Dowód opłaty za wjazd na cmentarz może być dowodem księgowym

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie kamieniarstwa nagrobkowego, tj. wykonuje nagrobki na cmentarzach. Aby wjechać samochodem na cmentarz, zmuszony jest wnosić opłaty za wjazd. Koszt opłat obciąża przedsiębiorcę i jest niezbędny do wykonania zlecenia. Z reguły opłaty te są dokumentowane fakturą, w szczególności w przypadku cmentarzy komunalnych. W przypadku cmentarzy parafialnych (cmentarzy rzymskokatolickich) pobierane opłaty są dokumentowane dowodem wpłaty (nie jest wystawiany rachunek ani faktura). Przykładowy dowód wpłaty zawiera:

- dane wystawcy, czyli cmentarza rzymskokatolickiego,

- dane odbiorcy, czyli dane przedsiębiorcy,

- kwotę opłaty, np. 80 zł,

- opis zdarzenia: opłata od budowy – wjazd samochodem,

- dane zmarłej osoby, dla której przedsiębiorca wykonuje nagrobek,

- lokalizację grobu,

- datę zdarzenia,

- podpis wystawcy.

Czy na podstawie tego dowodu wpłaty przedsiębiorca może zaksięgować poniesiony wydatek jako koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Warunki są spełnione

Opłata za wjazd samochodem na cmentarz jest ponoszona przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (w celu uzyskania przychodu). Zaliczeniu tej opłaty do kosztów podatkowych nie sprzeciwia się art. 23 ustawy o PIT. Ujęcie tego wydatku w kosztach podatkowych zależy zatem od właściwego udokumentowania faktu jego poniesienia.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady i sposób jej prowadzenia oraz szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Muszą zawierać niezbędne dane

Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1a) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o PIT (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów) (...), lub

1b) dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów) (...) lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 13 pkt 5 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego należy uznać, że przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłatę za wjazd samochodem na cmentarz w celu postawienia nagrobka, udokumentowaną dowodem wpłaty. Otrzymany dowód wpłaty zawiera dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, a wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu. Pogląd taki potwierdziła Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 3 lipca 2015 r. (IPTPB1/ 4511-182/15-4/AG).