazwy bądź logo firmy będącego zarazem nośnikiem informacyjnym lub reklamowym,
- posiadają cechy wyłączające możliwość ich wykorzystywania dla celów prywatnych, np. poprzez oznaczenie czy charakterystyczną dla danej firmy kolorystykę,
- istnieje obowiązek noszenia przez pracowników stroju firmowego, co wynika z wewnętrznych regulaminów lub umowy o pracę.
Jeżeli zatem w danej firmie została przyjęta zasada, że pracownicy są obowiązani do noszenia na określonych stanowiskach pracy stroju firmowego, a strój ten nosi wyłącznie firmowe cechy wynikające z jego oznaczenia, barwy czy też posiada inne walory stanowiące o wyłącznym jego przeznaczeniu do wykorzystania w ramach obowiązków pracowniczych, to ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki na jego nabycie będą mogły zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Kwalifikacji tej nie sposób jednak zastosować w odniesieniu do stroju, który nie ma charakteru ściśle firmowego.
Przykład
Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć wydatków na zakup garniturów przez osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokatów, radców prawnych, lekarzy, doradców podatkowych). Prestiż wykonywania tych zawodów zazwyczaj wymaga dochowania ogólnie przyjętych standardów wyglądu. Niemniej wydatki na zakup tego typu strojów w żadnym razie nie mogą być postrzegane jako koszt firmowy, nawet gdy garnitur byłby faktycznie wykorzystywany wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to w tym przypadku wydatek o charakterze osobistym.
Pogląd taki wyraził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 listopada 2015 r. (II FSK 2213/13). W wyroku tym NSA, wskazując na ugruntowana linię orzecznictwa sądów administracyjnych, podniósł, że garnitur – podobnie jak koszula i inne elementy garderoby – są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności.
Autor jest doradcą podatkowym
