Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie kamieniarstwa nagrobkowego, tj. wykonuje nagrobki na cmentarzach. Aby wjechać samochodem na cmentarz, zmuszony jest wnosić opłaty za wjazd. Koszt opłat obciąża przedsiębiorcę i jest niezbędny do wykonania zlecenia. Z reguły opłaty te są dokumentowane fakturą, w szczególności w przypadku cmentarzy komunalnych. W przypadku cmentarzy parafialnych (cmentarzy rzymskokatolickich) pobierane opłaty są dokumentowane dowodem wpłaty (nie jest wystawiany rachunek ani faktura). Przykładowy dowód wpłaty zawiera:
- dane wystawcy, czyli cmentarza rzymskokatolickiego,
- dane odbiorcy, czyli dane przedsiębiorcy,
- kwotę opłaty, np. 80 zł,
- opis zdarzenia: opłata od budowy – wjazd samochodem,
- dane zmarłej osoby, dla której przedsiębiorca wykonuje nagrobek,
- lokalizację grobu,
- datę zdarzenia,
- podpis wystawcy.
Czy na podstawie tego dowodu wpłaty przedsiębiorca może zaksięgować poniesiony wydatek jako koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Warunki są spełnione
Opłata za wjazd samochodem na cmentarz jest ponoszona przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (w celu uzyskania przychodu). Zaliczeniu tej opłaty do kosztów podatkowych nie sprzeciwia się art. 23 ustawy o PIT. Ujęcie tego wydatku w kosztach podatkowych zależy zatem od właściwego udokumentowania faktu jego poniesienia.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady i sposób jej prowadzenia oraz szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).
Muszą zawierać niezbędne dane
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
1a) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o PIT (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów) (...), lub
1b) dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów) (...) lub
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Stosownie do § 13 pkt 5 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
W świetle przedstawionego stanu faktycznego należy uznać, że przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłatę za wjazd samochodem na cmentarz w celu postawienia nagrobka, udokumentowaną dowodem wpłaty. Otrzymany dowód wpłaty zawiera dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, a wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu. Pogląd taki potwierdziła Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 3 lipca 2015 r. (IPTPB1/ 4511-182/15-4/AG).
Po polsku i w złotych
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).
Autor jest doradcą podatkowym
