Pracownik może otrzymać PIT 11 elektronicznie

Zajmuję się w firmie płacami. Sporządziłam informacje roczne dla pracowników PIT-11 i chcę je im doręczyć. Ponieważ mamy wielu współpracowników na umowę o dzieło, którzy wykonują pracę zdalnie dla firmy, szef kazał wysłać te informacje roczne e-mailem w postaci skanu PIT. Chodzi oczywiście o zmniejszenie kosztów korespondencji. Czy mogę tak doręczyć PIT? – pyta czytelniczka.

Firma może doręczać elektronicznie PIT pod warunkiem, że:

- wykonawca dzieła się na to zgodzi,

- PIT będzie podpisany elektronicznie i

- podatnik będzie miał możliwość pobrania z elektronicznego systemu takiej informacji.

Przesłanie skanu PIT-11 w przypadku niespełnienia wymienionych przesłanek nie jest doręczeniem informacji PIT, o jakim mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Skutki braku regulacji

Od lat wśród pracodawców trwa dyskusja dotycząca doręczania pracownikom, zleceniobiorcom formularzy PIT-11 w formie elektronicznej. Przyczyną tego stanu rzeczy jest nieuregulowanie tej kwestii przez ustawodawcę wprost w przepisach podatkowych.

Od ponad roku pracodawcy mają obowiązek przesyłania do urzędu skarbowego informacji o osiągniętych przychodach i pobranych zaliczkach (PIT-11) w formie elektronicznej za pomocą portalu internetowego utworzonego przez Ministerstwo Finansów. Obowiązek ten wynika z art. 45ba ust. 1 ustawy o PIT, nakazującego płatnikom, którzy za dany rok rozliczają więcej niż pięciu podatników, posługiwanie się elektronicznym obiegiem dokumentów w zakresie dostarczania do urzędu skarbowego informacji podatkowych.

W zakresie dostarczania informacji podatkowych podatnikom przez płatników wciąż obowiązuje art. 39 ustawy o PIT, zgodnie z którym płatnik ma obowiązek sporządzić informację na formularzu, według wzoru PIT-11 aktualnego dla danego roku podatkowego.

Nie zawsze do rąk własnych

Często pracodawcy przekazują informacje roczne pracownikom lub zleceniobiorcom do rąk własnych, a podatnicy na egzemplarzu płatnika kwitują odbiór danej informacji podatkowej. Gdy jednak informacja dotyczy zleceniobiorców bądź pracowników, którzy na co dzień nie przebywają w siedzibie firmy i w przypadku których niemożliwe jest osobiste przekazanie informacji, należy im dostarczyć informacje PIT-11 do końca lutego.

Tylko gdy są spełnione warunki

Niestety, ordynacja podatkowa nie zawiera szczegółowych rozwiązań w zakresie przesyłania podatnikom informacji PIT przez płatników. W ordynacji uregulowano kwestię przesyłania informacji urzędom skarbowym przez płatników, a także rozliczania się podatników z urzędem skarbowym w zakresie deklaracji rocznych. Tym samym brak szczegółowych rozwiązań pozwala przyjąć, że jest możliwe przesyłanie podatnikom przez firmy informacji podatkowych w formie elektronicznej. Jednak korespondencja elektroniczna musi spełniać wymogi, jakie przepisy stawiają konwencjonalnej korespondencji.

1. Przede wszystkim informacja musi zostać podpisana za pomocą elektronicznego podpisu.

2. Płatnik, wysyłając pracownikowi w sposób elektroniczny informację, powinien to zrobić na nieedytowalnym (np. PDF) formacie dokumentów.

3. Oprócz tego musi zapewnić odbiorcy możliwość odebrania danego dokumentu. Chodzi tu przede wszystkim o to, aby podatnik miał oprogramowanie, które umożliwi mu odczyt danej informacji. Jeżeli informacja ta będzie wystawiona za pomocą bezpłatnego oprogramowania, a pracownik bądź zleceniobiorca będzie mógł się z nią zapoznać, to należy uznać, że warunek doręczenia zostanie spełniony.

4. Kolejny bardzo ważny warunek to kwestia zgody podatnika na otrzymanie drogą elektroniczną rocznej informacji podatkowej. Trudno oczekiwać, aby wszyscy pracownicy czy zleceniobiorcy firmy mieli wiedzę i umiejętności, aby taką dokumentację, otrzymaną w postaci elektronicznej, mogli obsłużyć. Dlatego firma powinna mieć potwierdzenie na piśmie, że podatnik zgodził się na taką formę dostarczenia dokumentu. Mimo że przepisy nie regulują tego zagadnienia wprost, firmy powinny dla celów dowodowych postarać się o zgodę na przesyłanie dokumentów elektronicznie.

5. Bezdyskusyjne jest, że doręczony formularz musi być zgodny ze stosownym wzorem deklaracji, obowiązującym w danym roku podatkowym. Tylko bowiem przesłanie informacji podatkowej na aktualnym wzorze, również w zakresie elektronicznej korespondencji, będzie wyczerpywało znamiona dostarczenia tej informacji. Najczęściej formę elektronicznego dostarczania PIT stosują duzi płatnicy, którzy zatrudniają wiele osób i poprzez swój elektroniczny obieg dokumentów i oprogramowanie DMS dystrybuują elektroniczne PIT.

Ze względu na oszczędności

Ta forma pozwala zaoszczędzić zarówno koszty przesyłki pocztowej, jak i koszty osobowe w zakresie obsługi PIT. Dla pracowników też może to być ułatwieniem, ponieważ w swoim miejscu pracy mogą wydrukować otrzymaną od pracodawcy informację. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że to on będzie musiał udowodnić, iż pracownik/zleceniobiorca otrzymał elektroniczną przesyłkę. Dowodem mogą tu być wszelkie raporty o tym, że informacja wyświetliła się na komputerze podatnika, oraz raporty o logowaniu się na platformę, gdzie dana informacja jest dostępna. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 lutego 2016 r. (ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR) potwierdziła, że opisane zasady dotyczące sporządzania dokumentacji elektronicznej spełniają warunki w zakresie realizacji przez pracodawcę obowiązków płatnika wynikających z ustawy o PIT.