W większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Sprawozdania finansowe za poprzedni rok są więc już sporządzone. Termin na jego przygotowanie mija po upływie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jednak samo sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki to jeszcze nie koniec zmagań zarządu z obowiązkami wynikającymi z przepisów.
Zwykła procedura...
Artykuł 231 k.s.h. narzuca termin, w jakim powinno się odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników. Spółki mają na to sześć miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Podczas tego zgromadzenia trzeba zadbać o to, aby wspólnicy rozpatrzyli i zatwierdzili sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Przedmiotem obrad powinno być także podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wcześniej wyłączone z kompetencji zwyczajnego zgromadzenia.
Uwaga! Wyłączenie tego punktu z obrad będzie miało miejsce wtedy, gdy umowa spółki przewiduje inny sposób podziału zysku.
Zgromadzenie wspólników udziela także członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
...nie zawsze wystarczy
Mało kto zdaje sobie jednak sprawę z innego ryzyka, które ciąży na zarządzie spółki. Wielu członków zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – szczególnie małych spółek tego typu – nie wie, że gdyby w przyszłości ewentualna egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, członkowie ci odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Ale jest furtka, która pozwala uniknąć tego ryzyka.
Zazwyczaj w takich właśnie niewielkich spółkach zgromadzenie wspólników odbywa się raz do roku. Podczas niego przyjmuje się wymagane przepisami uchwały i to oznacza koniec oficjalnej części spotkania. Jednak gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowych oraz rezerwowych i połowę kapitału zakładowego, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników, w czasie którego podjęta zostanie decyzja o dalszym losie spółki. Takie właśnie działanie pozwala członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności swoim osobistym majątkiem za zobowiązania spółki. Co istotne, chodzi tu nie tylko o bilans sporządzony w związku z tworzeniem rocznego sprawozdania finansowego jednostki, ale także o śródroczne monitorowanie płynności finansowej spółki.
Nie sprecyzowano definicji
Eksperci często zwracają uwagę na to, że art. 233 § 1 k.s.h. posługuje się pojęciem straty, ale nie precyzuje, czy trzeba tu uwzględniać wyłącznie stratę z roku bieżącego czy sumę wszystkich strat z lat ubiegłych oraz stratę bieżącą. Dla bezpieczeństwa członków zarządu należałoby przychylić się do stanowiska, że w momencie, kiedy zarząd rozważa zwołanie zgromadzenia wspólników, lepiej wziąć pod uwagę sumę wszystkich strat.
W praktyce niewielkich spółek bardzo często się zdarza, że dopiero podczas sporządzania rocznego sprawozdania finansowego wychodzą na jaw tego typu problemy. Dla członków zarządu właściwym rozwiązaniem będzie w takiej sytuacji dodanie kolejnego punktu do porządku obrad – podjęcie uchwały o dalszym istnieniu spółki.
Do rejestru i urzędu
Kolejnym krokiem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jednostki jest złożenie go we właściwym rejestrze sądowym oraz urzędzie skarbowym.
Trzeba pamiętać, że od 2015 r. zmieniły się przepisy w zakresie obowiązku złożenia sprawozdania i kar za niewywiązanie się z niego. Do tej pory, gdy spółka nie składała sprawozdań finansowych do sądu, mógł on wymierzyć grzywnę. W praktyce jednak rozwiązanie to było nieskuteczne. Począwszy od 2015 roku sąd nie tylko może wymierzyć grzywnę, ale też ma możliwość wszczęcia procedury, która w efekcie spowoduje rozwiązanie spółki z urzędu. Regulacja ta dotyczy wszystkich podmiotów. Przewiduje się, że nowe przepisy mogą mieć najczęściej zastosowanie wobec małych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Nowe narzędzia do dyspozycji organów
Wszczęcie procedury zmierzającej do usunięcia spółki z rejestru jest możliwe, gdy spółka przez dwa lata nie składała sprawozdań finansowych do rejestru sądowego. Warto jednak podkreślić, że sąd zwróci się do spółki z informacją, że procedura została rozpoczęta, i wezwie do wykazania, czy spółka nadal prowadzi działalność oraz czy posiada majątek. Wtedy jeszcze władze spółki będą miały czas, aby udowodnić, że niezłożenie sprawozdań było zaniedbaniem, ale spółka nie powinna być wykreślona z rejestru, ponieważ nadal prowadzi działalność.
Również urzędy skarbowe mają obecnie większe możliwości w zakresie egzekwowania składania sprawozdania finansowego. Do tej pory, choć obowiązek złożenia do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego wynikał z ustaw o podatkach dochodowych (PIT, CIT), urzędy skarbowe nie dysponowały przepisami, które wprost pozwoliłyby im wyegzekwować od podatników tę powinność. Zazwyczaj byli oni wzywani do złożenia sprawozdania w czasie czynności sprawdzających w związku z art. 83 kodeksu karego skarbowego. Jednak ten artykuł dotyczył sytuacji, w której dana osoba utrudniała czynności sprawdzające – w szczególności mimo żądania nie okazała ksiąg lub innego dokumentu. Urząd skarbowy mógł wtedy nałożyć karę grzywny. Przepis ten dotyczył czynności sprawdzających, a nie bezpośrednio niezłożenia sprawozdania finansowego. 1 stycznia 2015 r. wprowadzono do kodeksu karnego skarbowego nowy artykuł – 80b. Zgodnie z nim, jeżeli podatnik nie złoży w terminie sprawozdania finansowego, opinii lub raportu biegłego do urzędu skarbowego, to będzie to oznaczało popełnienie wykroczenia skarbowego, które jest sankcjonowane karą grzywny. Wysokość kary zależy zazwyczaj od stanu majątkowego nierzetelnego przedsiębiorcy, ale zgodnie z przepisami może wynieść od 175 zł do nawet 35 000 zł. Co warte podkreślenia, karze grzywny podlegają członkowie zarządu lub inne osoby odpowiedzialne w danym podmiocie za rozliczenia z urzędem skarbowym.
Warto więc pamiętać o obowiązkach związanych z zamknięciem roku, tak aby nie narażać spółki i jej władz na dodatkowe, niepotrzebne wydatki.
Dwa tygodnie na zgłoszenie
Członkowie zarządu powinni pamiętać o tym, że gdyby spółka stała się niewypłacalna, mają dwa tygodnie na złożenie w sądzie wniosku o ogłoszenie upadłości.
