Gdy strata spółki przewyższa sumę kapitałów zapasowych

W większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Sprawozdania finansowe za poprzedni rok są więc już sporządzone. Termin na jego przygotowanie mija po upływie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jednak samo sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki to jeszcze nie koniec zmagań zarządu z obowiązkami wynikającymi z przepisów.

Zwykła procedura...

Artykuł 231 k.s.h. narzuca termin, w jakim powinno się odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników. Spółki mają na to sześć miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Podczas tego zgromadzenia trzeba zadbać o to, aby wspólnicy rozpatrzyli i zatwierdzili sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Przedmiotem obrad powinno być także podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wcześniej wyłączone z kompetencji zwyczajnego zgromadzenia.

Uwaga! Wyłączenie tego punktu z obrad będzie miało miejsce wtedy, gdy umowa spółki przewiduje inny sposób podziału zysku.

Zgromadzenie wspólników udziela także członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

...nie zawsze wystarczy

Mało kto zdaje sobie jednak sprawę z innego ryzyka, które ciąży na zarządzie spółki. Wielu członków zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – szczególnie małych spółek tego typu – nie wie, że gdyby w przyszłości ewentualna egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, członkowie ci odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Ale jest furtka, która pozwala uniknąć tego ryzyka.

Zazwyczaj w takich właśnie niewielkich spółkach zgromadzenie wspólników odbywa się raz do roku. Podczas niego przyjmuje się wymagane przepisami uchwały i to oznacza koniec oficjalnej części spotkania. Jednak gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowych oraz rezerwowych i połowę kapitału zakładowego, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników, w czasie którego podjęta zostanie decyzja o dalszym losie spółki. Takie właśnie działanie pozwala członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności swoim osobistym majątkiem za zobowiązania spółki. Co istotne, chodzi tu nie tylko o bilans sporządzony w związku z tworzeniem rocznego sprawozdania finansowego jednostki, ale także o śródroczne monitorowanie płynności finansowej spółki.

Nie sprecyzowano definicji

Eksperci często zwracają uwagę na to, że art. 233 § 1 k.s.h. posługuje się pojęciem straty, ale nie precyzuje, czy trzeba tu uwzględniać wyłącznie stratę z roku bieżącego czy sumę wszystkich strat z lat ubiegłych oraz stratę bieżącą. Dla bezpieczeństwa członków zarządu należałoby przychylić się do stanowiska, że w momencie, kiedy zarząd rozważa zwołanie zgromadzenia wspólników, lepiej wziąć pod uwagę sumę wszystkich strat.

W praktyce niewielkich spółek bardzo często się zdarza, że dopiero podczas sporządzania rocznego sprawozdania finansowego wychodzą na jaw tego typu problemy. Dla członków zarządu właściwym rozwiązaniem będzie w takiej sytuacji dodanie kolejnego punktu do porządku obrad – podjęcie uchwały o dalszym istnieniu spółki.

Do rejestru i urzędu

Kolejnym krokiem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jednostki jest złożenie go we właściwym rejestrze sądowym oraz urzędzie skarbowym.

Trzeba pamiętać, że od 2015 r. zmieniły się przepisy w zakresie obowiązku złożenia sprawozdania i kar za niewywiązanie się z niego. Do tej pory, gdy spółka nie składała sprawozdań finansowych do sądu, mógł on wymierzyć grzywnę. W praktyce jednak rozwiązanie to było nieskuteczne. Począwszy od 2015 roku sąd nie tylko może wymierzyć grzywnę, ale też ma możliwość wszczęcia procedury, która w efekcie spowoduje rozwiązanie spółki z urzędu. Regulacja ta dotyczy wszystkich podmiotów. Przewiduje się, że nowe przepisy mogą mieć najczęściej zastosowanie wobec małych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Nowe narzędzia do dyspozycji organów