Kiedy tworzyć rezerwy na naprawy gwarancyjne

- Nasze przedsiębiorstwo zajmuje się sprzedażą sprzętu elektronicznego, na który udzielana jest 12-miesięczna gwarancja. W jaki sposób prawidłowo tworzyć i ujmować w ewidencji rezerwę na prawdopodobne przyszłe zobowiązania wynikające z tego tytułu? – pyta czytelnik.

Odpowiedzialność sprzedawcy wobec kupującego, w przypadku wystąpienia wad fizycznych przedmiotu transakcji, wynika z kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 561 § 1 i 2 k.c., jeżeli sprzedana rzecz ma wadę, sprzedawca jest zobowiązany na żądanie nabywcy do wymiany rzeczy na wolną od wad albo usunięcia wady (rękojmia). Oprócz rękojmi wynikającej z przepisów prawa nabywcom rzeczy bardzo często udzielana jest także dodatkowa gwarancja, potwierdzająca jakość zakupionego produktu. Zgodnie z art. 577 § 2 k.c., jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości sprzedanej rzeczy, to gwarant obowiązany jest do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad pod warunkiem, że wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym.

W momencie sprzedaży towaru przedsiębiorca wie, że w przyszłości wystąpi u niego obowiązek wykonania świadczeń związanych z naprawą sprzedanego towaru bądź jego wymianą na nowy. Kierując się jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości – zasadą ostrożności – należy uwzględnić ten fakt w księgach rachunkowych.

Firmy podlegające ustawie o rachunkowości uwzględniają w księgach bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań, które przypadają na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających m.in. z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością przyszłych świadczeń, których wartość można w wiarygodny sposób oszacować, pomimo tego że czas powstania zobowiązania nie jest dokładnie znany. Przykładami zdarzeń wymagających takiego rozliczenia są zobowiązania z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Prezentacja po stronie pasywów

Zobowiązania te ujmuje się w pasywach bilansu w pozycji „Pozostałe rezerwy" z podziałem na część krótko- i długoterminową. Ich wysokość powinna wynikać z uznanych zwyczajów handlowych.

Co brać pod uwagę przy obliczeniach

Wartość rezerwy na zobowiązania gwarancyjne powinno się szacować na podstawie:

- rodzaju oferowanego urządzenia oraz stopnia jego innowacyjności;

- dotychczasowych danych na temat wadliwości oferowanego sprzętu;

- warunków eksploatacji;

- kosztów związanych z utrzymaniem serwisu;

- czasu, w jakim wadliwy sprzęt zostanie naprawiony;

- długości okresu, na jaki udzielana jest gwarancja;

– oraz wszelkich innych znanych uwarunkowań, które mają wpływ na wysokość kosztu związanego z naprawą gwarancyjną.

Na kolejnych etapach

1. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów napraw gwarancyjnych wstępnie są ujmowane po stronie Wn w ciężar kosztów sprzedaży oraz po stronie Ma na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

2. Jeśli firma przeprowadzi naprawę gwarancyjną, to utworzona rezerwa zostaje rozwiązana w kwocie odpowiadającej kosztom poniesionym na naprawę.

Uwaga! Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 22 ustawy o PIT wartości rezerw utworzonych na naprawy gwarancyjne nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Kosztem podatkowym będzie tylko kwota wydatków faktycznie poniesionych na naprawę.

3. Po upływie okresu gwarancyjnego niewykorzystana część rozliczeń międzyokresowych kosztów pomniejsza koszty sprzedaży okresu, w którym stwierdzono, że koszty związane z naprawami gwarancyjnymi już nie wystąpią.

Przykład

Przedsiębiorstwo sprzedaje telewizory, na które udzielana jest 12-miesięczna gwarancja. Z analizy danych dotyczących poprzednich lat wynika, że:

a) w przypadku 80 proc. sprzedanych telewizorów nie występują żadne usterki,

b) poważne awarie, których koszt usunięcia wynosi około 400 zł, dotyczą około 8 proc. sprzedanych urządzeń,

c) drobne usterki, których koszt oscyluje wokół kwoty 80 zł, występują w 12 proc. sprzedanego sprzętu.

Jednostka sprzedała w 2014 roku 1250 telewizorów. Bierne rozliczenia międzyokresowe powinny być ustalone w następujący sposób:

- poważne awarie: 40 000 zł (1250 x 8 proc. x 400)

- drobne usterki: 12 000 zł (1250 x 12 proc. x 80) Razem: 52 000 zł W okresie trwania gwarancji, tj. w roku 2015, spółka otrzymała faktury VAT dokumentujące wykonane w związku z udzieloną gwarancją naprawy telewizorów na łączną kwotę 45 510 zł (w tym 23-proc. VAT: 8 510 zł). Jednostka ewidencjonuje koszty w układzie kalkulacyjnym i rodzajowym.

Ewidencja księgowa w 2014 r.

1. Ujęcie w ewidencji księgowej biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na naprawy gwarancyjne w 2014 roku:

Wn „Koszty sprzedaży" 52 000 zł

Ma „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 52 000 zł

Ewidencja księgowa w 2015 r.

2. Faktury VAT za naprawy gwarancyjne (łącznie)